Thờm, xúa 1 bản ghi trờn CSDL
Hỡnh 2.1: Sửa đổi 1 CSDL
sử dụng lệnh Insert (delete) 1 hàng, tuy nhiờn đối với 1 CSDL ta cũn cú cỏch khỏc, cỏc bƣớc thực hiện nhƣ sau:
- Chọn vựng CSDL từ A1:E10.
- Chọn menu Data /Form xuất hiện hộp thoại, ý nghĩa cỏc thụng số nhƣ sau:
Hỡnh 2.2: Hộp thoại sửa đổi 1 CSDL
STT Thụng số í nghĩa
1 New Thờm 1 hàng (1 bản ghi) vào vựng CSDL
2 Delete Xoỏ 1 hàng (1 bản ghi) trong vựng CSDL
3 Restore Phục hồi 1 hàng (đó lỡ sửa ởthao tỏc trƣớc)
4 Find Prev Chuyển lờn hàng phớa trờn
5 Find Next Chuyển tới hàng dƣới
6 Criteria (hoặc Form) Chuyển chếđộ giữa tiờu chuẩn và vựng dữ liệu để thực hiện cỏc thao tỏc sửa đổi, xoỏ 1 hàng
Bảng 2.1. Bảng thụng số của hộp thoại sửa cơ sở dữ liệu 2.3. Sắp xếp trờn Cơ sở dữ liệu:
- Vào menu Data /Sort xuất hiện hộp thoại Sort, ý nghĩa cỏc thụng sốnhƣ sau :
Hỡnh 2.3: Hộp thoại Sort sắp xếp 1 CSDL
STT Thụng số í nghĩa
1 Sort by Cột ƣu tiờn thứ nhất để thực hiện việc sắp xếp
2 Then by Cột ƣu tiờn thứhai để thực hiện việc sắp xếp
3 Then by Cột ƣu tiờn thứba để thực hiện việc sắp xếp
3 Ascending Sắp xếp tăng dần
4 Desending Sắp xếp giảm dần
5 My List Has Header row (hoặc No header row): miền dữ liệu
chứa (hoặc khụng chứa) hàng tiờu đề
6 Option
Cỏc lựa chọn chi tiết hơn cho việc sắp xếp, ý nghĩa:
Case Sensitive Phõn biệt HOA và
thƣờng
Orientation Hƣớng sắp xếp
Sort Top To Bottom Sắp xếp cỏc dũng
Sort Left To Right Sắp xếp cỏc cột
Bảng 2.2. Bảng cỏc thụng số hộp thoại Sort sắp xếp 1 CSDL
thỡ sẽ thực hiện sắp xếp tiếp tại cột [Tờn vật tƣ] theo chiều tăng, nếu lại trựng thỡ sẽ sắp xếp theo cột thứ3 [Đơn giỏ] những vật tƣ nào cú Đơn giỏ cao hơn thỡ ở trờn (sắp giảm dần)
2.4. Tớnh tổng cỏc nhúm (SubTotal ):
Cụng dụng SubTotal: Chốn tại cỏc vị trớ cần thiết cỏc tớnh toỏn thống kờ theo yờu cầu của ngƣời sử dụng (Lƣu ý: Muốn tớnh tổng 1 loại nào đú ta phải sắp xếp Sort trƣờng đú theo ý muốn)
Hỡnh 2.4: Tớnh tổng 1 nhúm (SubTotal)
Doanh nghiệp thƣơng mại ZOHO hàng thỏng mua vật tƣ, nhõn viờn quản lý nhập
dữ liệu vào mỏy căn cứtheo hoỏ đơn nhập (Tờn vật tƣ, ngày nhập, sốlƣợng, đơn giỏ nhập ...) nhƣ hỡnh trờn. Đến cuối thỏng nhà quản lý muốn ta thụng bỏo cỏc thụng tin sau: Tổng lƣợng nhập vào Tổng tiền của Cỏt, Đỏ, Sỏi, Thộp trong thỏng. Để thực hiện đƣợc điều đú, ta thực hiện cỏc bƣớc sau:
- Chọn vựng A2:G12.
