Hệ thống sổ kế toán được sử dụng để thu nhận, hệ thống hóa toàn bộ thông tin về doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của DN là căn cứ để lập một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính.
Hệ thống sổ kế toán dùng để hạch toán của các doanh nghiệp phụ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Với mỗi hình thức kế toán có một hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, nội dung, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các loại sổ. Việc hạch toán doanh thu, chi phí
được thực hiện ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ và hạch toán kết quả kinh doanh chỉ bao gồm các nghiệp vụ kết chuyển, diễn ra vào thời điểm cuối kỳ kế toán. Theo thông tư 200 doanh nghiệp có thể tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trên cơ sở đảm bảo thông tin về giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống sổ kế toán theo các hình thức sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức Nhật ký – chứng từ - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký – Sổ Cái - Hình thức kế toán máy.
Hệ thống sổ kế toán của DN gồm hai loại:
- Sổ kế toán tổng hợp: nhằm cung cấp thông tin tổng hợp về từng đối tượng kế toán cụ thể. Mẫu sổ một phần ghi phụ thuộc vào sự lựa chọn hình thức kế toán của DN. - Sổ kế toán chi tiết: nhằm cung cấp thông tin chi tiết về từng đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý. Các sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết chi phí, sổ chi tiết kết quả kinh doanh.