khoản chi để lập định mức chi như sau:
- Đối với các khoản chi ít biến động: Đây là các khoản chi cho con người gồm chi lương, phụ cấp, các khoản đóng góp, đây được xem như nguồn thu nhập chủ yếu đảm bảo cuộc sống vật chất của các cán bộ. Xây dựng dự toán cho khoản chi này cần phải bám sát vào định mức chi
- Đối với các khoản chi biến động: Chi quản lý hành chính, chi mua sắm sửa chữa, sở dĩ các khoản chi này thường xuyên dao động vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố, kế hoạch hàng năm khó xác định. Nguồn vốn đảm bảo cho khoản chi này một phần được lấy từ Ngân sách Nhà nước, ngoài ra còn được đầu tư bởi nguồn kinh phí ngoài ngân sách
Thứ tư, để nâng cao chất lượng, đảm bảo tính khả thi của dự toán, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ lập dự toán kinh phí chi phải xây dựng khuôn khổ chi tiêu trung hạn từ 3 đến 5 năm của đơn vị. Khi đó đơn vị dự toán cấp trên, cơ quan tài chính thẩm định, bố trí dự toán kinh phí hàng năm cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ trên cơ sở kế hoạch thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch sử dụng kinh phí.
Thứ năm, cần tăng cường thanh tra, kiểm tra và công khai dự toán chi hàng năm, hoạt động chi được thực hiện thông qua ban lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ, tạo điều kiện và căn cứ để lập báo cáo lên đơn vị chủ quản và Cơ quan Tài Chính tỉnh Phú Thọ.
3.2.2. Hoàn thiện chấp hành dự toán chi ngân sách nhànước nước
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ thực hiện chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước đúng tiến độ, tránh tình trạng một số khoản kinh phí để dồn đến cuối năm mới thực hiện, gây khó khăn cho công tác quản lý của Sở Nội vụ và công tác cấp phát của KBNN. Các khoản chi phải có trong dự toán chi ngân sách nhà nước
được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định và đã được thủ trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ hoặc người được ủy quyền quyết định chi như sau:
Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ có trách nhiệm: + Quyết định chi theo chế độ, tiêu chuẩn và mức chi trong phạm vi dự toán chi ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ chịu trách nhiệm về quyết định chi và tính chính xác của các nội dung chi trên bảng kê chứng từ gửi KBNN.
+ Quản lý, sử dụng ngân sách và tài sản Nhà nước theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước; đúng định mức mua sắm, trang bị tài sản, đúng mục đích, tiết kiệm, có hiệu quả. Trường hợp vi phạm, tùy theo tính chất và mức độ, sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Bộ phận Kế toán tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ chỉ thực hiện chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước khi có đủ các điều kiện sau:
- Đã có trong dự toán chi ngân sách nhà nước được giao, trừ các trường hợp sau:
+ Tạm cấp kinh phí theo quy định của Điều 45 của Nghị định 163/2016/NĐ- CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật NSNN.
+ Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán được giao theo quy định của Điều 54 của Nghị định số 163/2016/NĐ-CP và từ nguồn dự phòng ngân sách theo quy định của Điều 7 của Nghị định số 163/2016/NĐ-CP.
+ Chi ứng trước Dự toán chi ngân sách nhà nước năm sau theo quyết định của cấp có thẩm quyền quy định của Điều 61 của Nghị định số 163/2016/NĐ-CP.
- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
- Đã được thủ trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ hoặc người được ủy quyền quyết định chi.
- Có đủ hồ sơ, chứng từ quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước. Ngoài ra, trường hợp sử dụng kinh phí NSNN để mua sắm trang thiết bị,
phương tiện làm việc và các công việc khác thuộc phạm vi phải đấu thầu thì phải có đầy đủ quyết định trúng thầu hoặc quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.