- Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong tổ chức. Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của quản trị nguồn nhân lực.
- Mục đích của phân tích công việc giúp người lao động và CT trả lời những câu hỏi sau:
- Nhân viên thực hiện những công việc gì? Việc trả lời câu hỏi này giúp CT xác định được chính xác những công việc cần làm trong hoạt động của mình.
Tại sao phải thực hiện những công việc đó? Vai trò của công việc quan trọng như thế nào đối với CT, từ đó sẽ giúp CT sẽ quyết định yêu cầu cũng như mức độ ưu tiên khi thực hiện công việc.
- Khi nào công việc hoàn tất? câu hỏi này liên quan tới lịch trình và thời hạn thực hiện công việc.
- Công việc thực hiện ở đâu? Vấn đề này giúp CT có cách tổ chức, sắp xếp các phòng ban và cách thức làm việc hợp lý.
- Nhân viên làm công việc đó như thế nào? Câu hỏi này cũng rất quan trọng vì nó liên quan đến quy trình công việc.
- Để thực hiện những công việc đó cần hội tụ những tiêu chuẩn, trình độ nào? Câu hỏi này giúp CT xây dựng bộ tiêu chuẩn công việc và yêu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực.
Nội dung và trình tự phân tích công việc :
- Bước 1: Chọn công việc cần phân tích :
- Phân tích toàn bộ: Phân tích thí điểm, công việc bị tác động:
- Phân tích công việc tuyển mới; Phân tích công việc có tỷ lệ luân chuyển ca - Bước 2 Xác định mục đích của việc phân tích:
- Công ty đang trong thời kỳ phát triển quá nhanh hay suy thoái .
- Cần làm rõ yêu cầu mới, thay đổi hoặc xóa bỏ một số công việc do thay đổi công nghệ hay các yếu tố thị trường?
- Công ty trong quá trình sát nhập .
- Lương của nhân viên được trả công bằng.
- Bước 3 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin:
- Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chỉ tiết của thông tin cần kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin sau: Phòng vấn Interview), bảng hỏi (Task Questions), giám sát (Observation), nhật ký công việc (Records).
- Bước 4 Tiến hành thu thập và xử lý thông tin:
- Sắp xếp thông tin thành các dạng thống nhất để dễ kiểm soát, so sánh và báo cáo. Chú ý kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
- Bước 5 Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc:
- Bản mô tả công việc là văn bản liên kết các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
- Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn để, các kỹ năng cơ bản cả các đặc điểm, cá nhân thích hợp nhất trong công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được CT cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc một cách tốt nhất.
1.2.1.3 Tuyển dụng nguồn nhân lực :
- Thành công của hoạt động tuyển dụng nguồn nhân lực chính là việc công ty tuyền được những nhân viên thực sự phù hợp về các tiêu chuẩn công việc và phù hợp với bản mô tả công việc được xây dựng trong các nội dung trước đó. Sở hữu đội ngũ nguồn nhân lực chất lượng và phù hợp với các công việc được giao chính là cơ sở để duy trì sự tồn tại và phát triển bền vững của công ty. Mặt khác, người lao động khi được lựa chọn vào công việc đúng với năng lực, sở thích của mình thì làm việc cũng hứng thú và hiệu quả hơn. Công việc tuyển dụng nếu không thành công thì sẽ gây ra tổn thất lớn cho công ty cũng như nhiều hậu quả khác đối với cả công ty và người lao động. Để tuyển dụng hiệu quả, công ty cần phải quan tâm tới nguồn tuyển dụng nhân lực uy tin và tiến hành tổ chức sát hạch, phòng vẫn một cách bài bản.
- Có hai nguồn tuyển dụng cơ bản là nguồn nội bộ công ty và nguồn bên ngoài công ty. Mỗi nguồn tuyển dụng này để có ưu và nhược điểm riêng biệt vì thế, tùy từng yêu cầu công việc mà nhà quản trị sẽ cân nhắc lựa chọn nguồn nào phù hợp.
