Nếu mới sử dụng Excel, chúng ta sẽ sớm phát hiện ra rằng ứng dụng này không chỉ là một lưới để chúng ta nhập số vào các cột hay hàng. Chắc chắn chúng ta có thể sử dụng Excel để tìm tổng một cột hoặc một hàng số, nhưng chúng ta cũng có thể tính toán khoản thanh toán thế chấp, giải quyết các vấn đề về toán học hay kỹ thuật, tìm kiếm kịch bản tình huống tốt nhất dựa trên số biến mà mình đưa vào.
- Excel làm được điều này thông qua công thức trong các ô. Công thức sẽ thực hiện tính toán hoặc các hành động khác trên dữ liệu trong trang tính. Công thức luôn bắt đầu với dấu bằng (=), tiếp theo có thể là số, toán tử toán học (như dấu + hoặc - để cộng hoặc trừ) và các hàm Excel tích hợp có thể thực sự mở rộng khả năng của một công thức.
5.1.1. Các kiểu dữ liệu: Number, Date, Text
5.1.1.1. Kiểu Number(Kiểu số)
Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như +, -, *, /, (), . , = , $, %.
Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên ô các ký tự (###), lúc này ta chỉ cần nới rộng ô.
5.1.1.2. Kiểu Date (Ngày, tháng, năm)
Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút giây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tùy theo sự lựa chọn của chúng ta.
- Chọn cách thể hiện ngày tháng:
+ Nhấp chọn ô hiện hành (không cho xuất hiện con trỏ nhấp nháy). + Nhấn phải chuột chọn Format Cell…chọn Tab Number.
+ Trong khung Categorychọn chức năng Date
+ Nhấp vào mũi tên ( ) trong khung Locate(Location), để hiện lên danh sách và chọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác.
+ Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.
+ Nhấp OK để áp dụng. Xem hình minh họa sau:
- Chọn cách thể hiện giờ: nhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự như chọn ngày tháng.
Hình. 5.1. Dữ liệu kiểu Date (Ngày tháng)
5.1.1.3. Kiểu Text(Kiểu chuỗi)
Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và các phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệu trên bàn phím.
Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán.
Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi.
Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu nháy kép (” “).
Khi muốn thể hiện số dưới dạng ký tự, bạn nhập thêm dấu nháy đơn (‘) trước dữ liệu chuỗi dạng số.
5.1.2. Các phép toán và toán tử so sánh
5.1.2.1. Các phép toán: Cộng, trừ, nhân, chia, phần trăm, luỹ thừa.
Toán tử Ghi chú Ý nghĩa Ví dụ Kết quả
+ Dấu cộng Cộng 1+1 2
- Dấu trừ Trừ 7-2 5
* Dấu hoa thị Nhân 5*5 25
/ Dấu xuyệt trái Chia 10/5 2
% Dấu phần trăm Phần trăm 20% 0.2
5.1.2.2. Toán tử so sánh
Lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoc bằng, khác
Toán tử Ý nghĩa Giá trị A Giá trị B Ví dụ Kết quả
> Lớn hơn 5 10 A>B Sai
< Nhỏ hơn 5 10 A<B Đúng = Bằng 5 A=6 Sai >= Lớn hơn hoặc bằng 9 3 A>=B Đúng <= Nhỏ hơn hoặc bằng 9 3 A<=B Sai <> Khác 9 3 A<>B Đúng
5.1.3 Các loại địa chỉ tương đối, tuyệt đối
5.1.3.1. Địa chỉ tương đối
Là địa chỉ bị thay đổi khi chúng ta thực hiện copy công thức. Đây là địa
chỉ mặc định khi chúng ta lập công thức
Hình 5.2. Địa chỉ tương đối
Hình bên trên có 2 địa chỉ tương đối là B2 và C2 được sử đụng để tính điểm. Trong đó B2 xác định điểm Văn và C2 xác định điểm toán
Khi thực hiện sao chép công thức thì công thức tính số ngày ở cho người có STT 2 sẽ là B3 + C3. Như vậy thấy rằng địa chỉ đã bị thay đổi.
5.1.3.2. Địa chỉ tuyệtđối
Nếu như địa chỉ tương đối bị thay đổi khi sao chép công thức thì địa chỉ tuyệt đối luôn luôn cố định.
Để tạo địa chỉ tuyệt đối, chúng nhấn phím F4; lúc này sẽ có dấu ($) trước và sau số thứ tự cột. Hình bêndưới cho biết C2 là địa chỉ tuyệt đối $C$2
.
Hình 5.4. Địa chỉ tuyệt đối
Khi thực hiện sao chép công thức để tính cột kết quả cho người có STT 2 thì công thức lúc này sẽ là B2 + $C$2; nghĩa là B2 thành B3 (địa chỉ tương đối) nhưng $C$2 thì không thay đổi (địa chỉ tuyệt đối).
Hình 5.5. Địa chỉ tuyệt đối