Để nâng cao chất lƣợng nội dung kiểm soát chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công thì Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam cần làm tốt một số công việc sau đây:
Thứ nhất, phối hợp chặt chẽ giữa Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam và các phòng LĐTBXH của 6 huyện, thành phố trực thuộc Sở để nâng cao chất lƣợng kiểm soát hồ sơ tăng, giảm, cấp phát kinh phí thực hiện chính sách ƣu đãi ngƣời có công.
Các cấp trong bộ máy cấp tỉnh thực hiện công tác kiểm soát chi ngân sách: UBND cấp xã, phƣờng, thị trấn nơi tiếp nhận hồ sơ ban đầu và nơi cuối cùng thực hiện chi trả kinh phí đến phòng LĐTBXH cấp huyện thành phố và cuối cùng là Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam cần nâng cao vai trò trách nhiệm, phân công công việc rõ ràng cho từng cá nhân để thủ tục hồ sơ không bị chậm giải quyết, kinh phí đƣợc thanh toán kịp thời, đầy đủ cho các đối tƣợng chính sách đƣợc hƣởng ƣu đãi đối với ngƣời có công với cách mạng của Nhà nƣớc.
Thứ hai, nâng cao sự phối hợp giữa cán bộ kiểm soát chi ngân sách với đơn vị sử dụng ngân sách và đơn vị có quan hệ ngân sách trên địa bàn Hà Nam với Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam để công việc chi kinh phí ƣu đãi cho ngƣời có công diễn ra thông suốt. Các đơn vị cần thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình đảm bảo đúng thời gian quy định không để tình trạng chậm giải quyết thủ tục hồ sơ và cấp kinh phí cho ngƣời có công nhƣ trong giai đoạn vừa qua.
Thứ ba, áp dụng kịp thời và hiệu quả dịch vụ công và Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam trực tuyến; Tham mƣu lãnh đạo ban hành văn bản yêu cầu tất cả các đơn vị sử dụng ngân sách có giao dịch với Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam 100% sử dụng dịch vụ công trong thanh toán.
Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam cần cụ thể hoá các quy trình kiểm soát trên cơ sở đánh giá, phân tích rủi ro đối với các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ cơ bản nhƣ: báo cáo tài chính, tài sản, tiền vốn, dự án, sử dụng nguồn lực... Trong quá trình hoạt động, đơn vị có nhiều loại rủi ro khác nhau, vì vậy nhiệm vụ của các cán bộ chịu trách nhiệm kiểm soát chi của Sở và các phòng LĐTBXH phải phát hiện và ngăn chặn các rủi ro đó. Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát rủi ro khi xây dựng các chính sách, quy trình phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản không để một cá nhân nào trong đơn vị đƣợc thực hiện từ đầu đến cuối (khép kín) một hoạt động nào đó nhƣ trong khâu mua sắm vật tƣ, không đƣợc để bộ phận trực tiếp sử dụng vật tƣ đi mua, mà các bộ phận này chỉ đƣợc lập kế hoạch và sau khi kế hoạch đƣợc Giám đốc phê duyệt, phòng ngƣời có công chịu trách nhiệm đi lấy 3 báo giá vật tƣ, phòng Tài chính kết hợp cùng các phòng có nhu cầu mua, kiểm tra báo giá và quy cách vật tƣ, nƣớc sản xuất …. Sau đó hội đồng họp chọn và Giám đốc ra quyết định chọn mua, giao cho Phòng Ngƣời có công chịu trách nhiệm đi mua. Khi bàn giao nhập kho phải có ban kiểm tra bao gồm đại diện của 2 phòng (Phòng Kế hoạch - Tài chính và Phòng Ngƣời có công).