- Nội dung chính của hoạt động tuyển dụng nguồn nhân lực sẽ được trình bày trong 6 bước cơ bản sau đây:
Bước 1:Chuẩn bị tuyển dụng
- Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần cũng như quyền hạn của hội đồng tuyển dụng. Để bố trí thành viên trong hội đồng tuyển dụng. công ty cần căn cứ lợi ích chung của công ty sau đó cân nhắc đến lợi ích và yêu cầu cụ thể của từng phòng ban cần tuyển dụng nguồn nhân lực.
- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản luật quy định của nhả nước, nội quy và tiêu chuẩn công việc của công ty.
- Chuẩn bị văn bản thông báo tuyển dụng và xác định các thông tin cần có trong văn bản này.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng:
- Có hai nguồn cơ bản để công ty có thể tuyển dụng vì thế hoạt động truyền thông tuyển dụng cũng phải có sự khác biệt giữa hai nguồn này.
- Đối với nguồn nội bộ công ty: Có thể truyền thông tuyển dụng thông qua email nội bộ, tạp chí ấn phẩm nội bộ hoặc dán thông báo tại những điểm sinh hoạt công cộng, cầu thang máy...
- Đối với nguồn ngoài công ty: Có thể thông qua các phương tiện truyền thông như truyền hình, truyền thanh, báo chí, các trang tìm việc làm,..
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ :
- Việc tiếp nhận hồ sơ sẽ được diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định sau khi thông báo tuyển dụng. Tùy vào yêu cầu tuyển dụng và số lượng hồ sơ nộp vào mà bên tuyển dụng sẽ gia hạn hoặc rút ngắn thời gian tuyển dụng so với công bố. Có nhiều trường hợp công ty không đăng thông báo tuyển dụng nhưng vẫn nhận hồ sơ ứng tuyển và tiến hành lưu trữ lại.
- Người xin việc phải nộp cho công ty hồ sơ bao gồm các thông tin yêu cầu. Mã một công ty có thể có yêu cầu về phần chuẩn bị hồ sơ khác nhau. Khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải lưu trữ lại thông tin trong số xin việc và có chữ ký kèm ảnh của người xin việc.
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, những cán bộ chuyên môn sẽ tham gia vào công tác xử lý hồ sơ bao gồm các công việc đọc và lọc hồ sơ. Thông tin của từng ứng viên sẽ được lưu trữ lại. Những hồ sơ được lựa chọn trên cơ sở ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu cơ bản ban đầu của quá trình tuyển dụng. Những ứng viên này có cơ hội tiếp tục vào những vòng sát hạch tiếp theo, số hồ sơ còn lại sẽ bị loại. Nhiều công ty tiến hành gửi email hoặc gọi điện để thông báo cho các ứng viên về tình trạng chấp nhận hay loại bỏ hồ sơ.
Bước 4: Tổ chức sát hạch ứng viên:
- Hai phương pháp cơ bản mà các công ty thưởng tiến hành cho công tác sát hạch ứng viên của minh đó là kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn Kiểm tra trắc nghiệm:
- Kiểm tra trắc nghiệm: là phương pháp đánh giá kiến thức, hiểu biết, trí nhớ, sự
khéo léo,.. của các ứng viên. Phương pháp này có ưu điểm là đễ dàng trong việc đánh giá kết quả và so sánh kết quả giữa nhiều ứng viên sau khi đã qua vòng xử lý hồ sơ. Mã một công ty có cách thức ra bài kiểm tra khác nhau.
- Một số nội dung kiểm tra trắc nghiệm mà công ty có thể tiến hành: + Đánh giá về kiến thức nền tảng, ngoại ngữ;
+ Đánh giá về tri thức, hiểu biết như đánh giá chỉ số IQ. + Đánh giá năng khiếu, sở thích
Kiểm tra trắc nghiệm giúp công ty chọn được ra những ứng viên xuất sắc nhất về điểm số. Công ty sẽ cân nhắc thang điểm sản để lựa chọn ra số lượng ứng viên phù hợp. Những ứng viên này vẫn còn phải trải qua vòng phỏng vấn để hội đồng xác định xem có thực sự phù hợp và đủ năng lực với công việc không.
