4.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
1 7
Sơ đồ 4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Sacombank - CN Long An
4.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Ban Giám đốc
❖
- Giám đốc chi nhánh: Là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm vể hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Tiếp nhận và hướng dẫn cán bộ, nhân viên của ngân hàng những nhiệm vụ của cấp trên bàn giao. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về những quyết định của mình. Có quyền sắp xếp, bổ nhiệm,
1 8
khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên của chi nhánh
ngân hàng do giám đốc
quản lý.
- Phó giám đốc: Hỗ trợ cho giám đốc, theo dõi hoạt động hằng ngày của
các phòng, xử lý những công việc có tính chất ngoài phạm vi của trưởng phòng.
❖Phòng kinh doanh
- Quản lý, thực hiện chỉ tiêu kinh doanh.
Nghiên cứu thị trường, đối thủ để phân tích, phân khúc khách hàng, nhu cầu thị hiếu nhằm thực hiện chiến lược kinh doanh phù hợp.
Xây dựng kế hoạch hành động theo định kỳ tuần, tháng, quý; theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất cho Ban lãnh đạo các biện pháp cải tiến, tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần.
Xây dựng và đầu mối tiếp nhận, thực hiện chỉ tiêu kinh doanh được giao; phân phối, theo dõi và báo cáo việc thực hiện của Chi nhánh và các Đơn vị trực thuộc.
Chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được giao, chất lượng hồ sơ cấp tín dụng và chất lượng sản phẩm dịch vụ cung cấp cho Khách hàng.
Hỗ trợ các Đơn vị trực thuộc Chi nhánh thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh. Quản lý trạng thái ngoại hối tại Chi nhánh theo quy định của Ngân hàng. Phản hồi các thông tin kịp thời và báo cáo định kỳ kết quả kinh doanh tại Chi nhánh cho Ban giám đốc Chi nhánh, các Phòng nghiệp vụ Ngân hàng theo quy định.
- Cung ứng sản phẩm dịch vụ và quản lý mối quan hệ với Khách hàng: Xây dựng, thực hiện kế hoạch tiếp thị Khách hàng; quản lý và hỗ trợ kênh phân phối (Phòng nghiệp vụ, Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm, Nhóm/Tổ tại đơn vị) nhằm thực hiện kế hoạch tiếp thị.
Triển khai thực hiện các chương trình, sự kiện quảng cáo các sản phẩm dịch vụ.
1 9
Hướng dẫn, giới thiệu, tư vấn Khách hàng về sản phẩm dịch vụ, về các giải pháp tài chính phù hợp.
Cung ứng các sản phẩm dịch vụ và quản lý hoạt động cung ứng toàn Chi nhánh theo quy định của Ngân hàng.
Thu thập, tổng hợp và phản hồi ý kiến nhằm cải tiến và phát triển các sản phẩm dịch vụ Ngân hàng.
Thực hiện công tác chăm sóc Khách hàng nhằm duy trì, phát triển mối quan hệ với khách hàng trong công tác kinh doanh; chịu trách nhiệm tiếp nhận, xử lý và phản hồi thông tin về các ý kiến đóng góp, khiếu nại, thắc mắc của Khách hàng.
- Thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế.
Hướng dẫn, giới thiệu và tư vấn sản phẩm dịch vụ thanh toán quốc tế phù hợp với nhu cầu Khách hàng.
Hướng dẫn Khách hàng chuẩn bị bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ, hợp lệ theo quy định.
Tiếp nhận và kiểm tra bộ hồ sơ thanh toán quốc tế do Khách hàng xuất trình; xử lý nghiệp vụ thanh toán quốc tế theo Mô hình thanh toán của ngân hàng.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ thanh toán quốc tế theo quy định. Báo cáo hoạt động thanh toán quốc tế tại Đơn vị.
- Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối.
Hướng dẫn, giới thiệu, tư vấn sản phẩm dịch vụ kinh doanh ngoại hối phù hợp với nhu cầu của Khách hàng.
Hướng dẫn Khách hàng chuẩn bị bộ hồ sơ kinh doanh ngoại hối, đầy đủ, hợp lệ theo quy định.
Tiếp nhận và kiểm tra bộ hồ sơ kinh doanh ngoại hối do Khách hàng xuất trình; xử lý nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối theo Mô hình thanh toán của Ngân hàng.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ kinh doanh ngoại hối theo quy định.
2 0
Báo cáo hoạt động kinh doanh ngoại hối tại Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
- Phân tích, thẩm định, đề xuất cấp tín dụng.