- Sắp xếp (sort) dữ liệu theo trƣờng tớnh cần tớnh tổng (ở vớ dụtrờn là trƣờng Tờn vật tƣ).
- Chọn Data/Subtotals xuất hiện hộp thoại Subtotal, ý nghĩa cỏc thụng sốnhƣ sau:
1 At Each Change in
Chọn trƣờng mà theo trƣờng này, tại mỗi vị trớ thay đổi, Excel sẽ chốn vào một dũng tổng kết, tức là dũng thực hiện cỏc phộp tớnh (ở vớ dụ trờn là trƣờng [Tờn vật tƣ], cứ mỗi khi chuyển sang loại vật tƣ khỏc Excel lại chốn dũng 1 dũng tớnh tổng phớa dƣới).
2 Use Function
Chọn hàm để tớnh toỏn tổng kết dữ liệu. Hàm ngầm định là SUM (Nếu chọn Average sẽ tớnh giỏ trị trung bỡnh). ởđõy ta
chọn SUM
3 Add SubTotal to Chọn cỏc trƣờng cần tớnh toỏn. ở đõy ta chọn trƣờng [Số
lƣợng] và [Thành tiền]
4 Replace Current
SubTotal
Khi tạo dũng tổng kết mới dũng này sẽ thay thế dũng tổng kết cũ. Theo ngầm định cỏc dũng tổng kết sẽ nối tiếp nhau
5 Page Break
Between Group
Chốn dấu ngắt trang tại mỗi vị trớ cú dũng SubTotal (tức là đƣa mỗi nhúm sang một trang riờng biệt)
6 Summary Below
Data
Đặt dũng tổng kết ở cuối mỗi nhúm. Nếu bỏ dấu dũng này sẽđƣợc đƣa lờn trƣớc mỗi nhúm
7 Remove All Huỷ bỏ mọi SubTotal đó thực hiện
8 Chọn OK Kết thỳc tớnh tổng
Hỡnh 2.5: Hộp thoại trợ giỳp SubTotal
Hỡnh 2.6: Kết quả trờn bảng tớnh khi sử dụng chức năng SubTotal
Để huỷ bỏ kiểuhiển thị SubTotal, ta thực hiện nhƣ sau: - Chọn toàn bộ vựng A2:G16.
- Chọn Data /Subtotals xuất hiện hộp thoại Subtotal. - Chọn Remove All.
thực hiện đƣợc, muốn giải quyết đƣợc ta phải sử dụng cỏc hàm trờn CSDL. Cỏc hàm trờn Cơ sở dữ liệu Tờn hàm Cỏc đối số Giải thớch Cụng dụng DSUM (cỏc đối số) Database Vựng CSDL Tớnh tổng trờn một cột (field) của CSDL (database) thoả món điều kiện ghi trong vựng điều kiện (criteria). Lƣu ý với thụng số field ta điền số thứ tự của cột (tớnh từ trỏi sang) chứ khụng điền tờn trƣờng. Field Trƣờng (cột) cần tớnh tổng
Criteria Vựng chứa cỏc điều
kiện để tớnh tổng DAVERAGE(cỏc đối số) Database Vựng CSDL Tớnh giỏ trị trung bỡnh cộng trờn một cột (field) của CSDL (database) thoả món điều kiện ghi trong miền tiờu chuẩn (criteria)
Field Trƣờng (cột) cần tớnh trung bỡnh
Criteria Vựng chứa cỏc điều
kiện để tớnh TB DMAX (cỏc đối số) Database Vựng CSDL Tớnh giỏ trị lớn nhất trờn một cột (field) của CSDL
(database) thoả món điều kiện ghi trong miền tiờu chuẩn (criteria)
Field Trƣờng (cột) cần tỡm giỏ trị lớn nhất
Criteria Vựng chứa cỏc điều
kiện để tỡm
DMIN (cỏc đối số)
Database Vựng CSDL
Tớnh giỏ trị nhỏ nhất trờn một
cột (field) của CSDL
(database) thoả món điều kiện ghi trong miền tiờu chuẩn (criteria)
Field Trƣờng (cột) cần tỡm giỏ trị nhỏ nhất
DCOUNT (cỏc đối số)
Database Vựng CSDL
Đếm số bản ghi của CSDL (database) trờn cột số (field) thoảmón điều kiện ghi trong miền tiờu chuẩn (criteria)
Field Trƣờng (cột) cần đếm
Criteria Vựng chứa cỏc điều
kiện đểđếm
DCOUNTA (cỏc đối số)
Database Vựng CSDL
Đếm số ụ khụng rỗng của cột bất kỳ (field) thoả món điều kiện ghi trong miền tiờu chuẩn (criteria).
