kinh doanh tại Công ty cổ phần Viglacera dưới góc độ kế toán quản trị
4.3.4.1. Hoàn thiện việc phân loại chi phí theo yêu cầu của kế toán quản trị
và theo công dụng kinh tế của chi phí (theo chế độ quy định để trình bày trên báo tài chính) mà không phân loại theo quan điểm về kế toán quản trị. Do đó, các nhà quản trị thường gặp khó khăn trong việc ra các quyết định kinh tế.
Để có được thông tin là cơ sở tổng hợp, lập các báo cáo sử dụng cho hoạt động quản trị đòi hỏi công ty phải phân biệt rõ ràng và nhận diện được cách phân loại chi phí. Trên mỗi góc độ nhà quản trị cần có thông tin khác nhau về chi phí sản xuất. Việc đa dạng hóa phân loại chi phí sản xuất trong Công ty cổ phần Viglacera là cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu của kế toán chi phí phục vụ nhà quản trị doanh nghiệp.
Để đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch, kiểm soát và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp, nhà quản trị cần phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí. Nếu nhà quản trị muốn có thông tin tối ưu để đưa ra quyết định sáng suốt trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Phần chênh lệch giữa doanh thu và biến phí được gọi là lãi trên biến phí (số dư đảm phí). Bằng cách phân loại này cho các nhà quản trị thấy được trong khoảng thời gian ngắn doanh nghiệp chưa cần trang bị thêm thiết bị thì định phí là đại lượng tương đối ổn định. Do đó muốn tối đa hóa lợi nhuận cần tối đa hóa lãi trên biến phí, đây là cơ sở quan trọng cho việc xem xét và đưa ra các quyết định liên quan đến chi phí - khối lượng - lợi nhuận và giá cả. Mặt khác, theo cách phân loại chi phí như vậy nhà quản trị có thể xác định được độ lớn đòn bẩy kinh doanh, doanh nghiệp nào có kết cấu chi phí với định phí cao sẽ có nhiều cơ hội đem lại lợi nhuận cao nhưng đồng thời đi liền với rủi ro kinh doanh lớn. Do đó công ty cần thiết kế một kết cấu chi phí hợp lý phù hợp với đặc điểm, định hướng phát triển của doanh nghiệp và thái độ của nhà quản trị về rủi ro kinh doanh.
Từ phân tích trên ta có thể phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí theo bảng phân loại sau:
Biểu 4.4:
BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ CỦA CHI PHÍ
Khoản mục chi phí TK Biến
phí Định phí Chi phí hỗn hợp Ghi chú 1. Giá vốn hàng bán 632 X 2. Chi phí NVL trực tiếp 621 X
3. Chi phí nhân công trực tiếp 622 X
4. Chi phí sản xuất chung 627 X
Chi phí nhân viên phân xưởng 627
1 X
Chi phí vật liệu 627
2 X
Chi phí dụng cụ sản xuất 627
3 X
Chi phí khấu hao TSCĐ 627
4 X
Chi phí dịch vụ mua ngoài 627
7 X
Chi phí khác bằng tiền 627
8 X
5. Chi phí bán hàng 641 X
Chi phí nhân viên bán hàng 6411 X
Chi phí vật liệu bao bì 641
2 X
Chi phí dụng cụ đồ dùng 641
3 X
Chi phí khấu hao TSCĐ 641
4 X
Chi phí dịch vụ mua ngoài 641
7 X
Chi phí bằng tiền khác 641
8 X
6. Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 X
1 Chi phí vật liệu quản lý 642
2 X
Chi phí đồ dùng văn phòng 642
3 X
Chi phí khấu hao TSCĐ 642
4 X
Thuế, phí, lệ phí 642
5 X
Chi phí dự phòng 642
6 X
Chi phí dịch vụ mua ngoài 642
7 X
Chi phí bằng tiền khác 642
8 X
4.3.4.2. Xây dựng định mức sản xuất kinh doanh
Các đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh của công ty cổ phần Viglacera Hà Nội có những ảnh hưởng nhất định đến kế toán ở công ty nói chung, kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh nói riêng. Có thể thấy được những ảnh hưởng trên những phương diện như sau:
Do có nhiều loại sản phẩm, dịch vụ, do nhiều bộ phận khác nhau đảm nhận sẽ chi phối tới việc tổ chức hạch toán chi tiết. Quá trình và kết quả kinh doanh của từng hoạt động, từng bộ phận phụ thuộc cụ thể sẽ chi phối tới việc phân loại chi phí, xác định đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành cũng như lựa chọn phương pháp tập hợp chi phí và phương pháp tính giá thành sản phẩm.
Mặt khác, tình hình tổ chức bộ máy kế toán, thống kê, nghiệp vụ, kế hoạch, mô hình tổ chức các bộ máy của các phòng ban chức năng trong công ty cũng ảnh hưởng đến việc thu nhận và truyền đạt thông tin từ hệ thống hạch toán ban đầu đến việc lập các báo cáo kế toán.