Giảm bớt thủ tục hành chính, tăng cƣờng công khai minh bạch, chống khai man, giả mạo hồ sơ, trục lợi chính sách, từng bƣớc nghiên cứu, mở rộng việc xác nhận hồ sơ tồn đọng đối với các đối tƣợng khác.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát đối tượng chi trả
Kiểm soát tốt đối tƣợng chi trả sẽ giúp cho việc chi trả kinh phí ƣu đãi cho ngƣời có công của Sở LĐBXH Hà Nam đảm bảo đúng đối tƣợng, hạn chế thấp nhất việc gian lận để hƣởng chính sách ƣu đãi, gây thất thoát NSNN.
Trong giai đoạn 2017 - 2019 qua thanh tra, kiểm tra Sở LĐTBXH Hà Nam chƣa phát hiện trƣờng hợp nào giả mạo hồ sơ để trục lợi chế độ từ NSNN. Tuy nhiên tình trạng chi trả cho ngƣời đã mất vẫn còn xảy ra ở nhiều
địa phƣơng do việc báo giảm chậm trễ. Lỗi này chủ yếu là do cán bộ phục trách chính sách của các xã, thị trấn thiếu sát sao trong công tác kiểm soát đối tƣợng chi trả tại địa phƣơng, tuy nhiên một số trƣờng hợp xảy ra chậm muộn là do Phòng LĐTBXH không giải quyết kịp thời thƣo quy định khi tiếp nhận hồ sơ từ cấp xã.
Để khắc phục bất cập kiểm soát đối tƣợng hƣởng chính sách ƣu đãi ngƣời có công ở Sở LĐTBXH Hà Nam trong thời gian tới Sở LĐTBXH Hà Nam cần tăng cƣờng công tác kiểm tra, giám sát đến tận cơ sở (các xã, phƣờng, thị trấn) nơi quản lý trực tiếp hộ khẩu của ngƣời có công. Qua công tác kiểm tra, giám sát sẽ kịp thời phát hiện các trƣờng hợp chậm muộn giải quyết báo giảm hồ sơ khi ngƣời có công qua đời yêu cầu làm thủ tục báo giảm để cắt chi trả theo đúng quy định.
Bên cạnh đó để công tác kiểm soát đối tƣợng chi trả đạt hiệu quả, Sở LĐTBXH Hà Nam cần có quy định chi tiết về xử lý vi phạm đối với các Phòng LĐTBXH khi để xảy ra chậm muộn báo giảm chế độ ƣu đãi cho ngƣời có công thuộc địa bàn mình quản lý trong thẩm quyền cho phép của Sở LĐTB&XH Hà Nam.
3.2.4. Giải pháp hoàn thiện công cụ kiểm soát chi
* Nâng cao chất lượng dự toán chi kinh phí thực hiện Chính sách ưu đãi người có công
Lập dự toán chi NSNN là một khâu hết sức quan trọng giúp công tác chi kinh phí đƣợc tốt hơn. Nếu làm tốt đƣợc công tác này không những giảm bớt gánh nặng trong xét duyệt dự toán của Sở mà còn rất thuận lợi trong việc chấp hành dự toán do phải xin điều chỉnh dự toán làm chậm các khoản chi do chƣa đƣợc cấp ngân sách trong thời gian chờ quyết định điều chỉnh. Không những vậy việc làm tốt công tác này còn giúp một số đơn vị không để xảy ra sai phạm do chấp hành không đúng dự toán đƣợc duyệt, chi sai mục, tiểu mục
phải xuất toán khoản chi khi duyệt quyết toán kinh phí.
Công tác nâng cao chất lƣợng dự toán chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công cần chú trọng vào một số vấn đề chính nhƣ:
- Cần xác định rõ yêu cầu, quy trình, lịch trong trình lập, xét duyệt và phân bổ NSNN để yêu cầu các cấp, các ngành, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chấp hành. Dự toán chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công chính là căn cứ Pháp lý để các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công và cũng chính là căn cứ để Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam thực hiện chức năng quản lý chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công. Để quá trình quản lý chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công đƣợc thuận lợi thì việc lập, duyệt và phân bổ dự toán NSNN đến từng cơ quan, đơn vị phải đƣợc thực hiện đầy đủ, kịp thời và công khai. Yêu cầu có tính nguyên tắc và bắt buộc hiện nay là các cơ quan, đơn vị phải có dự toán chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công thì mới đƣợc Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam cấp phát kinh phí.