Field Trƣờng (cột) cần đếm
Criteria Vựng chứa cỏc điều
kiện đểđếm
Bảng 2.4. Cỏc hàm trờn Cơ sở Dữ liệu
bỡnh nam giới cú tuổi <35, Lƣơng thấp nhất của nữ giới tuổi dƣới 30, Lƣơng cao nhất của nam giới trờn 35 tuổi, Số nhõn viờn nữ cú lƣơng > 2 triệu, Số nhõn viờn nam cú lƣơng < 1 triệu. Để cú đƣợc cỏc thụng tin đú, ta giải quyết nhƣ sau:
Tạo ra 6 vựng điều kiện nhƣ hỡnh dƣới đõy, mỗi 1 vựng để phục vụ cho 1 yờu cầu cụ thể (lƣu ý: khụng nhất thiết ta phải tạo cả 6 vựng cựng 1 lỳc, ở đõy tạo cả 6 vựng cựng 1 lỳc chủ yếu để cho việc giải thớch đƣợc ngắn gọn)
Hỡnh 2.8: Điền dữ liệu vào cỏc vựng điều kiện
Vựng Vị trớ Giải thớch
1 Từ ụ A22 E23 Đõy chớnh là vựng Criteria (vựng điều kiện) của yờu cầu 1, tớnh Tổng lƣơng của nữ giới cú tuổi >30
2 Từ ụ A25 E26 Đõy chớnh là vựng Criteria (vựng điều kiện) của yờu cầu 2, tớnh Lƣơng trung bỡnh nam giới cú tuổi <35
3 Từ ụ A28 E29 Đõy chớnh là vựng Criteria (vựng điều kiện) của yờu cầu 3, tớnh Lƣơng thấp nhất của nữ giới tuổi dƣới 30
4 Từ ụ A31 E32 Đõy chớnh là vựng Criteria (vựng điều kiện) của yờu cầu 4, tớnh Lƣơng cao nhất của nam giới trờn 35 tuổi
5 Từ ụ A34 E35 Đõy chớnh là vựng Criteria (vựng điều kiện) của yờu cầu 5, tớnh Số nhõn viờn nữcú lƣơng > 2 triệu
6 Từ ụ A37 E38 Đõy chớnh là vựng Criteria (vựng điều kiện) của yờu cầu 6, tớnh Sốnhõn viờn nam cú lƣơng < 1 triệu
Bẩng 2.5. Cỏc bƣớc thực hiện vựng điều kiện trờn CSDL
Tổng lƣơng của nữ giới cú tuổi >30, ta thực hiện theo cỏc bƣớc sau:
Cỏc
bƣớc Thao tỏc Giải thớch
1 Đƣa con trỏ chuột về ụ E14 Chuẩn bị nhập cụng thức vào ụ E14
2 =DSUM(A2:E13;5;A22:E23)
Ta nhập hàm DSUM vào ụ E14 với cỏc thụng sốnhƣ trờn. Trong đú: A2:E13 là vựng CSDL. 5: là số thứ tự của cột cần tớnh tổng. A22:E23 là vựng điều kiện lọc 3 Enter Kết thỳc việc nhập hàm Bảng 2.6. Cỏc bƣớc thực hiện hàm Dsum
Lƣơng trung bỡnh nam giới cú tuổi <35, ta thực hiện theo cỏc bƣớc sau:
Cỏc
bƣớc Thao tỏc Giải thớch
1 Đƣa con trỏ chuột về ụ E15 Chuẩn bị nhập cụng thức vào ụ E15
2 =DAVERAGE(A2:E13;5;A25:E26)
Ta nhập hàm DAVERAGE vào ụ E15 với
cỏc thụng sốnhƣ trờn. Trong đú: A2:E13 là vựng CSDL.
