5. Bố cục của đề tài
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là công việc lựa chọn, đánh giá tài liệu dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, những tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản của từng tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, các cá nhân nổi tiếng theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, khoa học… để từ đó lựa chọn, bổ sung những tài liệu có giá trị cho PLTQG Việt Nam.
Công tác xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành
và thứ hai là lưu trữ cố định.
Song song với việc thành lập kho lưu trữ thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu ở kho lưu trữ UBND huyện Yên Lập cũng đã được thành lập theo Quyết định số 42/QĐ-UBND ngày 17/8/1998 của UBND huyện. Thành phần Hội đồng gồm: Thủ Trưởng cơ quan (Chánh Văn phòng), cán bộ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và cán bộ các bộ phận có tài liệu chỉnh lý.
UBND huyện cũng đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó việc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được chính xác và hiệu quả hơn.
Nhìn chung, công tác xác định giá trị tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện đã tiến hành đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Trong khi đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
Ngoài ra, trong quá trình chỉnh lý tài liệu, một số tài liệu không có giá trị, bao hàm, trùng thừa, hết giá trị đã được thống kê và lập danh mục đề nghị Trung tâm lưu trữ thẩm tra và cho ý kiến tiêu hủy theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.