5. Bố cục của đề tài
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân lọai khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Yên Lập đã được chỉnh lý kịp thời và hoàn chỉnh; kết thúc mỗi năm công tác, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, cá nhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa trên phương án đã lựa chọn.
Tại UBND huyện Yên Lập, phương án được chọn để phân loại tài liệu lưu trữ ở Văn phòng HĐND – UBND là phương án Thời gian – Mặt hoạt động. Với phương án phân loại này được áp dụng bởi vì trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức của UBND huyện có thể thay đổi, hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau. Cho nên phương án này là phương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông theo từng mặt hoạt động và có khả năng tập trung thành hệ thống tài liệu về từng mặt công tác của đơn vị hình thành phông. Phương án này thống nhất dùng để phân loại phông lưu trữ của UBND huyện, tuy nhiên hàng năm cũng có thể bổ sung một số mặt hoạt động phát sinh trong năm.
Nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ do cán bộ lưu trữ chuyên trách đảm nhận. Sau khi thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận trong cơ quan đã hoặc chưa được lập hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ mới được cán bộ lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với những tài liệu đã lập hồ sơ) hoặc mới lập hồ sơ theo phương án đã chọn.