5. Bố cục của đề tài
2.2.2.Phân loại tài liệu
Các loại hình tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Yên Lập
a) Tài liệu hành chính
Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, quân sự, ngoại giao. Đối với UBND huyện, tài liệu hành chính chiếm số lượng lớn. Đó là những tài liệu phản ánh các hoạt động quản lý về các mặt kinh tế - xã hội trên địa bàn huyện. Khối tài liệu này bao gồm các loại văn bản quản lý nhà nước có giá trị phản ánh các mặt hoạt động trên địa bàn huyện. Đó là những văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị quyết HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chính khác.
- Tại kho lưu trữ UBND huyện Yên Lập ngoài khối tài liệu quản lý này còn cả những tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh của các đơn vị, phòng ban chức năng.
- Ví dụ : Hồ sơ của phòng y tế Huyện
Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực An toàn thực phẩm thị trấn Yên Lập Tháng 9 năm 2021.
Biên bản kiểm tra về lĩnh vực An toàn thực phẩm tại các cơ quan, doanh nghiệp trên địa bàn huyện từ tháng 7 đến tháng 9 năm 2021.
b) Tài liệu khoa học kỹ thuật
Tài liệu lưu trữ khoa học- kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc địa, bản đồ,…
Trong hoạt động của UBND huyện, tài liệu khoa học kỹ thuật chủ yếu là tài liệu của nhóm xây dựng cơ bản và một số ít tài liệu nhóm báo cáo nghiên cứu
khoa học liên quan đến huyện Yên Lập. Các công trình ở địa bàn huyện như: Xây dựng trường học, xây dựng trụ sở HĐND, UBND, công trình Đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ,…
c) Tài liệu ảnh, ghi âm, phim điện ảnh
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (còn được gọi là tài liệu nghe nhìn) là các loại tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan thông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan nghiên cứu khoa học, và các cá nhân. Loại hình tài liệu này phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Loại hình tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh.
Trong những tài liệu trên, ở UBND huyện hiện nay tài liệu ảnh là phổ biến nhất và có số lượng đáng kể phản ánh các hoạt động của địa phương trên các lĩnh vực. Tài liệu ghi âm có nhưng không nhiều, chủ yếu phản ánh các hoạt động văn hoá, văn nghệ, tuyên truyền. Ở huyện loại hình tài liệu phim điện ảnh không có nhiều. Những năm gần đây cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa loài người bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Từ đó, đã xuất hiện loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử. Loại hình tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng nhiều và dần chiếm ưu thế về những kỹ thuật hiện đại. Riêng ở UBND huyện, tài liệu này chủ yếu bao gồm các loại như: phần mềm tài chính, kế toán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng,…