5: là số thứ tự của cột cần tớnh trung bỡnh. A25:E26 là vựng điều kiện lọc
Lƣơng thấp nhất của nữ giới tuổi dƣới 30, ta thực hiện theo cỏc bƣớc sau:
Cỏc
bƣớc Thao tỏc Giải thớch
1 Đƣa con trỏ chuột về ụ E16 Chuẩn bị nhập cụng thức vào ụ E16
2 =DMIN(A2:E13;5;A28:E29)
Ta nhập hàm DMIN vào ụ E16 với cỏc thụng
sốnhƣ trờn. Trong đú: A2:E13 là vựng CSDL. 5: là số thứ tự của cột cần tỡm giỏ trị nhỏ nhất. A28:E29 là vựng điều kiện lọc 3 Enter Kết thỳc việc nhập hàm Bảng 2.8. Cỏc bƣớc thực hiện hàm Dmin
Lƣơng cao nhất của nam giới trờn 35 tuổi, ta thực hiện theo cỏc bƣớc sau:
Cỏc
bƣớc Thao tỏc Giải thớch
1 Đƣa con trỏ chuột về ụ E17 Chuẩn bị nhập cụng thức vào ụ E17
2 =DMAX(A2:E13;5;A31:E32)
Ta nhập hàm DMAX vào ụ E17 với cỏc thụng sốnhƣ trờn. Trong đú: A2:E13 là vựng CSDL. 5: là số thứ tự của cột cần tỡm giỏ trị lớn nhất. A31:E32 là vựng điều kiện lọc 3 Enter Kết thỳc việc nhập hàm Bảng 2.9. Cỏc bƣớc thực hiện hàm Dmax
Số nhõn viờn nữcú lƣơng > 2 triệu, ta thực hiện theo cỏc bƣớc sau:
Cỏc
bƣớc Thao tỏc Giải thớch
2 =DCOUNT(A2:E13;5;A34:E35)
Ta nhập hàm DCOUNT vào ụ E18 với cỏc
thụng sốnhƣ trờn. Trong đú: A2:E13 là vựng CSDL. 5: là số thứ tự của cột cần đếm. A34:E35 là vựng điều kiện lọc 3 Enter Kết thỳc việc nhập hàm Bảng 2.10. Cỏc bƣớc thực hiện hàm Dcount
Sốnhõn viờn nam cú lƣơng < 1 triệu, ta thực hiện theo cỏc bƣớc sau:
Cỏc
bƣớc Thao tỏc Giải thớch
1 Đƣa con trỏ chuột về ụ E19 Chuẩn bị nhập cụng thức vào ụ E19
2 =DCOUNTA(A2:E13;5;A37:E38)
Ta nhập hàm DCOUNTA vào ụ E19 với cỏc
thụng sốnhƣ trờn. Trong đú: A2:E13 là vựng CSDL. 5: là số thứ tự của cột cần đếm A37:E38 là vựng điều kiện lọc 3 Enter Kết thỳc việc nhập hàm Bảng 2.11. Cỏc bƣớc thực hiện hàm Dcounta 2.6. Đặt lọc dữ liệu: 2.6.1. Cỏc thụng sốcơ bản để thực hiện việc lọc dữ liệu: Đối với những CSDL lớn, đểcú đƣợc thụng tin dƣới dạng rỳt gọn ta phải thực hiện thao tỏc lọc trờn CSDL đú, việc lọc dữ liệu đơn giản là việc ta muốn cỏc dữ liệu trờn bảng tớnh chỉ hiện những thụng tin cần thiết đối với chỳng ta, cỏc thụng tin dƣ thừa khỏc (thụng
Để thực hiện lọc 1 vựng CSDL, ta phải xỏc định cỏc thụng sốcơ bản sau:
Thụng số Giải thớch
Database Miền dữ liệu: Nơi chứa toàn bộ dữ liệu cần lọc, kể cả hàng tiờu đề.
