Việc triển khai hoạt động kinh doanh bán lẻ trực tuyến thực hiện theo các hướng dẫn đối với triển khai một dự án TMĐT, thường bao gồm 5 giai đoạn: Xác định mục tiêu; Xác định các kết quả cần đạt được; Danh sách các công việc cần thực hiện; Xác định nguồn lực triển khai; Kế hoạch thời gian triển khai.
2.1.6.a. Xác định mục tiêu
Các mục tiêu chủ yếu của việc triển khai kinh doanh bán lẻ trực tuyến bao gồm: - Thời gian;
- Phạm vi; - Chi phí;
2.1.6.b. Xác định các kết quả cần đạt được
Kết quả cần đạt của một hệ thống bán lẻ trực tuyến là đầu ra của việc phân tích nhu cầu hệ thống thông tin TMĐT bán lẻ trực tuyến, cần bao quát toàn bộ những thành tố của hệ thống này dựa trên mục tiêu triển khai đã được nhà bán lẻ trực tuyến xác định. Ngoài các mục
71 tiêu kinh doanh cần đạt được, doanh nghiệp cần phát triển danh sách chức năng hệ thống và
yêu cầu thông tin.
2.1.6.c. Lên danh sách công việc cần thực hiện
Các công việc cần thực hiện để triển khai hoạt động bán lẻ trực tuyến được xác định dựa trên cơ sở mô hình kinh doanh, các nguồn lực cần chuẩn bị, và các yếu tố liên quan đến hoạt động của hệ thống bán lẻ trực tuyến. Về cơ bản có thể phân chia thành 3 nhóm công việc: liên quan đến khởi tạo một doanh nghiệp, liên quan đến khởi tạo hệ thống TMĐT, và liên quan đến xây dựng website bán lẻ trực tuyến.
Các công việc khởi tạo doanh nghiệp bao gồm: - Quyết định hình thức pháp lý của doanh nghiệp; - Quyết định và đăng ký tên doanh nghiệp;
- Quyết định và đăng ký tên thương hiệu (nhãn hiệu hàng hóa); - Quyết định địa điểm;
- Huy động vốn;
- Làm thủ tục thành lập doanh nghiệp.
Các công việc liên quan đến khởi tạo hệ thống TMĐT gồm: - Quyết định và đăng ký tên miền (website bán hàng); - Lựa chọn phương án lưu trú web;
- Xây dựng hệ thống kỹ thuật (website bán hàng);
- Ký kết và tích hợp hệ thống với các nhà cung ứng hàng hóa (mua hàng trực tuyến); - Ký kết và tích hợp hệ thống với bên thứ ba trong thanh toán điện tử (tài khoản
thương nhân, tài khoản người bán…);
- Ký kết và tích hợp hệ thống với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển;
- Ký kết và tích hợp hệ thống với các đối tác dịch vụ khác (marketing, bảo hành, dịch vụ khách hàng…);
Các công việc liên quan đến xây dựng website bán lẻ trực tuyến gồm: - Xây dựng nội dung website;
- Thu thập hình ảnh của công ty và các sản phẩm; - Xử lý hình ảnh để đưa lên website;
- Xây dựng bố cục và giao diện website; - Kết nối Internet;
- Cài đặt máy chủ web (phần cứng); - Cài đặt phần mềm máy chủ;
- Cài đặt phần mềm quản lý nội dung;
- Phát triển nhân lực công ty để duy trì nội dung website; - Phát triển nhân lực công ty để duy trì dịch vụ website; - Xây dựng quy trình giao tiếp với khách hàng.
2.1.6.d. Xác định nguồn lực triển khai
Có thể sử dụng “mô hình ngôi sao” của học giả và nhà tư vấn người Mỹ Galbraith, Jay R. (Galbraith's Star Model of organizational design) để xác định các nguồn lực triển khai hệ
72 thống bán lẻ trực tuyến.
Jay Galbraith đã phát triển mô hình ngôi sao như một khuôn khổ thiết kế tổ chức. Mô hình đã sử dụng các chính sách thiết kế, hướng dẫn việc ra quyết định và hành vi của tổ chức. Mô hình có 5 thành phần bao gồm: Chiến lược; Cơ cấu tổ chức; Quy trình; Khen thưởng; Nhân lực.
(Galbraith & Jay R, 2010)
Chiến lược
Chiến lược xác định mục tiêu cần đạt được cũng như các giá trị và nhiệm vụ được theo đuổi, chiến lược đặt ra hướng cơ bản của công ty. Các chiến lược đặc biệt phân định các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, thị trường mục tiêu và đề xuất giá trị cho khách hàng. Chiến lược là thành phần đầu tiên của mô hình ngôi sao phải giải quyết. Chiến lược xác định các tiêu chí để chọn một cơ cấu tổ chức. Chiến lược cũng xác định cách thức tạo ra sự cân bằng tốt nhất giữa các lựa chọn thay thế..
Cấu trúc
Các đặc điểm của mô hình kinh doanh quyết định cấu trúc tổ chức tối ưu cho việc thực hiện nó. Các công ty cần xem xét xem mô hình kinh doanh cần một cấu trúc tổ chức phân quyền hay tập trung, bởi vì cấu trúc tổ chức sẽ xác định vị trí của quyền ra quyết định.
