người bán, trả nợ vay
515 Lãi tỷ giá Lỗ tỷ giá 635
111, 112
Vay bằng tiền mặt
Lỗ chênh lệch tỷ giá 413
do đánh giá lại cuối năm
Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm
Hình 2.1 Quy trình kế toán chu kỳ huy động và hoàn trả vốn
Trong mỗi bước của quy trình, các chứng từ cần thiết phải được lập làm cơ sở để Kế toán tiến hành đối chiếu và hạch toán vào Sổ chi tiết.
Các chứng từ kế toán huy động vốn vay và hoàn trả:
Hợp đồng vay vốn Giấy nhận nợ
Giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng Bảng tổng hợp các khoản vay và tính lãi vay
Kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ huy động và hoàn trả vốn trong doanh nghiệp
Chu kỳ huy động và hoàn trả vốn cũng giống như bất kì chu kỳ nào khác trong BCTC đều đặt dưới sự kiểm soát của hệ thống KSNB. Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ vay và hoàn trả nợ vay chủ yếu thông qua nguyên tắc “ủy quyền và phê chuẩn”. Việc quản lí tiền vay phải được tổ chức theo dõi, quản lí chi tiết tình hình vay, trả theo từng chủ nợ và từng lần vay, trả. Định kỳ số dư nợ vay phải được đối chiếu với chủ nợ.
Thông thường các khoản vay đều có sự giám sát kiểm tra của ngân hàng, cá nhân hay tổ chức tín dụng trước khi cho vay và trong quá trình sử dụng tiền vay. Tuy nhiên trách nhiệm cuối cùng về các khoản vay vẫn thuộc về doanh nghiệp nên hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị cần được quan tâm thường xuyên. Hệ thống kiểm soát nội bộ về vốn vay cần được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ từ khâu phê chuẩn của người có trách nhiệm đến sử dụng vốn vay, hoàn trả gốc và lãi vay tùy theo thời hạn vay.
Mục tiêu, nội dung và thể thức thủ tục kiểm soát
* Đảm bảo cho các nghiệp vụ huy động vốn được ghi nhận có căn cứ hợp lý
Quy định, tổ chức triển khai và kiểm tra việc thức hiện các quy định về: - Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người đề xuất và lập kế hoạch vay vốn, quyền hạn và trách nhiệm của người phê duyệt và phê chuẩn các khoản vay, trách nhiệm theo dõi, ghi chép, phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán từng khoản cho từng chủ nợ.
- Đánh số chứng từ, hợp đồng vay vốn, hợp đồng thương mại, tính liên tục của hóa đơn mua hàng…
- Các chứng minh cho ngiệp vụ vay vốn (khế ước vay, giấy báo có ngân hàng, chứng từ thanh toán lãi vay…)
* Đảm bảo cho các khoản vay và nợ được phê chuẩn đúng đắn
- Kiểm tra việc thực hiện các quy định về trình tự, các bước công việc như trình tự thực hiện xét duyệt vay vốn, các quy chế quản lý tài chính…
- Các khoản vốn vay được huy động phải được phê chuẩn phù hợp với chính sách vay vốn của công ty. Thủ tục kiểm soát: xem xét hồ sơ huy động vốn để đánh giá mức độ phù hợp với chính sách của công ty.
* Đảm bảo sự đánh giá đúng đắn, hợp lý của ngiệp vụ huy động vốn
Cơ sở tính toán các khoản vay, nợ phải đảm bảo đúng đắn, hợp lý. Thủ tục kiểm soát:
-Kiểm tra, so sánh số liệu trên Hợp đồng thương mại (khế ước vay) với số liệu trên sổ ghi nhận khoản vay, nợ.
-Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá ngoại tệ (với khoản vay bằng ngoại tệ)
* Đảm bảo cho việc phân loại và hạch toán đúng đắn các nghiệp vụ huy động vốn
Việc phân loại và ghi sổ có đảm bảo chia thành các khoản vay ngắn hạn, dài hạn, nợ ngắn hạn, dài hạn căn cứ vào thời hạn thanh toán của từng khoản nợ phải trả .Thủ tục kiểm soát:
- Kiểm tra nội dung vay trên hợp đồng vay, hợp đồng thương mại, các biên bản ký quỹ, ký cược ngắn hạn…
- Kiểm tra hồ sơ hạch toán có đảm bảo đúng tài khoản, quan hệ đối ứng và số tiền (trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết)
* Đảm bảo cho việc hạch toán đầy đủ và đúng kỳ các nghiệp vụ huy động vốn, thu tiền
Nghiệp vụ phát sinh phải được ghi sổ đầy đủ, không thừa, thiếu, trùng. Thủ tục kiểm soát: So sánh số lượng nghiệp vụ vay trong kỳ với số lượng bút toán ghi nhận vay; Kiểm tra tính liên tục bộ chứng từ vay vốn.
Ghi sổ kịp thời, đúng kỳ.Thủ tục kiểm soát: Kiểm tra tính phù hợp ngày phát sinh nghiệp vụ với ngày ghi sổ nghiệp vụ.
* Đảm bảo sự cộng dồn (tính toán tổng hợp) đúng đắn các nghiệp vụ huy đọng vốn và thu tiền.
Số liệu phải được tính toán tổng hợp (cộng dồn) đầy đủ, chính xác. Thủ tục kiểm soát: Kiểm tra kết quả tính toán lãi vay theo kỳ vay; so sánh số liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết vay (theo chủ nợ) với sổ tổng hợp. Kiểm tra việc phân tách khoản nợ gốc phải trả và lãi vay đã thanh toán trong kỳ.
Nội dung KSNB đối với chu kỳ huy động và hoàn trả vốn có thể khái quát ở các bước công việc chính như sau:
Thứ nhất, Đơn vị xây dựng và phổ biến các quy định về quản lý đối với hoạt động huy động vốn. Những quy định này có thể chia làm hai (2) loại chính sau đây:
- Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của từng người có liên quan đến chu kỳ này (như quy định về chức năng đề xuất và lập kế hoạch vay vốn, quyền hạn và trách nhiệm của người xét duyệt và phê chuẩn các khoản vay, trách nhiệm theo dõi, ghi chép, phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán từng khoản cho từng chủ nợ). Những quy định này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn và nội dung công việc từng người liên quan đến hoạt động này. Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện trách nhiệm kiểm soát đối với từng khâu: Kiểm soát phê duyệt kế hoạch vay, kiểm soát thanh toán khoản vay, kiểm soát quản lí vốn vay...
- Quy định về trình tự, các bước công việc như trình tự thực hiện xét duyệt vay vốn, các quy chế quản lý tài chính...
Thứ hai, Đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các quy định nói trên bằng cách tổ chức phân công, bố trí nhân sự, phổ biến, đào tạo về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, đồng thời thực hiện kiểm tra và giám sát chặt việc sử dụng, thanh toán các nguồn vốn vay theo quy định của đơn vị và Nhà nước.
2.1.3.2. Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với chu trình huy động và hoàn trả vốn chủ sở hữu
* Vốn đầu tư của chủ sở hữu bao gồm:
- Vốn góp ban đầu, góp bổ sung của các chủ sở hữu;
- Các khoản được bổ sung từ các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu, lợi nhuận sau thuế của hoạt động kinh doanh;
- Cấu phần vốn của trái phiếu chuyển đổi (quyền chọn chuyển đổi trái phiếu thành cổ phiếu);
- Các khoản viện trợ không hoàn lại, các khoản nhận được khác được cơ quan có thẩm quyền cho phép ghi tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu.
* Các doanh nghiệp chỉ hạch toán vào TK 411 - “Vốn đầu tư của chủ sở hữu” theo số vốn thực tế chủ sở hữu đã góp, không được ghi nhận theo số cam kết, số phải thu của các chủ sở hữu.
Doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán chi tiết vốn đầu tư của chủ sở hữu theo từng nguồn hình thành vốn (như vốn góp của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác) và theo dõi chi tiết cho từng tổ chức, từng cá nhân tham gia góp vốn.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 411 – vốn đầu tư của chủ sở hữu
Bên Nợ: Vốn đầu tư của chủ sở hữu giảm do: - Hoàn trả vốn góp cho các chủ sở hữu vốn; - Điều chuyển vốn cho đơn vị khác;
- Phát hành cổ phiếu thấp hơn mệnh giá; - Giải thể, chấm dứt hoạt động doanh nghiệp;
- Bù lỗ kinh doanh theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; - Huỷ bỏ cổ phiếu quỹ (đối với công ty cổ phần).
Bên Có: Vốn đầu tư của chủ sở hữu tăng do: - Các chủ sở hữu góp vốn;
- Bổ sung vốn từ lợi nhuận kinh doanh, từ các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu; - Phát hành cổ phiếu cao hơn mệnh giá;
- Phát sinh quyền chọn chuyển đổi trái phiếu thành cổ phiếu;
- Giá trị quà tặng, biếu, tài trợ (sau khi trừ các khoản thuế phải nộp) được ghi tăng Vốn đầu tư của chủ sở hữu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Số dư bên Có:
- Vốn đầu tư của chủ sở hữu hiện có của doanh nghiệp.
- TK 4111- Vốn góp của chủ sở hữu: Tài khoản này phản ánh khoản vốn thực đã đầu tư của chủ sở hữu theo Điều lệ công ty của các chủ sở hữu vốn. Đối với các công ty cổ phần thì vốn góp từ phát hành cổ phiếu được ghi vào tài khoản này theo mệnh giá.
Đối với công ty cổ phần, tài khoản 4111 - Vốn góp của chủ sở hữu có 2 tài khoản cấp 3:
- Tài khoản 41111 Cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết: Tài khoản này phản ánh tổng mệnh giá của cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết;
- Tài khoản 41112 - Cổ phiếu ưu đãi: Tài khoản này phản ánh tổng mệnh giá của cổ phiếu ưu đãi. Doanh nghiệp phải chi tiết cổ phiếu ưu đãi thành 2 nhóm chính: Nhóm được phân loại và trình bày là vốn chủ sở hữu (tại chỉ tiêu 411a của Bảng cân đối kế toán); Nhóm được phân loại và trình bày là nợ phải trả (tại chỉ tiêu 342 của Bảng cân đối kế toán)
- TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần: Tài khoản này phản ánh phần chênh lệch giữa giá phát hành và mệnh giá cổ phiếu; Chênh lệch giữa giá mua lại cổ phiếu quỹ và giá tái phát hành cổ phiếu quỹ (đối với các công ty cổ phần). Tài khoản này có thể có số dư Có hoặc số dư Nợ
- TK 4113 - Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu: Tài khoản này chỉ sử dụng tại bên phát hành trái phiếu chuyển đổi, dùng để phản ánh cấu phần vốn (quyền chọn cổ phiếu) của trái phiếu chuyển đổi tại thời điểm báo cáo.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 4113 – “Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu”
Bên Nợ: Kết chuyển giá trị quyền chọn cổ phiếu để ghi tăng thặng dư vốn cổ phần tại thời điểm đáo hạn trái phiếu.
Bên Có: Giá trị quyền chọn cổ phiếu của trái phiếu chuyển đổi ghi nhận tại thời điểm phát hành.
Số dư bên Có: Giá trị quyền chọn cổ phiếu của trái phiếu chuyển đổi tại thời điểm báo cáo.
- TK 4118- Vốn khác: Tài khoản này phản ánh số vốn kinh doanh được hình thành do bổ sung từ kết quả hoạt động kinh doanh hoặc do được tặng, biếu, tài trợ, đánh giá lại tài sản (nếu các khoản này được phép ghi tăng, giảm Vốn đầu tư của chủ sở hữu).
2.2. Khái quát về kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả vốn trong kiểm toán Báo cáo tài chính
2.2.1. Ý nghĩa của kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả vốn trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Huy động vốn là quá trình đầu tiên của hoạt động kinh doanh bởi bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng đòi hỏi một lượng vốn nhất định. Nghiệp vụ huy động và hoàn trả vốn bảo đảm cho doanh nghiệp có được lượng vốn cần thiết để hoạt động và phát triển.
