5.9.1. Tạo mới một cơ sở dữ liệu
Excel thường được sử dụng như một kho lưu trữ dữ liệu, có người gọi thông tin lưu trữ trên Excel là cơ sở dữ liệu (database), lại có người gọi là danh sách (list). Cho dù tên gọi là gì đi nữa, Excel luôn là một nơi hữu ích để lưu trữ thông tin. Để tạo mới một cơ sở dữ liệu trong Excel ta cần xác định các yêu cầu sau:
- Excel xác định ranh giới CSDL căn cứ vào sự hiện diện các cột, hàng trống xung quanh CSDL. Do đó, CSDL không được chứa bất kỳ cột, hàng trống nào.
- Không cho phép có hàng trống giữa tiêu đề và hàng dữ liệu đầu tiên. - Các nhãn cột, tiêu đề nên có kiểu định dạng khác với hàng dữ liệu (thường sử dụng chữ đậmcho dễ quan sát).
5.9.2. Nhập dữ liệu
Để thực hiện nhập dữ liệu vào một bảng ta thực hiện như sau:
- Mở một Worksheet mới sau đó nhập tên các trường (Field) trên cùng một hàng.
- Nhập các mẩu tin đầu tiên ngay dưới hàng tên các trường.
5.9.3. Tìm kiếm, bóc tách cơ sở dữ liệu
5.9.3.1. Tìm kiếm cơ sở dữ liệu
Để tìm một mẩu tin nào đó của một cơ sở dữ liệu ta thực hiện như sau :
Bước 2: Chọn thẻ Home -->Form -> Xuất hiện hộp thoại:
Hình.5.35. Minh họa tìm kiếm
* Chú ý : Nếu nút Form chưa xuất hiện trên thẻ Home ta thực hiện lấy như sau : Bấm nút File --> Excel Options --> Customize Ribbon
Trong mục Choose commands from , ta chọn All Commands. Tìm bên dưới nút Form , sau đó bấm Add
Hình.5.36. Minh họa thêm nút Form
Khi đó trên thẻ Home ta sẽ thấy nút Form
Bước 3 : Kích vào nút Criteria. Sau đó nhập thông tin cần tìm kiếm vào hộp thoại chứa trường cần tìm. Ví dụ tìm nhân viên có tên là “Phạm Văn Công” sau đó kích vào nút Find Next khi đó toàn bộ thông tin liên quan tới người có tên Phạm Văn Côngsẽ được hiển thị.
Hình.5.37. Minh họa tìm theo tên
Sau khi kích vào nút Find Next ta được kết quả sau:
Hình.5.38. Kết quả tìm kiếm
5.9.3.1. Bóc tách cơ sở dữ liệu
Trong hàng ngàn mẩu tin ta thực hiện lọc ra các mẩu tin theo yêu cầu nào đó, ta thực hiện như sau:
Ví dụ:cho bảng CSDL sau
Bước 1: Đặt con trỏ vào CSDL cần lọc (hoặc bôi đen CSDL).
Bước 2: Chọn thẻ Data-->Filter . Khi đó hàng tiêu đề của CSDL sẽ xuất hiện nút lọcnhỏ:
Hình.5.39. Hình ảnh các nút lọc tại các cột
Bước 3: Kích chuột tại nút lọc của cột chứa điều kiện lọc (Ví dụ trường Hệ số lương)
Hình.5.40. Hình ảnh minh họa chọn cột lọc
- Chọn các điều kiện lọc ở các tùy chọn. Muốn lọc bằng theo giá trị nào thì kích tùy chọn, không muốn lọc giá trị nào thì hủy tùy chọn. Select All là hiển thị toàn bộ các giá trị lọc.