Bên cạnh đó, nhà quản trị doanh nghiệp chưa đưa ra các yêu cầu quản trị khoa học và có hệ thống, do đó ảnh hưởng đến việc tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp, đưa ra các quyết định kinh doanh khi cần thiết. Việc lập dự toán chủ yếu dựa trên các số liệu thu thập trong quá khứ của phòng kế toán, chưa có sự phối hợp với các phòng ban chức năng liên quan trong việc lập dự toán sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
Như vậy, xây dựng định mức kinh doanh là cơ sở để lập dự toán sản xuất kinh doanh, dự toán SXKD là những kế hoạch chi tiết chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực cho các hoạt động SXKD của DN một cách toàn diện và phối hợp, được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai, theo yêu cầu quản lý cụ thể của DN. Điều đó có ý nghĩa quan trọng đối với việc duy trì sự tồn tại và phát triển của DN trong điều kiện kinh doanh của cơ chế thị trường.
Thông thường dự toán SXKD được lập cho kỳ một năm phù hợp với năm tài chính của DN và được chia ra các quý, các tháng trong năm. Để việc lập dự toán được chính xác và có tính khả thi thì cuối tháng, cuối quý trước khi lập dự toán cho tháng, quý tiếp theo cần đánh giá tình hình thực hiện dự toán của tháng, quý đó, tìm ra những nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng, xác định các nhân tố kinh tế - xã hội (các nguyên nhân khách quan) sẽ tác động đến trong tương lai mà xác định mục tiêu cần vươn tới. Hàng năm, định mức sản xuất phải rà soát lại và điều chỉnh phù hợp với tay nghề, máy móc thiết bị và các chi phí đầu vào khác.
Việc lập dự toán SXKD được tiến hành bắt đầu từ việc xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật đối với từng phần việc cụ thể, sau đó tiến hành xây dựng định mức chi phí SXKD, cuối cùng là dự kiến chi tiết về các chỉ tiêu phù hợp với yêu cầu quản lý.
4.3.4.3. Lập dự toán chi phí, doanh thu
nghiệp, thông qua lập dự toán để đưa ra các mục tiêu về tiết kiệm chi phí, doanh thu cần đạt được trong kỳ và các bước để thực hiện mục tiêu đó.
Việc lập dự toán chi phí doanh thu được căn cứ theo yêu cầu của nhà quản lý nhưng nó có quan hệ với mục đích quản lý chung của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Tại Công ty cổ phần Vigracera Hà Nội nên lập các loại dự toán sau:
Dự toán tiêu thụ sản phẩm Dự toán chi phí mua hàng Dự toán hàng tồn kho
Dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý Dự toán lợi nhuận kinh doanh
Trong các loại dự toán trên thì dự toán tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trong, nó sẽ quyết định phần chi phí phát sinh trong kỳ, từ đó lập dự toán hàng tồn kho, dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý và xây dựng dự toán lợi nhuận kinh doanh trong kỳ. Dự toán tiêu thụ thường được lập cho cả niên độ và chia ra theo các quý.
Biểu 4.5:
DỰ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM Sản phẩm
Năm
Chỉ tiêu Các quý Cả năm
I II III IV
Số lượng sản phẩm Đơn giá bán
Để lập được dự toán chi phí tương ứng với khối lượng hàng tiêu thụ thì kế toán quản trị cần xây dựng định mức chi phí sản xuất kinh doanh hợp lý dựa vào số liệu cụ thể chi phí sản xuất kinh doanh kỳ trước, tình hình máy móc thiết bị, tình hình tiêu thụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh. Việc xây dựng định mức chi phí sản xuất phải trên cơ sở phân tích biến phí và định phí của quá trình sản xuất kinh doanh.
Sau khi lập dự toán doanh thu định kỳ, kế toán quản trị phải đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán, từ đó kịp thời phát hiện những biến động không đúng như dự toán, xác định nguyên nhân kiến nghị với nhà quản lý nhằm đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Căn cứ vào dự toán được thiết kế tiến hành giao dự toán cho các bộ phận, định kỳ hàng quý, tháng kế toán quản trị sẽ cùng đơn vị sử dụng dự toán sẽ đánh giá tình hình thực hiện trường hợp hoàn thành cần có biện pháp khích lệ bằng hình thức khen thưởng, trường hợp không hoàn thành tìm nguyên nhân, khắc phục kịp thời, nên có hình thức phạt trừ vào lương để nâng cao ý thức, trách nhiệm. Đồng thời, so sánh với cùng kỳ của các năm trước để phân tích và đánh giá.
Phân tích, đánh giá tình hình dự toán doanh thu phải chi tiết nhằm xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhóm sản phẩm, từng khu vực địa lý, từng thị trường… và phân tích điểm hòa vốn trên từng nhóm sản phẩm, từng sản phẩm để đưa ra chiến lược kinh doanh, tối đa hóa lợi nhuận.
Việc phân tích tình hình thực hiện dự toán doanh thu bán hàng thường được tiến hàng theo hai bước như sau: phân tích chung doanh thu bán hàng theo nhóm hàng, mặt hàng và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng.
