5. Bố cục của đề tài
2.2.8. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Kho Lưu trữ UBND huyện Yên Lập đã xây dựng được quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại Kho lưu trữ. Trong đó có quy định rõ trách nhiệm, và quyền của người cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu. Có rất nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, nhưng do yêu cầu của độc giả đối với việc sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa áp dụng các hình thức tổ chức sử dụng như lý thuyết đã học. Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopy hoặc sao y bản chính, không cho mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm việc hoặc đem đi công chứng thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích mượn tài liệu, các tài liệu cần mượn và thời gian sử dụng có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Văn phòng thì cán bộ lưu trữ mới cung cấp.
Thực tế ở Kho lưu trữ UBND huyện Yên Lập chỉ mới xây dựng được công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện chưa được thực hiện. Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện Yên Lập đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụ tra cứu khoa học và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này nhưng với lòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu được nhanh chóng. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ UBND huyện Yên Lập còn đơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụng không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm công tác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có nhu cầu.