8 Đo lường, phân tích và cải tiến 1 Khái quát
8.5.3 Hành động phòng ngừa
TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu 8 Đo lường, phân tích và cải tiến
8.5 Cải tiến
8.5.3 Hành động phòng ngừa
Tổ chức phải xác định hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng. Các hành động phòng ngừa được tiến hành phải tương ứng với tác động của các vấn đề tiềm ẩn.
Phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định các yêu cầu đối với
a) việc xác định sự không phù hợp tiềm ẩn và các nguyên nhân của chúng,
b) việc đánh giá nhu cầu thực hiện các hành động để phòng ngừa việc xuất hiện sự không phù hợp,
c) việc xác định và thực hiện các hành động cần thiết,
d) hồ sơ các kết quả của hành động được thực hiện (xem 4.2.4), và e) việc xem xét hiệu lực của các hành động phòng ngừa đã thực hiện.
Chính quyền địa phương cần có thủ tục và q trình dạng văn bản (xem 8.5.2) để ngăn ngừa việc xảy ra sự không phù hợp tiềm ẩn với các yêu cầu của khách hàng/công dân. Thủ tục và quá trình này thường là kết quả của việc nhận biết sự không phù hợp tiềm ẩn chưa xảy ra, cũng như việc phân tích nguyên nhân và rủi ro liên quan. Hành động phịng ngừa có thể dẫn đến việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng và các q trình của chính quyền địa phương.
Thơng tin đầu vào thường gồm:
- phân tích dữ liệu (xem 8.4) và xu hướng của nó, - các chỉ số thực hiện của nhân viên hành chính, - mức độ đạt được các mục tiêu chất lượng,
- phân tích các chi phí liên quan đến việc đạt được các mục tiêu chất lượng, - khảo sát sự hài lịng của khách hàng/cơng dân và các bên quan tâm khác, - sự tương tác (gồm cả đối sánh chuẩn) với chính quyền địa phương khác, và - kết quả các cuộc đánh giá và xem xét của lãnh đạo.
Hành động này là kết quả quá trình hành động phòng ngừa cần được lập thành văn bản và những người thích hợp trong khu vực của tổ chức cần được thông báo.
Các bài học kinh nghiệm từ q trình hành động phịng ngừa cần được xem xét, các bộ phận chức năng và các cấp thích hợp trong tồn bộ chính quyền địa phương cần được thơng báo.
Phụ lục A
(tham khảo)