Quy trình
Mỗi mô hình kinh doanh đều cần những quy trình riêng. Những tác nghiệp vận hành hệ thống kinh doanh nên được tối giản và tự động hóa ở mức cao. Luồng thông tin và qui trình sẽ được quyết định dựa trên mô hình cơ cấu tổ chức, theo đó có thể có qui trình dọc hoặc quy trình ngang. Qui trình dọc phù hợp với những kế hoạch kinh doanh hoặc phân bổ ngân
Chiến lược Cơ cấu Nhân lực Chiến Qui trình Khen thưởng Hiệu quả Thông tin Động lực
Kỹ năng / Tư duy
Phương hướng
73 sách, tập trung quản lý để đảm bảo tính hiệu quả của tổ chức. Qui trình dọc cần sự hỗ trợ của hệ thống thông tin đa chiều. Qui trình ngang được thiết kế xung quanh quy trình làm việc, ví dụ như phát triển sản phẩm mới hoặc chấp nhận và thực hiện một đơn đặt hàng của khách hàng. Các quy trình ngang trở thành phương tiện chính để quản lý trong các tổ chức ngày nay. Quy trình ngang có thể được thực hiện theo nhiều cách, từ các mối liên hệ tự nguyện giữa các thành viên với các nhóm phức tạp và được giám sát chính thức.
Khen thưởng
Khen thưởng ảnh hưởng đến động lực của các thành viên tổ chức để làm cho mục tiêu của nhân viên phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Mỗi mô hình kinh doanh khác nhau đòi hỏi chế độ khen thưởng khác nhau. Mô hình kinh doanh tập trung vào sự chủ động của lực lượng bán hàng cá nhân thì hệ thống khen thưởng dựa trên doanh thu là phù hợp. Ngược lại, mô hình kinh doanh dựa trên đề xuât giá trị là một sự chăm sóc khách hàng nhiệt tình và chu dáo thì sẽ đòi hỏi khen thưởng liên quan trực tiếp đến sự tận tụy của nhân viên mà bớt tập trung vào doanh thu.
Nhân lực
Yếu tố nhân lực trong mô hình này là các chính sách nhân sự về tuyển dụng, tuyển chọn, luân chuyển, đào tạo và phát triển. Chính sách nhân sự - trong các kết hợp thích hợp - tạo ra tài năng theo yêu cầu của chiến lược và cấu trúc của tổ chức, tạo ra các kỹ năng và bộ óc cần thiết để thực hiện chiến lược đã chọn. Giống như các lựa chọn chính sách trong các yếu tố khác, các chính sách nhân sự hoạt động tốt nhất khi chúng phù hợp với các yếu tố khác của mô hình.
Chính sách nhân sự cũng tạo lập khả năng để tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược. Một số mô hình kinh doanh đòi hỏi nhân viên có óc tư duy đặc biệt nhưng một số mô hình khác thì không. Những mô hình kinh doanh đòi hòi những cơ chế cụ thể để mang sản phẩm tấn công thị trường sẽ cần đến những nhân viên “có tố chất diều hâu”, có tính chủ động, tư duy sáng tạo nhưng vẫn đáng tin cậy.
Tổng quan lại, 5 yếu tố của mô hình ngôi sao phải phù hợp để cho phép hoạt động hiệu quả. Bắt đầu từ định nghĩa chiến lược, chiến lược thúc đẩy cơ cấu tổ chức, quy trình dựa trên cấu trúc tổ chức, cấu trúc và quy trình xác định việc thực hiện các hệ thống khen thưởng
Quy trình dọc Quy trình ngang
74 và chính sách con người.
2.1.6.e. Kế hoạch thời gian triển khai
Việc lập kế hoạch thời gian triển khai hệ thống bán lẻ trực tuyến nhằm vào các mục đích cơ bản nêu sau đây:
- Cho biết trật tự thực hiện công việc; - Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc công việc; - Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ; - Áp đặt một kỷ luật lên dự án;
- Tăng cường ý thức tập thể;
- Thể hiện dùng tài nguyên từng giai đoạn;
- Cho phép xác định công việc chủ chốt / không chủ chốt.
Các bước lập kế hoạch thời gian triển khai hệ thống bán lẻ trực tuyến bao gồm: 1. Thiết lập các ràng buộc của dự án: thời gian, nhân lực, ngân sách;
2. Đánh giá bước đầu về các tham số của dự án: quy mô, độ phức tạp, nguồn lực; 3. Xác định các mốc thời gian trong thực hiện dự án và sản phẩm thu được ứng với
mỗi mốc thời gian;
4. Lên kế hoạch thời gian tổng thể.
Bảng 2. 5 Ví dụ về kế hoạch xây dựng website bán hàng
TT Nội dung công việc
Thời gian (tuần) bắt đầu từ tuần thứ…, năm…
Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8 1 Xây dựng nội dung website
2 Thu thập hình ảnh của công ty và các sản phẩm
3 Xử lý hình ảnh để đưa lên website 4 Xây dựng bố cục và giao diện website 5 Kết nối Internet
6 Cài đặt máy chủ web (phần cứng) 7 Cài đặt phần mềm máy chủ
8 Cài đặt phần mềm quản lý nội dung 9 Phát triển nhân lực công ty để duy trì nội
dung website
10 Phát triển nhân lực công ty để duy trì dịch vụ website
11 Xây dựng quy trình giao tiếp với khách hàng
75