Xác minh tình hình thực tế về năng lực của Khách hàng có nhu cầu cấp tín dụng.
Nghiên cứu hồ sơ phương án vay vốn và thẩm định tài sản đảm bảo của Khách hàng.
Phân tích, thẩm định, đề xuất cấp tín dụng và các trường hợp cơ cấu lại các hồ sơ cấp tín dụng.
Thông báo quyết định cấp tín dụng hoặc không cấp tín dụng cho Khách hàng.
Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất cho Ban lãnh đạo các giải pháp nhằm tăng cường chất lượng lượng thẩm định; báo cáo và đánh giá chất lượng tín dụng cho toàn Chi nhánh.
Hướng dẩn, hỗ trợ các Đơn vị trực thuộc trong công tác thẩm định nhằm đảm bảo chất lượng tín dụng toàn Đơn vị.
- Chức năng khác.
Thông báo cho Khách hàng về việc sử dụng sản phẩm dịch vụ ngân hàng; hướng dẫn Khách hàng bổ túc hồ sơ, tài liệu để hoàn chỉnh hồ sơ.
Thực hiện hoàn chỉnh hồ sơ thông tin và dữ liệu Khách hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh và xử lý giao dịch; quản lý, lưu trữ và chịu trách nhiệm bảo mật hồ sơ thông tin Khách hàng, hồ sơ tài liệu đăng ký sử dụng sản phẩm dịch vụ của Khách hàng theo quy định của Ngân hàng và pháp luật.
Hỗ trợ, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ, triển khai chương trình tập huấn nghiệp vụ, sản phẩm dịch vụ, huấn luyện kỹ năng chăm sóc Khách hàng, kỹ năng bán hàng cho nhân viên tại Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
Thực hiện các công tác được phân công của Ban lãnh đạo. ❖ Phòng kiểm soát rủi ro
♦ Quản lý tín dụng
2 1
- Hỗ trợ công tác tín dụng.
Thực hiện các thủ tục bảo đảm tiền vay theo quy định.
Tham gia áp tải, quản chấp, theo dõi quá trình xuất nhập hàng hóa cầm cố tại các kho hàng nhằm đảm bảo an toàn tài sản cầm cố trong hoạt động cấp phát tín dụng của Ngân hàng.
- Kiểm soát tín dụng và triển khai phán quyết tín dụng
Kiểm soát hồ sơ cấp tín dụng và báo cáo kịp thời các vấn đề chưa đúng quy định (nếu có) cho Ban lãnh đạo Chi nhánh trước khi thực hiện triển khai phán quyết.
Hoàn chỉnh hồ sơ tín dụng đảm bảo đúng quy định, lập thủ tục và thực hiện chức năng giải ngân theo Mô hình triển khai phán quyết tín dụng của Ngân hàng: hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm, giấy nhận nợ; tiếp nhận bản chính giấy tờ sở hữu tài sản đảm bảo và các giấy tờ khác có liên quan; thiết lập các chứng từ giải ngân theo quy định Ngân hàng.
Kiểm tra định kỳ, đột xuất tình hình sử dụng vốn sau cho vay, tình hình tài sản đảm bảo đối với Khách hàng.
Lập thủ tục giải chấp tài sản đảm bảo: kiểm soát tình hình dư nợ trước khi thực hiện việc giải chấp; lập các chứng từ giải chấp cho Khách hàng theo quy định Ngân hàng; hoàn trả bản chính giấy tờ sở hữu tài sản đảm bảo cho Khách hàng.
Kiểm soát tính tuân thủ quá trình cấp phát tín dụng tại Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc; thực hiện công tác báo cáo tính tuân thủ và cảnh báo rủi ro tín dụng.
- Quản lý nợ.
Quản lý danh mục cho vay, bảo lãnh theo danh mục ngành nghề kinh doanh, loại hình cho vay, hạn mức tín dụng,...theo chính sách tín dụng của Ngân hàng; đề xuất biện pháp thích hợp để hạn chế rủi ro, nâng cao tính an toàn.
Thông báo nhắc nợ nội bộ cho các đơn vị thực hiện thu hồi nợ; theo dõi và báo cáo cho Ban lãnh đạo Chi nhánh tình hình diễn biến thu hồi nợ của Chi
2 2
nhánh và các Đơn vị trực thuộc nhằm kiểm soát chặc chẽ
tình hình nợ; đề xuất
các biện pháp giảm thiểu nợ xấu.
Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất về tình trạng nợ; danh mục cho vay và các báo cáo liên quan đến công tác quản lý nợ.
Lập kế hoạch nợ quá hạn, kế hoạch dự phòng rủi ro và theo dõi thực hiện. - Lưu trữ hồ sơ tín dụng.
Luu trữ bảo quản bản chính hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh, giấy nhận nợ, giấy gia hạn nợ và các giấy tờ có liên quan khác.
Tổ chức luu trữ toàn bộ các bản sau hồ sơ cấp tín dụng đang luu hành, đã tất toán và các hồ sơ đã từ chối cho vay để tham khảo cung cấp khi có yêu cầu.
♦ Quản lý rủi ro hoạt động
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tính tuân thủ trong hoạt động kế toán, thanh toán tại Chi nhánh và Đơn vị trực thuộc.
Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra tính tuân thủ trong thiết lập chứng từ kế toán, đề xuất các biện pháp xử lý các truờng hợp sai sót/sai phạm của nhân viên.
Tổ chức kiểm soát tính tuân thủ trong hoạt động thanh toán, xử lý giao dịch tại đơn vị và toàn Chi nhánh.
Tổ chức kiểm soát tính tuân thủ trong sử dụng, thanh toán chi phí điều hành, rủi ro thanh toán tại đơn vị và toàn Chi nhánh.
- Tổ chức công tác kiểm soát rủi ro trong hoạt động ngân quỹ
Tổ chức kiểm soát tính tuân thủ trong hoạt động an toàn kho quỹ, công tác điều hành thanh khoản, quy trình thu chi nội bộ và với Khách hàng tại đơn vị và toàn Chi nhánh.
Kiểm soát tính tuân thủ trong các hoạt động nạp/thay tiền vào hệ thống ATM nhằm đảm bảo an toàn tài sản Ngân hàng.
Kiểm soát tính tuân thủ trong công tác quản lý, giao nhận Thẻ/PIN, quản lý ACAP, quản lý hồ sơ TSĐB, các loại chìa khóa sử dụng trong Kho quỹ/dịch vụ ngân quỹ,.. .nhằm ngăn ngừa các sai phạm, rủi ro phát sinh.
2 3
Tổ chức kiểm soát tính tuân thủ trong hoạt động an toàn kho quỹ, quy trình thu chi nội bộ và với Khách hàng tại đơn vị và toàn Chi nhánh.
- Tổ chức công tác kiểm soát rủi ro các hoạt động khác trong toàn Chi nhánh
Triển khai việc thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro trong tác nghiệp của nhân viên theo các quy định hiện hành của Ngân hàng.
Cảnh báo các rủi ro trong hoạt động có thể ảnh huởng đến an toàn tài sản Ngân hàng (an ninh, PCCC,...); ảnh huởng đến uy tính, thuơng hiêu của Ngân hàng.
Quản lý và bảo mật USER đăng nhập vào hệ thống, kiểm tra giám sát việc thực hiện của cán bộ nhân viên nhằm đảm bảo an toàn, phòng tránh rủi ro lạm dụng.
Thực hiện chức năng kiểm soát và cảnh báo rủi ro hoạt động, rủi ro thanh toán, các rủi ro về đạo đức nghề nghiệp,.. .tại Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
Kịp thời thông báo, cảnh báo các hiện tuợng rủi ro hoặc có thể gây rủi ro hoạt động trên cơ sở các thông tin nội bộ hoặc thông tin bên ngoài.
Đầu mối xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện các chuơng trình tự kiểm tra, chấn chỉnh.
Đầu mối tiếp nhận các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra và thực hiện xử lý theo quy định Ngân hàng.
Báo cáo các vấn đề rủi ro, bất cập trong hoạt động; đề xuất giải pháp kiểm soát, phòng ngừa.
❖Phòng Kế toán và Quỹ. - Xử lý giao dịch.
Thực hiện các nghiệp vụ huy động tiền gửi và các dịch vụ khác có liên quan đến giao dịch tài khoản.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tiền vay.
Thực hiện các nghiệp vụ chuyển tiền nhanh nội địa, chi trả kiều hối và chi trả chuyển tiền phi mậu dịch.
2 4
Thực hiện thu đổi ngoại tệ tiền mặt, séc du lịch và thanh toán các loại thẻ quốc tế.
Thực hiện các nghiệp vụ về thẻ Sacombank.
Thực hiện các tác nghiệp liên quan đến vốn cổ phần.