- Number Filter (Text Filter nếu lọc về chuỗi ký tự): Dùng các toán tử so sánh để lọc. Trong phần này gồm có các toán tử so sánh thể hiện như sau:
+ Equals…: Lọc bằng “=”
+ Do not Equal…: Lọc khác (không bằng) “<>” + Greater Than…: Lọc điều kiện lớn hơn “>”
+ Less Than…: Lọc nhỏ hơn “<”
+ Less Than or Equal to…: Lọc nhỏ hơn hoặc bằng “<=” + BetWeen: Lọc từ đâu đến đâu
- Ví dụ lọc ra những người có Hệ số lương từ 2.67 đến 3.99
Tại điều kiện lọc ta chọn Number Filters, chọn tiếp BetWeen khi đó xuất hiện hộp thoại, sau đó nhập thông tinnhư sau:
Hình.5.41. Hộp thoại Custom AutoFilter
Chúng ta nhập giá trị như hình trên sau đó OK ta sẽ được bảng kết quả sẽ gồm có các nhân viên có Hệ số lương từ 2.67 đến 3.99:
Hình.5.42. Kết quả sau khi lọc
Chú ý: Ta có thể sử dụng các ký tự đại diện trong khi xây dựng điều kiện tuỳ biến :
+ Sử dụng ký tự (*) để đại diện cho một tập hợp các ký tự.
+ Sử dụng ký tự (?) để đại diện cho một ký tự tại vị trí xuất hiện. - Huỷlọc: Chọn thẻ Data -->kích lại nút Filter
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài 1:
BẢNG LƯƠNG TRƯỜNG TUỆ TĨNH THÁNG 7/2016
STT Họ và tên Đơn vị Hệ số lương Lương
chính Thưởng Thành tiền 1 Lê Mỹ Hạnh Văn phòng 2.34
2 Nguyễn Anh Sơn Tự nhiên 1.78 3 Lê Thị Bách Diệp Xã hội 3.33 4 Bùi Thế Tùng Tự nhiên 2.67 5 Trần Bình Minh Văn phòng 4.55 6 Đinh Văn Huỳnh Tự nhiên 2.67 7 Lý Phương Nam Xã hội 3.66 8 Lưu Huyền Đức Xã hội 2.34 9 Nông Đức Bình Văn phòng 4.15 10 Hoàng Văn Mạnh Tài vụ 2.67 11 Nguyễn Thị Luyện Tài vụ 3.33 12 Hoàng Văn Quyến Tự nhiên 1.77
Yêu cầu:
1. Tạo bảng tính trên vào vị trí Sheet 1, cột STT nhập tự động, đổi tên sheet này thành BT2
2. Thực hiện tính các cột Lương chính, Thưởng, Thành tiền như sau: + Lương chính = Hệ số lương * 1150000
+ Thưởng: Thưởng cho mỗi người là 300000 + Thành tiền = Lương chính + Thưởng
Bài 2:
KẾT QUẢ THI MÔN TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ A
Stt Họ và tên Ngày sinh Giới
tính Điểm Tổng điểm Điểm trung bình Wo rd Ex ce l P o w er P o int 1 Lê Mỹ Hạnh 20/11/1992 Nữ 8 8 9 2 Nguyễn Anh Sơn 11/5/1986 Nam 8 8 7 3 Lê Thị Bách Diệp 5/7/1988 Nữ 9 5.5 5 4 Bùi Thế Tùng 6/8/1977 Nữ 7 6 5 5 Trần Bình Minh 2/10/1983 Nam 5.5 7 5 6 Đinh Văn Huỳnh 6/7/1989 Nam 7 8 6 7 Lý Phương Nam 14/7/1990 Nam 8 6.5 7 8 Lưu Huyền Đức 22/8/1983 Nam 9 6 8 9 Nông Đức Bình 9/4/1987 Nam 5 8 7 10 Hoàng Văn Mạnh 15/7/1987 Nữ 6 6.5 4 11 Nguyễn Thị Luyện 16/8/1986 Nữ 4.5 7 3 12 Hoàng Văn Quyến 22/4/1986 Nam 8 7 4 13 Lê Thị Trang 15/10/1991 Nữ 8 7.5 8 14 Vũ Mạnh Tiến 18/5/1987 Nam 7 8 6 15 Tạ Văn Thái 16/8/1987 Nam 5 2 7
Điểm lớn nhất Điểm nhỏ nhất
Yêu cầu:
1. Nhập nội dung bảng tính trên vào Sheet 1 2. Thực hiện tính các cột:
- Tổng điểm = Word*2 + Excel + Power Point
- Điểm trung bình: = Tổng điểm/4 (hoặc =(Word*2 + Excel + Power Point)/4)
Chú ý: Điểm trung bình lấy 2 chữ số thập phân.
