Đối với công tác quyết toán chi ngân sách nhà nước tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ cần phải quyết toán theo số thực chi chứ không quyết toán theo số cấp phát. Việc quyết toán phải dựa vào dự toán và phải chi tiết tới mục và tiểu mục. Khi quyết toán, đòi hỏi Sở Nội vụ khi xét duyệt quyết toán phải kiên quyết xuất toán những khoản chi không hợp lý, chưa đúng định mức và có thể trừ vào hạng mức kinh phí của năm sau những khoản chi hợp lý, hợp lệ nhưng không được bố trí trong hạn mức kinh phí năm quyết toán. - Tất cả các khoản chi tài chính phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trình chi trả, quyết toán. Các khoản chi phải có trong dự toán chi tài chính được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định và đã được thủ trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ hoặc người được ủy quyền quyết định chi.
Mọi khoản chi tài chính được hạch toán bằng đồng Việt Nam theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục NSNN. Các khoản chi tài chính bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công lao động được quy đổi và hạch toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ, giá hiện vật, ngày công lao động do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
Trong khâu quyết toán đòi hỏi phải nâng cao, vai trò, trách nhiệm và tính hợp pháp của công tác thanh tra, kiểm toán, quyết toán. Số liệu kiểm toán, thanh tra phải được pháp luật và cơ quan nhà nước công nhận.
Lập và nộp báo cáo quyết toán đúng thời gian quy định
Việc quyết toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua KBNN tỉnh thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hóa dịch vụ; trường hợp chưa thực hiện được việc quyết toán trực tiếp, KBNN thực hiện quyết toán qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ. Trong quá trình kiểm soát, quyết toán, quyết toán chi ngân sách nhà nước, các khoản chi sai phải thu hồi giảm chi hoặc nộp ngân sách. Căn cứ vào quyết định của
cơ quan tài chính hoặc quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, bộ phận Kế toán tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ thực hiện việc thu hồi cho ngân sách nhà nước theo đúng trình tự quy định.