Việc phân loại cán bộ, công chức (gọi chung là công chức) là cần thiết trong nền công vụ của mỗi quốc gia, ở nước ta cũng vậy Công chức được phân chia thành các loại, các ngạch khác nhau theo nguyên tắc và các tiêu chuẩn nhất định
Do tính đa dạng, đặc thù của hoạt động công vụ nhà nước nên có thể phân loại công chức khác nhau:
* Phân theo đặc thù và tính chất công việc
Công chức Việt Nam được phân thành 4 loại:
- Công chức lãnh đạo, quản lý là những công chức giữ vị trí chỉ huy, điều hành công việc ứng với các cấp độ cao thấp khác nhau trong nền hành chính;
- Công chức chuyên gia, là những người có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, có khả năng nghiên cứu, tham mưu đề xuất phương hướng, chính sách, quản lý phức tạp - do đó họ cần có trình độ chuyên môn được đào tạo và có kinh nghiệm nhất định
- Loại công chức thực thi công vụ được nhân danh quyền lực nhà nước, là người thừa hành công việc, không có thẩm quyền ra quyết định như công chức lãnh đạo, nhưng có quyền bắt người khác thực hiện pháp luật Đây là loại công chức chiếm số lượng lớn trong biên chế công chức nhà nước
- Loại nhân viên hành chính là những người thừa hành nhiệm vụ do công chức lãnh đạo giao Thực chất họ là người làm công tác phục vụ trong bộ máy nhà nước Họ thường có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật ở mức thấp nên phải tuân thủ sự hướng dẫn của người lãnh đạo
* Phân loại theo trình độ đào tạo
Việc phân công chức theo hạng là một tiêu thức chỉ trình độ tổng quát giúp cho việc chỉ rõ công chức có khả năng đảm trách những nhiệm vụ gì trong bộ máy hành chính
Căn cứ để phân hạng công chức là trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ thông qua văn bằng, chứng chỉ được đào tạo Cũng như nhiều nước trên thế giới, ở nước ta cũng chia công chức thành 4 hạng: A, B, C, D:
Điều 4 của Nghị định số 117/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ quy định:
- Công chức loại A là những người được bổ nhiệm vào ngạch có yêu cầu trình độ chuyên môn giáo dục đại học và sau đại học
- Công chức loại B là những người được bổ nhiệm vào ngạch có yêu cầu trình độ chuyên môn đào tạo nghề nghiệp đại học, cao đẳng
- Công chức loại C là công chức thừa hành công việc dưới sự chỉ huy của công chức lãnh đạo - có trình độ đào tạo phổ thông
- Công chức hạng D là các nhân viên phục vụ trong bộ máy hành chính như tạp vụ, hoặc công việc không đòi hỏi trình độ chuyên môn, nghiệp vụ có bằng cấp
* Phân loại theo ngạch, bậc công chức
Ngạch công chức được sử dụng trong hệ thống phân loại là một khái niệm chỉ trình độ, năng lực, khả năng chuyên môn và sự thành thạo nghề nghiệp của công chức Mỗi ngạch thể hiện một cấp độ về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và có tiêu chuẩn riêng Vì vậy, bất cứ một công chức nào khi được tuyển dụng đều được bổ nhiệm vào một ngạch nhất định Người công chức muốn thăng tiến, được bổ nhiệm vào ngạch hoặc nâng ngạch cao hơn đều được đánh giá về trình độ chuyên môn theo tiêu chuẩn của ngạch và phải qua một kỳ thi nâng ngạch - mà mới đây Luật cán bộ - công chức có hiệu lực từ 01/01/2010 phải qua một kỳ thi cạnh tranh
Ngày nay hệ thống phân loại công chức hành chính có 8 ngạch (1) 1 Chuyên viên cao cấp
2 Chuyên viên chính 3 Chuyên viên 4 Cán sự
5 Kỹ thuật viên đánh máy 6 Nhân viên đánh máy 7 Nhân viên kỹ thuật 8 Nhân viên văn thư