3. Thực hiện tính cho các hàng Điểm lớn nhất, Điểm nhỏ nhất của các cột: Word, Excel, Power Point, Tổng điểm, Điểm trung bình
Bài 3:
BẢNG LƯƠNG TRƯỜNG TUỆ TĨNH THÁNG 7/2017
STT Họ và tên Đơn vị lươngHệ số Lương
chính
Tạm
ứng Thưởng Thực lĩnh
1 Lê Mỹ Hạnh Văn phòng 2.34 2 Nguyễn Anh Sơn Tự nhiên 1.78 3 Lê Thị Bách Diệp Xã hội 3.33 4 Bùi Thế Tùng Tự nhiên 2.67 5 Trần Bình Minh Văn phòng 4.55 6 Đinh Văn Huỳnh Tự nhiên 2.67 7 Lý Phương Nam Xã hội 3.66 8 Lưu Huyền Đức Xã hội 2.34 9 Nông Đức Bình Văn phòng 4.15 10 Hoàng Văn Mạnh Tài vụ 2.67 11 Nguyễn Thị Luyện Tài vụ 3.33 12 Hoàng Văn Quyến Tự nhiên 1.77 13 Lê Thị Trang Xã Hội 2.34 14 Vũ Mạnh Tiến Văn phòng 3.66 15 Tạ Văn Thái Tự nhiên 2.34
Tổng cộng Trung bình lương
Lương cao nhất Lương thấp nhất Yêu cầu:
1. Khởi động Excel -> Chọn font Time New Roman, cỡ 13
2. Tạo bảng tín trên vào vị trí Sheet 1, cột STT nhập tự động, đổi tên sheet này thành BT2
3. Thực hiện tính các cột Lương chính, Thưởng, Thành tiền như sau: + Lương chính = Hệ số lương * 1150000
+ Tạm ứng cho mỗi người là 500000
+ Thưởng: Thưởng cho mỗi người là 300000 + Thực lĩnh = Lương chính + Thưởng- Tạm ứng
BẢNG TÍNH TIỀN PHÒNG
Khách sạn Metropol
Stt Tên
Khách Loại Ngày đến Ngày đi ngày Số
ở
Đơn
giá
Thành
tiền Giảm Phải trả
1 Hương AT1 20/09/2010 13/11/2010 2 Lan BT1 03/10/2010 04/11/2010 3 Uyên AT3 24/09/2010 15/12/2010 4 Nhung BT3 12/10/2010 07/11/2010 5 Duyên AT3 01/09/2010 09/12/2010 6 Thư AT2 02/10/2010 28/12/2010 7 Ngọc BT3 27/09/2010 16/12/2010 8 Minh CT1 25/09/2010 11/11/2010 9 Hải BT1 10/08/2010 19/11/2010 10 Hương AT1 26/09/2010 20/11/2010 11 Hùng CT2 13/08/2010 04/11/2010 12 Tiến BT2 16/08/2010 09/12/2010 13 Vinh AT2 17/08/2010 06/12/2010 14 Huyền CT3 20/09/2010 07/11/2010 15 Bảo AT2 15/08/2010 09/11/2010 16 Thy BT2 15/08/2010 22/11/2010 Loại Giá AT1 600 AT2 550 AT3 500 BT1 450 BT2 400 BT3 350 CT1 300
7. Thực hiện tính cột Phải trả = thành tiền - giảm
8. Thực hiện tìm kiếm cơ sở dữ liệu tương ứng với Tên khách là “Hương” sử dụng loại phòng AT1.
9. Thực hiện lọc tất cả các khách hàng ở có số tuần >0 1. Mở file D:/BAI5/Bai5
2. Nhập bảng tính mẫu trên vào Sheet2 và đổi tên sheet thành Tiền phòng
3. Thực hiện tính cột Thời gian= ngày đi - ngày đến 4. Dựa vào bảng giá phòng để tính cột Đơn giá
5. Thực hiện tính cột Thành tiền = Đơn giá x Số ngày ở
6. Thực hiện tính cột Giảm biết: Nếu khách ở >90 ngày thì được giảm 8% của thành tiền; Nếu Thời gian (giờ) ở từ 60 đến 90 ngày thì được giảm 5% của thành tiền; Còn lại không được giảm
Bài 6
Đồ thị và in ấn