Để theo dõi tiến độ, người ta thường đặt ra 3 câu hỏi sau để dễ tìm ra những vấn để cần giải quyết: + Trạng thái thực sự của dự án là gì?
+ Nếu có sự sai lệch với kế hoạch thì nguyên nhân do đâu? + Làm gì với sai lệch đó
Ba cách trả lời các câu hỏi trên là:
+ Bỏ qua những vấn đề phát sinh, mặc kệ sự tồn tại của những sai lệch đó không hành động gì. + Thực hiện những hành động sửa sai
+ Xem xét lại kế hoạch ban đầu xem có cần chỉnh sửa gì không hoặc có lỗi gì không
Việc theo dõi tiến độ những công việc của dự án có thể được thực hiện theo tần suất: hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Nếu có sự cố xảy ra thì tần suất có thể được điều chỉnh vì rất có thể sự cố này cần được theo dõi sát xao hơn, cụ thể hơn, có thể cần được theo dõi liên tục trong một khoảng thời gian xác định nào đó. Và một vài công việc liên quan cũng cần được theo dõi cụ thể hơn.
Quá trình theo dõi tiến độđòi hỏi việc làm báo cáo trạng thái của công việc
Làm báo cáo trạng thái của công việc là một phần được trình bày trong bản kế hoạch quản lý sự trao đổi, giao tiếp trong đội dự án, là một phần trong bản kế hoạch phát triển dự án.
Các báo cáo trạng thái công việc được thực hiện bởi các thành viên trong đội dự án tới giám đốc dự án, và bởi giám đốc dự án tới những khách hàng hoặc những người tham gia dự án khác. Định dạng của một báo cáo điển hình bao gồm:
+ phần tóm tắt báo cáo,
+ những kết quảđạt được trong giai đoạn làm báo cáo (về các nhiệm vụđược giao, về những mốc thời điểm cần hoàn thành, về những đơn vị đo lường)
+ kế hoạch về những công việc cần làm trong giai đoạn tiếp theo + phân tích những rủi ro có thể xảy ra và xem xét lại kế hoạch
+ các vấn đề liên quan, những khó khăn gặp phải và các hành động tương ứng để giải quyết. Một dựán thông thường cần tổ chức một buổi họp toàn đội dự án hàng tuần để cập nhật toàn bộ thông tin cho các thành viên và để trao đổi những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên. Trước mỗi buổi họp, giám đốc dự án thường gửi thư điện tử đến các thành viên để thông báo thời gian, địa điểm và nội dung của buổi họp, các thành viên sẽ cần khẳng định lại xem có tham dự được không và cần gửi báo cáo qua email trước nếu cần thiết. Nội dung thực
99
tế của buổi họp được sẽđược thư ký (hoặc cán bộđảm bảo chất lượng) ghi lại để làm tài liệu tham khảo cho những người tham gia dự án (stakeholders). Nếu dự án trong giai đoạn khủng hoảng hoặc đang có vấn đề nghiêm trọng liên quan tới sự thành công hay thất bại của dự án thì tần xuất họp cần nhiều hơn.
Trong các báo cáo tiến độ công việc, báo cáo tiến độ lập trình là một trong những báo cáo mà giám đốc dự án hay nhận được nhất, sau đó đến báo cáo về tiến độ kiểm thử dự án. Nếu một lập trình viên báo cáo là anh ta đã hoàn thành 90% công việc, điều đó có nghĩa là gì? Hoàn toàn là báo cáo mang tính định lượng, chưa quan tâm tới chất lượng công việc đó thế nào. Ví dụ một thành viên báo cáo đã hoàn thành 4000 dòng lệnh cho một công việc được ước lượng gồm 5000 dòng lệnh, như vậy có phải là anh ta đã hoàn thành 80% công việc rồi không? Không thể trả lời được câu hỏi này bởi vì anh ta cũng không biết chất lượng công việc đó thế nào, cũng khó có thể ước lượng được công việc còn lại còn bao nhiêu. Nếu theo kinh nghiệm để ước lượng cũng có thể sai, nếu không ước lượng được phạm vi và chất lượng của công việc thì thành viên đó khó có thể biết thực tế mình đã thực hiện được bao nhiêu phần công việc. Điều duy nhất mà thành viên đó biết chính xác là chi phí cần để thực hiện phần công việc đã hoàn thành (tương ứng với số giờ mà anh ta đã làm). Vậy liệu có cách nào để cải thiện vấn đề báo cáo tiến độ công việc đểnó chính xác hơn. Một trong số những cải tiến việc đó là làm báo cáo tiến độ một gói công việc nào đó theo chế độ hai trạng thái: hoàn thành và chưa hoàn thành, không có trạng thái làm được một phần, vì như phân tích ở trên, việc báo cáo một phần công việc thường không chính xác.
Phương thức báo cáo này phù hợp với những dự án phân rã cấu trúc công việc theo định hướng chủ đề. Các chủ đề được phân chia nhỏ, sử dụng phân chia công việc ở mức thấp, các tiêu chí phân chia rõ ràng và định hình rõ, phân chia công việc nhỏđến mức từ 4-80 giờ công trung bình cho một nhiệm vụ.