Huy động và hoàn trả vốn là một trong những chu kỳ quan trọng của doanh nghiệp. Việc sử dụng vốn vay sao cho hợp lý và hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn và là điều quan tâm của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Hơn nữa, các chỉ tiêu liên quan đến chu kỳ này, nếu có sai phạm sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính và kết quả kinh doanh. Mặt khác, các chỉ tiêu trong chu kỳ này thường liên quan đến các chỉ tiêu trên BCTC như tiền, nợ vay, chi phí lãi vay... cũng như việc thực hiện cam kết về quyền và nghĩa vụ đối với việc tiếp nhận và hoàn trả vốn.
Kiểm toán chu kỳ huy động và hoàn trả vốn là công việc kiểm toán khá phức tạp, có liên quan đến tính tuân thủ trong việc vay và sử dụng vốn vay cũng như tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn vốn đó.
Tóm lại, kiểm toán chu kỳ này có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
2.2.2. Mục tiêu kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả vốn
Mục tiêu kiểm toán cụ thể của chu kì này là:
Kiểm tra chi tiết đối với các nghiệp vụ liên quan đến vốn vay trên các cơ sở dẫn liệu như: Sự phát sinh, sự tính toán, đánh giá, phân loại và hạch toán.
Kiểm tra chi tiết đối với số dư các loại vốn vay trên các cơ sở dẫn liệu như: Sự hiện hữu, tính toán, đánh giá, tính toán tổng hợp, sự trình bày báo cáo.
* Trên bảng cân đối kế toán
+ Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn (Mã số 320)
Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá trị các khoản doanh nghiệp đi vay, còn nợ các ngân hàng, tổ chức, công ty tài chính và các đối tượng khác có kỳ hạn thanh toán còn lại không quá 12 tháng tại thời điểm báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có chi tiết của TK 341 và 34311 (chi tiết phần đến hạn thanh toán trong 12 tháng tiếp theo).
+ Vay và nợ thuê tài chính dài hạn (Mã số 338)
Chỉ tiêu này phản ánh các khoản doanh nghiệp vay, nợ của các ngân hàng, tổ chức, công ty tài chính và các đối tượng khác, có kỳ hạn thanh toán còn lại trên 12 tại thời điểm báo cáo, như: Số tiền Vay ngân hàng, khoản phải trả về tài sản cố định thuê tài chính, tiền thu phát hành trái phiếu thường... Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có chi tiết các tài khoản: TK 341 và kết quả tìm được của số dư Có TK 34311 trừ (-) dư Nợ TK 34312 cộng (+) dư Có TK 34313.
* Trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Chi phí tài chính (Mã số 22):
Chỉ tiêu này phản ánh tổng chi phí tài chính, gồm tiền lãi vay phải trả, chi phí bản quyền, chi phí hoạt động liên doanh,... phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là luỹ kế số phát sinh bên Có TK 635 “Chi phí tài chính” đối ứng với bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” trong kỳ báo cáo.
Khi đơn vị cấp trên lập báo cáo tổng hợp với các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân, các khoản chi phí tài chính phát sinh từ các giao dịch nội bộ đều phải loại trừ.
* Trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ lập theo phương pháp trực tiếp -Tiền lãi vay đã trả (Mã số 04)
Chỉ tiêu này được lập căn cứ vào tổng số tiền lãi vay đã trả trong kỳ báo cáo, bao gồm tiền lãi vay phát sinh trong kỳ và trả ngay kỳ này, tiền lãi vay phải trả của
các kỳ trước đã trả trong kỳ này, lãi tiền vay trả trước trong kỳ này.
Chỉ tiêu này không bao gồm số tiền lãi vay đã trả trong kỳ được vốn hóa vào giá trị các tài sản dở dang được phân loại là luồng tiền từ hoạt động đầu tư. Trường hợp số lãi vay đã trả trong kỳ vừa được vốn hóa, vừa được tính vào chi phí tài chính thì kế toán căn cứ tỷ lệ vốn hóa lãi vay áp dụng cho kỳ báo cáo theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Chi phí đi vay” để xác định số lãi vay đã trả của luồng tiền từ hoạt động kinh doanh và luồng tiền hoạt động đầu tư.