Phân tích doanh thu bán hàng theo nhóm hàng, mặt hàng.
Phương pháp phân tích: sử dụng phương pháp so sánh để đánh giá sự tăng, giảm doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng, nhóm mặt hàng nhằm xác định doanh thu bán hàng theo kết cấu doanh thu đã được phân loại, xác định chính xác trọng
tâm kinh doanh của doanh nghiệp, thấy được sự biến động tăng giảm và xu hướng phát triển của chúng làm cơ sở cho việc hoạch định chiến lược đầu tư trong những mặt hàng, nhóm hàng kinh doanh của doanh nghiệp.
TT Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện So sánh Tiền Tỷ trọng (%) Tiền Tỷ trọng (%) Tiền Tỷ lệ Tỷ trọng (%) 1 2 3
4.3.4.4. Lập báo cáo kế toán quản trị về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh
Thông tin do kế toán cung cấp có thể thỏa mãn yêu cầu cụ thể của nhà quản trị về quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống báo các kế toán là phương tiện để cung cấp thông tin mà kế toán toán đã thu thập và xử lý. Để có thông tin đầy đủ, kịp thời chi tiết theo yêu cầu quản lý bên cạnh hệ thống báo cáo tài chính, công ty cần xây dựng hệ thống báo cáo quản trị khoa học và hợp lý. Trong đa số các báo cáo kế toán, kế toán quản trị nên trình bày cả thông tin thực hiện và thông tin về dự án tương ứng để đảm bảo so sánh những kết quả thực tế đạt được với dự toán, liệt kê được sự khác biệt nhằm giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch (dự toán). Khi thiết kế và soạn thảo các báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Các thông tin trên báo cáo phải được phân chia thành các chỉ tiêu phù hợp với các tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi tình huống quyết định khác nhau.
- Các dữ liệu trong báo cáo phải có quan hệ chặn chẽ, logic với nhau.
- Các số liệu thực tế, dự toán, định mức hoặc các mục tiêu định trước trong các báo cáo phải so sánh được với nhau để giúp các nhà quản trị doanh nghiệp sử dụng thông tin thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động.
- Hình thức kết cấu các báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin của mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể.
- Các chỉ tiêu trong báo cáo được phân bổ theo loại sản phẩm, mặt hàng, bộ phận kinh doanh...
Qua một số yêu cầu và điều kiện cụ thể ở doanh nghiệp nêu trên, một số mẫu báo cáo kế toán quản trị có thể được thiết kế như sau:
Biểu 4.6:
BÁO CÁO TỔNG HỢP HÀNG HÓA, THÀNH PHẨM TIÊU THỤ Tháng năm ST T Mã HH Tên HH, TP SL Đơn giá Tiền chưa thuế GTGT Thuế GTGT Số tiền thanh toán TỔNG CỘNG
Biểu 4.7:
BÁO CÁO CHI TIẾT HÀNG HÓA, THÀNH PHẨM TIÊU THỤ Tên hàng hóa:
Tháng năm Ngà
y
Chứng
từ TK ĐƯ SL Đơn giá
Tiền chưa thuế GTGT Thuế GTGT Số tiền thanh toán CỘNG
Báo cáo biểu 4.6 và 4.7, cho thấy được doanh thu tiêu thụ của từng sản phẩm, hàng hóa theo tháng.
Biểu 4.8:
BÁO CÁO KẾT QUẢ Tháng năm S
T T
Chỉ tiêu
Thực hiện Kế hoạch Chênh lệch
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
1 Doanh thu bán hàng 2 Biến phí
Chi phí bán hàng Chi phí QLDN 3 Lãi trên biến phí 4 Định phí
Định phí bán hàng Định phí QLDN 5 Lợi nhận trước thuế
Biểu 4.9:
BÁO CÁO KẾT QUẢ THEO LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
Chỉ tiêu Toàn doanh
nghiệp Hoạt động kinh doanh hàng hóa Hoạt động bán thành phẩm Hoạt động khác 1. Doanh thu 2. Biến phí 3. Lãi trên biến phí 4. Định phí Định phí bán hàng Định phí quản lý 5. Lợi nhận trước thuế
Báo cáo này, nhận thấy được lợi nhận của từng hoạt động (hàng hóa, thành phẩm, hoạt động khác).
Biểu 4.10:
BÁO CÁO CHI TIẾT KẾT QUẢ TIÊU THỤ
Ngày Chứng từ Nội dung Doanh thu Các khoản giảm trừ CPBH Lãi (lỗ) SL ĐG TT HH1 HH2 … CỘNG
Báo cáo này, đòi hỏi đơn vị mở tài khoản chi chiết, tính lãi (lỗ) chi tiết của từng mặt hàng.
Việc lập các báo cáo này, giúp cho đơn vị có các chính sách bán hàng, chiến lược kinh doanh phù hợp đối với từng loại sản phẩm, hàng hóa.