Phỏng vấn :
- Phỏng vấn là phương pháp đánh giá bằng cách tiếp xúc trực tiếp giữa người xin việc với cá nhân hoặc hội đồng tuyển dụng của công ty. Sau quá trình tiếp xúc này, bên tuyển dụng sẽ đưa ra được kết luận có lựa chọn ứng viên không dựa trên những trao đổi hoặc đưa ra câu hỏi yêu cầu ứng viên trả lời. Trả lời những câu hỏi phỏng vấn do nhà tuyển dụng đưa ra là cả một nghệ thuật mà người ứng viên phải có bản lĩnh và được tôi luyện vững vàng. Mặc dù nhiều quan điểm cho rằng phương pháp này mang tính cảm tính cá nhân cao nhưng nó vẫn được ủng hộ trong hoạt động tuyển dụng. Phỏng vấn yêu cầu nhà tuyển dụng phải thực sự là những cá nhân xuất sắc trong lĩnh vực và có kỹ năng trong việc đánh giá, quan sát đối tượng.
- Phương pháp phỏng vấn có thể tiến hành làm hai giai đoạn: phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn chuyên sâu.
- Một số hình thức phỏng vấn phỏng vấn theo mẫu phỏng vấn không chỉ dẫn, phỏng vấn căng thẳng.
Bước 5:Kiểm tra sức khỏe :
- Sức khỏe là yếu tố cần thiết để nhân viên có thể đảm đương được công việc. Một nhân viên dù trình độ học vấn, hiểu biết và kỹ năng tốt đến mấy nhưng không đảm bảo yêu cầu về sức khỏe cũng không nên tuyển dụng. Tuyển ứng viên có sức khỏe sẽ đảm bảo cho việc thực hiện công việc hiệu quả và tránh gây ra những phiền phức, rắc rối về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.Mỗi một công việc sẽ có yêu cầu về sức khỏe khác nhau. Một số tiêu chí đánh giá sức khỏe như chiều cao, cân nặng, chi số hô hấp, tuần hoàn hoặc đánh giá tiền sử mắc bệnh.
Bước 6: Đánh giá ứng viên và quyết định tuyển dụng :
- Sau khi thực hiện một loạt các bài sát hạch và xét duyệt, nếu hai bên cùng nhất trí thì công ty sẽ tiến hành thông báo quyết định tuyển dụng và tạo hợp đồng lao động. Trường phòng nguồn nhân lực đề nghị giám đốc ra quyết định tuyển dụng.
- Bên tuyển dụng và bên ứng viên sẽ ký kết hợp đồng lao động. Trong hợp đồng lao động phải cung cấp đầy đủ các thông tin về chức vụ, yêu cầu công việc, lương, phụ cấp,
thời gian thử việc,... Hợp đồng lao động là giấy tờ có ý nghĩa pháp lý ràng buộc giữa hai bên.
- Sau khi ký kết hợp đồng, ứng viên sẽ có những buổi gặp mặt với ban lãnh đạo hoặc ban quản lý để được hướng dẫn và giúp họ thích nghi với công việc và môi trường làm việc mới.
1.2.1.4 Phân công lao động:
- Phân công lao động là quá trình tách riêng các loại lao động khác nhau theo một tiêu thức nhất định và theo một điều kiện sản xuất xác định khác nhau.
- Thực chất của phân công lao động à bố trí, sắp xếp nhân viên, nhóm nhân viên khác nhau vào quá trình hoạt động sản xuất của Công ty theo năng lực, trình độ,chuyên môn, sức khỏe, sở thích của người lao động để được hiệu quả cao trong việc đem lại lợi ích tối ưu cho bản thân Công ty.
- Mục tiêu của phân công lao động:
- Phân công lao động đảm bảo đủ số lượng lao động, chất lượng cho động, đúng người, đúng việc đáp ứng được yêu cầu, tính chất của công việc.
- Phân công lao động đảm bảo cho công việc được hoàn thành theo đúng thời hạn được giao, tạo sự mềm dẻo, tính linh hoạt trong sử dụng lao động.
Nguyên tắc phân công lao động:
- Khi thực hiện phân công lao động phải căn cứ vào sở trường, năng lực, trình độ và nguyện vọng của người lao động.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ các điều kiện lao động cho người lao động. - Phải xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của người lao động. - Các hình thức phân công lao động.
- Phân công lao động theo công nghệ. - Phân công lao động theo chức năng.
- Phân công lao động theo mức độ phức tạp của công việc.