Thu chi tiền mặt phục vụ giao dịch Khách hang và giao dịch nội bộ theo quy định Ngân hang.
Lập các chứng từ kế toán có liên quan đến các tác nghiệp do Phòng đảm trách.
Quản lý các loại sao kê tiền gửi, tiền vay, ngoại bảng,.. .của Khách hang. Thực hiện xử lý giao dịch các nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối theo quy định.
- Nghiệp vụ kho quỹ.
Thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.
Thực hiện thu chi tiền mặt, ngoại tệ, vàng, tài sản quý và giấy tờ có giá trong nội bộ và với Khách hàng đảm bảo tuân thủ theo quy định. Tạm ứng quỹ, thanh toán tạm ứng với các quỹ phụ và các Đơn vị trực thuộc theo quy định.
Kiểm đếm, phân loại, đóng bó tiền, kiểm kê theo quy định.
Tổ chức thực hiện công tác kiểm đếm, phân loại, đóng bó tiền theo quy định. Thực hiện công tác kiểm kê tiền quỹ hang ngày, định kỳ và đột xuất. Thực hiện giao nhận, vận chuyển, bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.
Thực hiện việc giao nhận, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Tổ chức thực hiện công tác dự trữ, bảo quản, xuất nhập tiền mặt, tài sản quý, hồ sơ tài sản đảm bảo, ấn chỉ quan trọng, giấy tờ có giá trong kho, bảo quản khuôn dấu.. .theo quy định Ngân hang. Thực hiện mở và ghi chép sổ sách kho quỹ.
Quản lý và sử dụng bộ chìa khóa, ra vào kho tiền theo quy định.
Tổ chức quản lý và thực hiện chế độ sử dụng, bảo quản bộ chìa khóa kho tiền, két sắt thuộc kho quỹ, các loại chìa khóa sử dụng trong các hoạt động liên
2 5
quan dịch vụ và ngân quỹ theo quy định Ngân hàng. Tuân
thủ chế độ ra vào
kho tiền, quầy giao dịch tiền mặt theo nội quy, quy định
của Ngân hàng. Thực
hiện các công tác nhằm đảm bảo tuyệt đối an toàn kho quỹ.
- Quản lý công tác kế toán.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán chi phí điều hành, kế toán điều chuyển vốn, kế toán liên hàng theo Mô hình kế toán của Ngân hàng.
Quản lý điều hành thanh khoản toàn Chi nhánh.
Huớng dẫn, kiểm tra hoạt động kế toán, hoạt động ngân quỹ tại Chi nhánh và Phòng giao dịch.
Tổ chức quản lý và thực hiện kịp thời chính xác các loại sổ sách kế toán theo quy định Ngân hàng và phát sinh tại Đơn vị và toàn Chi nhánh.
Thực hiện công tác hậu kiểm, luu trữ và bảo quản kho chứng từ kế toán, kho hồ sơ tài liệu theo quy định.
Tổng hợp kế hoạch kinh doanh, tài chính hàng tháng, năm của toàn Chi nhánh; theo dõi tổng hợp các phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch theo định kỳ của Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc; thực hiện báo cáo các số liệu hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu.
- Quản lý công tác hành chánh.
Công tác hành chánh: Tiếp nhận, phân phối, phát hành và luu trữ văn thu. Đảm nhận công tác hậu cần, lễ tân của Đơn vị. Đảm nhận công tác vệ sinh, mỹ quan bên trong và ngoài Chi nhánh. Thực hiện mua sắm, tiếp nhận, quản lý, phân phối tất cả các loại tài sản, vật phẩm liên quan đến hoạt động tại toàn Chi nhánh. Quản lý, bảo quản, sửa chữa tài sản, công cụ lao động, cơ sở hạ tầng, tổ chức kiểm kê tài sản của Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc, tìm kiếm mặt bằng phục vụ công tác mở rộng mạng luới. Theo dõi và thực hiện sử dụng chi phí điều hành, ngân sách theo kế hoạch đã đuợc duyệt. Thực hiện công tác đối ngoại, các chuơng trình, hoạt động nhằm quản bá và phát triển thuơng hiệu của Chi nhánh tại địa phuơng. Chịu trách nhiệm tổ chức và theo dõi kiểm tra công tác áp tải tiền, bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy và đảm bào tuyệt đối an toàn cơ sở vật chất trong và ngoài giờ làm việc.
2 6
Công tác nhân sự: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự hàng năm, phối hợp với Phòng chức năng quản lý nhân sự tại Hội sở trong việc tuyển dụng.