toán theo mô hình này như sau:
- Bộ phận kế toán thanh toán: thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ kế toán về vốn bằng tiền và công nợ phải thu, phải trả, lập dự toán chi tiền.
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết tổng hợp sự biến động của vật tư hàng hóa, lập dự toán mua hàng, thực hiện thu thập thông tin chi tiết về vật tư hàng hóa, phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng vật tư, hàng hóa.
- Bộ phận kế toán tài sản, tiền lương: thực hiện nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp tài sản cố định, theo dõi các nghiệp vụ khấu hao và sửa chữa tài sản cố định, phân tích tình hình trang bị, huy động sử dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp, theo dõi thanh toán tiền lương cho người lao động, cung cấp tài liệu để lập dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, thu nhập các thông tin thực hiện về lao động, tiền lương, phân tích tình hình quản lý và sử dụng lao động.
- Bộ phận kế toán bán hàng: thực hiện nhiệm vụ lập dự toán doanh thu. Thực hiện ghi sổ kế toán chi tiết bán hàng, sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ kế toán chi tiết kết quả, lập báo cáo thu nhập thực, cung cấp thông tin cho quản trị chi phí, kết quả.
4.3.2. Giải pháp thứ hai, hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống chứng từkế toán kế toán
Hệ thống chứng từ là cơ sở quan trọng đầu tiên chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Chứng từ chính là cơ sở cho việc nhập số liệu vào máy tính.
Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính hệ thống chứng từ kế toán gồm 2 loại:
mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân do Nhà nước quy định thống nhất về mẫu mã, quy cách, chỉ tiêu và phương pháp lập.
- Hệ thống chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn chủ yếu là các chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty. Đối với những chứng từ này, Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu cơ bản, các công ty phải căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cụ thể để thay đổi các chỉ tiêu cho phù hợp.
Tại Công ty cổ phần Viglacera Hà Nội, nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ liên quan một cách trung thực, kịp thời và đầy đủ. Tuy nhiên, một số chứng từ ban đầu (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...) nhiều khi chưa ghi chép cẩn thận và ký nhận đầy đủ. Việc lập chứng từ ban đầu rất quan trọng, liên quan tới việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sau này. Vì vậy phòng tài chính kế toán nên có các biện pháp quản lý và kiểm tra chặt chẽ việc ghi chép các chứng từ ban đầu theo đúng quy định và đầy đủ nội dung để tạo điều kiện thuận lợi cho các bước hạch toán tiếp theo. Các chứng từ ban đầu phải được kiểm tra sát sao về nội dung, tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Mặt khác, chứng từ phải lưu giữ một cách cẩn thận và khoa học để thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu sau này khi có sai sót xảy ra. Dưới đây là một số kiến nghị cụ thể:
- Đối với chứng từ doanh thu: Trường hợp các hợp đồng chia nhiều kỳ thì sau khi phát hành hóa đơn cần phải photo một bản hợp đồng đính kèm làm cơ sở để kiểm tra, đối chiếu.
- Đối với chứng từ chi phí: khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hai hoặc nhiều bộ phận kế toán thì chứng từ gốc được lưu trữ tại bộ phận kế toán có nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra trước, bộ phận phát sinh sau lưu bản photo.
- Công ty có thể lập một số chứng từ kế toán phục vụ yêu cầu quản trị chi phí trong doanh nghiệp như:
Biểu 4.1:
ĐĂNG KÝ NHU CẦU VĂN PHÒNG PHẨM CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Ngày ….. tháng ….. năm Bộ phận
ST T
Tên VPP, CCDC Đơn vị tính Số lượng
….., ngày ….. tháng ….. năm …..
Biểu 4.2:
ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP VĂN PHÒNG PHẨM CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Ngày ….. tháng ….. năm Bộ phận
STT Tên VPP, CCDC Đơn vị tính Số lượng Được duyệt
….., ngày ….. tháng ….. năm …..
Người đề nghị Trưởng bộ phận Kế toán Giám đốc
Biểu 4.3:
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
Họ và tên:
Phòng ban: ... Số tiền tạm ứng: ... Số tiền đã chi: ...
TT Khoản chi Số tiền Số hóa đơn
Tổng
Chênh lệch:
Số tiền tạm ứng không chi hết: ... (Bằng chữ: ...) Số tiền chi quá số tạm ứng: ... (Bằng chữ:...)
….., ngày ….. tháng ….. năm …..