- Dự toán chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công cần phải đƣợc xây dựng từ cơ sở, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao và khối lƣợng hàng hoá, dịch vụ đƣợc cung cấp, bảo đảm sẽ phản ánh một cách toàn diện các khoản chi để không có hiện tƣợng bị sai sót, trùng lặp. Dự toán chi cần đƣợc xây dựng trên cơ sở phân tích, đánh giá hiệu quả của các khoản chi; từng bƣớc mở rộng mục chi, đòi hỏi phải chi tiết; đồng thời, thu hẹp các mục chi thuộc diện giao khoán; tiến tới mọi khoản chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công đều phải đƣợc xác định một cách chi tiết, khoa học, sát với thực tế cuộc sống.
- Cần chấp hành đúng Thông tƣ 101 chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công. Đây là căn cứ hết sức quan trọng để xây dựng, phân bổ và quản lý chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công. Đồng thời
đây cũng là căn cứ quan trọng để đánh giá chất lƣợng quản lý và điều hành NSNN của các cấp, các ngành, các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, cho đến nay, hệ thống các tiêu chuẩn, định mức chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công cho từng công việc, từng đối tƣợng vẫn chƣa đƣợc xác định một cách cụ thể và thống nhất. Đây là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, xuất phát từ tính đa dạng của các công việc có liên quan đến chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công. Trong tƣơng lai gần, cần sớm quy định và thống nhất các chế độ, tiêu chuẩn, định mức của những lĩnh vực thiết yếu mang tính phổ biến nhƣ xây dựng, sửa chữa trụ sở, mua sắm thiết bị, phƣơng tiện làm việc, chi phí điện thoại, hội nghị, tiếp khách, liên hoan, tổng kết... Đối với những khoản chi chƣa định rõ tiêu chuẩn, định mức, nên áp dụng phƣơng pháp quản lý theo kết quả đầu ra.
* Áp dụng chế độ kế toán mới theo Thông tư 107/2017/TT-BCT vào công tác kế toán chi kinh phí thực hiện Chính sách ưu đãi người có công
Để làm đƣợc việc này trƣớc tiên Sở LĐ TB&XH Hà Nam cần phải có phần mềm kế toán vừa sử dụng chế độ kế toán theo Thông tƣ 107/2017/TT- BTC vừa đáp ứng đƣợc những yêu cầu mang tính chất đặc thù của Sở.
Tiếp theo là Sở phải tổ chức tập huấn về Thông tƣ 107/2017/TT-BTC và cách sử dụng phần mềm kế toán mới cho kế toán của Sở và các Phòng LĐTBXH trực thuộc để các kế toán biết cách chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ (theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC) sang phần mềm mới (theo thông tƣ 107/2017/TT-BTC), đồng thời sử dụng đƣợc phần mềm mới.
Khi sử dụng chế độ kế toán mới kế toán cần có những thay đổi chi tiết nhƣ sau:
- Về chứng từ kế toán: Sử dụng các chứng từ kế toán bắt buộc và một số chứng từ hƣớng dẫn ban hành kèm theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC.
theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC .
- Về tài khoản kế toán: Sử dụng tài khoản kế toán ban hành theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC để hạch toán các khoản chi kinh phí thực hiện Chính sách ƣu đãi ngƣời có công thay thế cho các tài khoản đang sử dụng theo Quyết định 19/2006/QD-BTC. Cụ thể:
+ TK1111 có số hiệu và kết cấu không thay đổi giữa 2 chế độ nên giữ nguyên.
