Đây không phải là một phần của dự án, tức là sẽ không có kinh phí cho quá trình này khi quyết toán nhưng nó lại là một quá trình không thể thiếu được trong toàn bộ chu trình phát triển dự án, có thể coi là bước khởi đầu quan trọng của một dự án.
Mục đích của việc chuẩn bị là phát triển và hoàn thiện những mục tiêu của dự án xuất phát từ những ý tưởng mơ hồban đầu. Nói một cách khác, quá trình này hiện thức hoá các ý tưởng đểđưa ra các mục tiêu cụ thể.
Các sản phẩm phân phối chính của quá trình chuẩn bị này là một bản phác thảo những ý chính của dự án, là các tài liệu mang tính quyết định. Người thực hiện và tham gia vào quá trình này là khách hàng, giám đốc dự án và nhóm phân tích nghiệp vụ. Giám đốc dự án thường xuyên phải trao đổi với khách hàng để xác định được các mục tiêu của dự án và phát biểu được bài toán cụ thể từ những ý tưởng ban đâu. Đội phân tích nghiệp vụ tham gia tích cực vào quá trình này đểxác định đầy đủ và rõ ràng những yêu cầu của bài toán.
Các công cụ và kỹ thuật cần thiết cho quá trình này chủ yếu dựa trên giao tiếp và truyền thông: giao tiếp giữa đội dự án (giám đốc dự án và nhóm phân tích nghiệp vụ) với khách hàng để phát biểu bài toán một cách rõ ràng, mạch lạc, để xác định các yêu cầu. Ngoài ra, ban giám đốc của dự án và công ty cần thực hiện các nghiên cứu để chuẩn bị cho dự án, ví dụ phân tích nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng tới dự án, những vấn đề kỹ thuật, con người, v.v...