Criteria
Vựng chứa điều kiện lọc (vựng tiờu chuẩn): Là 1 vựng bất kỳ trờn bảng tớnh ngoài vựng CSDL, chứa cỏc tiờu chuẩn (điều kiện lọc mà cỏc bản ghi phải thải món). Miền tiờu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng, hàng đầu chứa tiờu đề của miền tiờu chuẩn. Cỏc tiờu đề này hoặc là tờn trƣờng hoặc là tờn bất kỳ phụ thuộc vào phƣơng phỏp thiết lập tiờu chuẩn (trực tiếp hay giỏn tiếp). Từ hàng thứ hai trởđi là tiờu chuẩn của CSDL.
Bảng 2.12. Cỏc thụng số của lọc 1 vựng CSDL
Ởđõy, ta sẽ phõn biệt thế nào là 1 vựng tiờu chuẩn trực tiếp thế nào là 1 vựng tiờu chuẩn giỏn tiếp: Vựng tiờu chuẩn trực tiếp Hỡnh thỏi thể hiện Cỏc nguyờn tắc tạo lập Vựng tiờu chuẩn trực tiếp là vựng mà ta cú thể nhập trực tiếp cỏc điều kiện để lọc mà khụng cần phải thụng qua phộp toỏn xử lý nào.
Hàng đầu ghi tiờu đề cho cỏc tiờu chuẩn, lấy tờn trƣờng làm tiờu đề
Hàng thứ hai trở đi đểghi cỏc điều kiện lọc, trƣớc cỏc giỏ trịđú cú thể thờm cỏc toỏn tửso sỏnh nhƣ >, >=,<, <=
Cỏc tiờu chuẩn trờn cựng 1 hàng đƣợc thực hiện đồng thời (tƣơng đƣơng nhƣ phộp toỏn và AND)
Cỏc tiờu chuẩn trờn cỏc hàng khỏc nhau đƣợc thực hiện khụng đồng thời (tƣơng đƣơng phộp toỏn hoặc OR)
Bảng 2.13. Cỏc nguyờn tắc tạo lập vựng tiờu chuẩn trực tiếp Vựng tiờu chuẩn giỏn tiếp
Hỡnh thỏi thể hiện Cỏc nguyờn tắc tạo lập
Vựng tiờu chuẩn giỏn tiếp là vựng mà ta khụng thể nhập trực tiếp cỏc điều kiện để lọc
Hàng đầu ghi tiờu đề cho cỏc tiờu chuẩn (Lƣu ý: Tiờu đề này cú thểđặt tờn bất kỳnhƣng khụng đƣợc trựng với tờn trƣờng nào của vựng CSDL)
mà phải thụng qua 1 phộp toỏn xử lý nào đú lờn trƣờng cần lọc.
Từ hàng thứ hai trở đi ghi cỏc điều kiện lọc, mỗi điều kiện là 1 cụng thức. Cụng thức (đƣợc bắt đầu với dấu =) này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiờn (hàng đầu tiờn của CSDL). Kết quả thực hiện cụng thức này là một giỏ trị Logic : TRUE (đỳng) hoặc FALSE (sai) Cỏc tiờu chuẩn trờn cựng 1 hàng đƣợc thực hiện đồng thời (tƣơng đƣơng nhƣ phộp toỏn và AND)
Cỏc tiờu chuẩn trờn cỏc hàng khỏc nhau đƣợc thực hiện khụng đồng thời (tƣơng đƣơng phộp toỏn hoặc OR)
Bảng 2.14. Cỏc nguyờn tắc tạo lập vựng tiờu chuẩn giỏn tiếp
Để hiểu rừ hơn thế nào là 1 vựng tiờu chuẩn trực tiếp hay giỏn tiếp ta sẽ xột ở cỏc vớ dụ phần lọc nõng cao (Advanced Filter) dƣới đõy.
