Đảm bảo tính pháp lý là điều kiện cơ bản điều tiên và tiên quyết trong những chỉ tiêu có sức ảnh hưởng tới sự thành bại của tổ chức khi tham gia dự thầu. Chính vì lý do đó, cơng tác lập hồ sơ dự thầu u cầu nhà thầu phải hết sức cẩn trọng, tỷ mỷ, chặt chẽ, logic và chính xác.
Khi mở thầu CĐT sẽ đánh giá sơ bộ để loại bỏ những HSDT không đáp ứng yêu cầu quan trọng thơng qua việc kiểm tra tính hợp lệ của HSDT đã nêu trong HSMT:
- Có bản gốc HSDT
- Có đơn dự thầu, đơn đề xuất kỹ thuật, tài chính thuộc HSDT được người đại diện pháp luật của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có). Đối với trường hợp nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do người đại diện pháp luật của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc của thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu đã được sự thống nhất, phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh các bên đã ký kết;
- Thời gian thực hiện tồn bộ cơng việc của gói thầu được đưa ra trong đơn dự thầu phải tương ứng với đề xuất về biện pháp kỹ thuật và thỏa mãn yêu cầu nêu trong HSMT.
- Thời hạn có hiệu lực của HSDT thỏa mãn yêu cầu trong HSMT;
- Có bảo đảm dự thầu với giá trị và thời hạn hiệu lực đáp ứng yêu cầu. Đối với trường hợp quy định nhà thầu nộp bảo đảm dự thầu bằng hình thức nộp thư bảo lãnh. Thì thư bảo lãnh của nhà thầu phải được đại diện pháp luật của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam ký tên, đóng dấu với giá trị và thời hạn có hiệu lực, tên của đơn vị thụ hưởng (Bên mời thầu) theo quy định;
- Nhà thầu khơng được có tên ở hai hay nhiều HSDT với tư cách là nhà thầu chính (kể cả là nhà thầu độc lập hay thành viên trong liên danh). Trường hợp, dự án chia
thành nhiều phần độc lập thì nhà thầu cũng khơng được có tên trong hai hay nhiều HSDT với tư cách là nhà thầu chính tương ứng với phần mà nhà thầu tham dự thầu.
- Có văn bản thỏa thuận liên danh được đại diện pháp luật của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) và trong văn bản thỏa thuận liên danh đó phải nêu cụ thể nội dung cơng việc rõ ràng và ước chừng tỷ lệ % giá trị tương xứng mà từng thành viên trong liên danh đảm nhận.
- Cung cấp đầy đủ các loại giấy tờ, tài liệu hợp lệ theo yêu cầu của HSMT như: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập, giấy ủy quyền, …
- Nhà thầu có HSDT hợp lệ được xem xét, đánh giá trong các bước tiếp theo.