+ TK 511 - Thu hoạt động do NSNN cấp, theo Thông tƣ 107/2017/TT- BTC thay thế cho TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC. Trong đó:
. Tài khoản chi tiết: TK 5111 - Thƣờng xuyên, thay thế cho TK46121 - Nguồn kinh phí thƣờng xuyên
. Tài khoản chi tiết: TK 5112 - Không thƣờng xuyên, thay thế cho TK 4612 - Nguồn kinh phí không thƣờng xuyên.
+ TK 611 - Chi hoạt động, theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC thay thế cho TK 661- Chi phí hoạt động theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC. Trong đó: . Tài khoản chi tiết: TK 6111- Thƣờng xuyên, thay thế cho TK 66121- Chi thƣờng xuyên
. Tài khoản chi tiết: TK 6112- Không thƣờng xuyên, thay thế cho TK 66122- Chi không thƣờng xuyên.
- Về sổ kế toán: Toàn bộ hệ thống sổ kế toán Thông tƣ 107/2017/TT- BTC chỉ mang tính hƣớng dẫn, các đơn vị có thể thay đổi hoặc sử dụng mẫu sổ linh hoạt cần đảm bảo đƣợc đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định của Luật kế toán và Chế độ kế toán.
Vì vậy khi hạch toán theo chế độ kế toán mới thì kế toán sẽ lập các sổ kế toán chi tiết theo các tài khoản chi tiết sử dụng Thông tƣ 107 nhƣ sổ chi tiết TK6111, TK6112.
Nhật ký - Sổ cái cũng đƣợc lập theo các tài khoản của Thông tƣ 107 thay TK461 thành TK411, TK 661 thành TK 611.
* Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát của tổ chức hệ thống kế toán.
Chức năng kiểm soát của kế toán đƣợc lồng ghép, gắn chặt với chức năng thông tin trên cả chu trình kế toán và trong cả 4 nội dung của hệ thống kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo quyết toán.
Do tầm quan trọng của kế toán trong hệ thống kiểm soát chi kinh phí chính sách ƣu đãi cho ngƣời có công, phần này cần quy định việc kiểm tra của kế toán trong cả 4 nội dung của hệ thống kế toán, trong đó quan trọng nhất là kiểm tra chứng từ kế toán, nội dung cụ thể nhƣ sau:
- Trình tự luân chuyển, kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán
+ Bƣớc 1: mọi chứng từ kế toán từ bên ngoài hay do nội bộ đơn vị lập đều tập trung tại bộ phận kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán: chứng từ có đƣợc lập theo đúng mẫu quy định không? Việc ghi chép trên chứng từ có đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đƣợc pháp luật cho phép; có đủ chữ ký của ngƣời chịu trách nhiệm và dấu đơn vị? Chứng từ có đƣợc ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phƣơng pháp lập của từng loại chứng từ? Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng của số liệu thông tin trên chứng từ kế toán; Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh.
+ Bƣớc 2: Chứng từ sau khi trải qua kiểm tra bƣớc 1 đảm bảo đúng quy trình sẽ đƣợc trình lãnh đạo đơn vị (Ban Giám đốc) xét duyệt.
nhập hàng hoá, vật tƣ...và ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ qua ba bƣớc này phát huy đƣợc chức năng kiểm tra, kiểm soát của kế toán, giúp Giám đốc kiểm soát hoạt động tài chính đúng pháp luật, đúng quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, đảm bảo sự khách quan và nề nếp trong công tác quản lý tài chính kế toán của đơn vị.
- Kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo quyết toán: Nội dung kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán gồm kiểm tra việc định khoản trên chứng từ kế toán, việc phân loại chứng từ kế toán, bảo đảm các nghiệp vụ đƣợc định khoản, phân loại theo đúng nội dung kinh tế và kết cấu tài khoản kế toán theo chế độ kế toán quy định; ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán; bảo đảm phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nghiệp vụ đƣợc ghi vào sổ kế toán là có thực, đƣợc phê chuẩn hợp lý, không có sai phạm trong việc tính toán các khoản chi phí, tài sản và nguồn vốn. Việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đƣợc thực hiện kịp thời theo quy định, quá trình chuyển sổ và