2.6.2. Cỏc kiểu lọc :
2.6.2.1. Lọc tựđộng (AutoFilter):
Cụng dụng: Khi sử dụng tớnh năng lọc tự động (lọc đơn giản), Excel sẽ tựđộng phõn nhúm trờn cỏc cột, cụng việc cũn lại của ta chỉ là chọn nhúm nào sẽ đƣợc hiện trờn màn hỡnh bảng tớnh.
thỏng, đến cuối thỏng ngƣời quản lý muốn biết phõn xƣởng nào (giả sửphõn xƣởng 3) đó làm đƣợc những việc gỡ trong thỏng, đểcú đƣợc thụng tin trờn ta làm nhƣ sau:
Cỏc bƣớc Thao tỏc Giải thớch
1 Chọn miền A2 E13 Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng
tiờu đề)
2 Vào menu Data /Filter
/AutoFilter
Excel tựđộng chốn những mũi tờn vào bờn phải của cỏc tờn trƣờng 3 Chọn cột [Phõn xƣởng thực hiện] Bắt đầu lọc 4 Chọn một trong cỏc mục đƣợc hiển thị, chọn phõn xƣởng 3 Lọc để hiển thị trờn màn hỡnh chỉ cú cỏc thụng tin vềphõn xƣởng 3 Bảng 2.15. Cỏc bƣớc thực hiện lọc dữ liệu tựđộng í nghĩa cỏc thụng số của menu lọc tựđộng: Thứ tự Thụng số Giải thớch
1 All Hiện toàn bộ cỏc bản ghi
2 Blanks Chỉ hiện cỏc bản ghi trống
3 Nonblanks Chỉ hiện cỏc bản ghi khụng trống
4 Custom Thờm 1 vài điều kiện để lọc
Bảng 2.16. Thụng số của Menu lọc tựđộng
Khi lựa chọn Custom (sử dụng cỏc toỏn tử so sỏnh) xuất hiện hộp thoại sau với 2 khung nhỏđể ghi thờm cỏc điều kiện lọc. Giả sử ta chỉ muốn hiển thị trờn bảng tớnh phõn xƣởng 1 và phõn xƣởng 3 ta làm nhƣ sau:
Hỡnh 2.10: Hộp thoại lọc tựđộng Autofilter khi chọn Custom
TT Thao tỏc Giải thớch
1 Tại ụ trắng trờn cựng bờn tay trỏi chọn Equal (bằng) Chọn điều kiện bằng (=) 2 Tại ụ trắng trờn cựng bờn tay phải ta gừ [Phõn xƣởng
1] Điều kiện lọc 1
3 Kớch chọn vào hộp lựa chọn Or (hoặc) Điều kiện lọc 1 hoặc là ... 4 Tại ụ trắng dƣới cựng bờn tay trỏi chọn Equal (bằng) Chọn điều kiện bằng (=) 5 Tại ụ trắng trờn cựng bờn tay phải ta gừ [Phõn xƣởng
3] Điều kiện lọc 2
6 Chọn OK Hiển thị kết quả lọc
Bảng 2.17. Cỏc bƣớc lọc tựđộng Autofilter khi chọn Custom
í nghĩa của cỏc thụng số cũn lại trong hộp thoại Custom:
TT Thụng số Giải thớch
1 Equals Bằng (=)
2 Does not equal Khụng bằng (khụng phải là)
3 Is greater than Lớn hơn (>)
6 Is less than or equal to Nhỏhơn hoặc bằng (<=)
7 Begin with Khởi đầu bằng ...
8 Does not begin with Khởi đầu khụng bằng ...