Là đơn vị mới thành lập kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp công ty TNHH Richcom tập trung chủ yếu vào cung cấp các mặt hàng nông nghiệp các sản phẩm như hạt điều, hạt mè, hạt ca cao, lúa mì, cám mì, đậu nành,... là các mặt hàng mang tính chất phổ biến cho đến các mặt hàng phân khúc hẹp như hạt cassia, nhựa thiên nhiên,... Bên cạnh các mặt hàng nông sản thô, Richcom còn có những mặt hàng tự chế biến mang thương hiệu Rich Nuts như đều rang, hạt macca,... cung cấp cho thị trường trong nước.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Richcom:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty (Nguồn công ty)
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
❖ Giám đốc
- Chịu trách nhiệm sử dụng, quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản của công ty. Tận dụng mọi nguồn lực của đơn vị một cách tối ưu.
- Xây dựng, điều hành và quản lý việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và chính sách kinh doanh của công ty, bảo đảm hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
- Thực hiện và quản lý công tác bán hàng và công nợ theo từng loại khách hàng và cho từng cách phân phối khác nhau trong phạm vi kinh doanh.
- Tổ chức hoạt động kế toán theo quy định của công ty. - Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên tại chi nhánh.
- Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chánh tại chi nhánh. Báo cáo kịp thời về tổng công ty
- Quản lý toàn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên chi nhánh theo chính sách thủ tục nhân sự của công ty.
- Thực hiện theo mục tiêu doanh thu của tổng công ty với chi nhánh, định kỳ hàng tháng báo cáo việc thực hiện.
- Được quyền cho nghỉ phép, nghỉ việc,.. đối với toàn bộ nhân viên chi nhánh. - Ký duyệt các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh theo kế trên cơ sở bảo đảm hợp lý và hiệu quả kinh tế, chi tiết được hợp thức hoá sau đó.
- Ký các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ như: Báo cáo tình hình hoạt động, báo cáo Kế hoạch, xem xét Đơn đặt hàng, Bảng báo giá, Đề nghị mua bán,... tại công ty chi nhánh.
hoàn toàn chịu trách nhiệm về hậu quả xảy ra.
- Có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan hỗ trợ cũng như phối hợp thực hiện nhiệm vụ của Đơn vị mình một cách hiệu quả.
❖ Bộ phận bán hàng
- Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu giám đốc đưa ra. - Tham mưu đề xuất cho giám đốc để xử lý các công tác có liên quan đến họat động kinh doanh của công ty.
- Chăm sóc, duy trì mối quan hệ với khách hàng. - Lên hoạch bán hàng và hoàn thành doanh số cam kết.
- Tìm kiếm, khai thác khách hàng mới, chăm sóc, duy trì quan hệ khách hàng công ty.
- Thiết lập và cập nhật hệ thống dữ liệu khách hàng. - Theo dõi tiến độ hợp đồng và công nợ.
- So sánh đối chiếu doanh thu thực tế với doanh thu theo chỉ tiêu. Tìm ra nguyên nhân tăng giảm doanh thu so với kế họach đưa ra hướng khắc phục kịp thời.
❖ Bộ phận kinh doanh
- Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi, phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh.
- Quản trị hàng hóa. Nhập xuất hàng hóa, điều phối hàng hóa, đặt hàng.
- Theo dõi hàng hóa xuất nhập, điều phối hàng trong tuần, tháng. Lập sổ sách theo dõi số lượng tồn.
- Tìm kiếm khách hàng, đơn vị, công ty, lập danh sách khách hàng tiềm năng. - Thu thập thông tin doanh nghiệp. Bảo đảm hoàn thành chỉ tiêu và theo yêu cầu của công ty.
- Có khả năng giới thiệu, thuyết phục khách hàng và chốt hợp đồng.
❖ Bộ phận kế toán
- Tham mưu cho ban giám đốc công ty về các hoạt động quản lý tài chính. - Giám sát mọi vấn đề trong việc thu, chi tài chính của đơn vị, tổ chức quản lý tình hình công nợ, vật tư, tiền vốn nhằm báo cáo kịp thời những biến động về tài chính, đảm bảo cân đối nguồn vốn.
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán, mở sổ tổng hợp, chi tiết theo dõi mọi hoạt động SXKD của đơn vị.
- Lập và nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế toán kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty và các cơ quan quản lý của nhà nước.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Richcom
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán (Nguồn công ty)
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
❖ Kế toán tổng hợp
Phản ánh chính xác, trung thực và kịp thời toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty, cuối tháng tổng hợp số liệu, lập bảng phân phối tiền lương, tính toán và trích các khoản theo chế độ như: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tính doanh thu và xác định kết qủa hoạt động kinh doanh, báo cáo thuế, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh tài chính lên kế toán trưởng duyệt. Do quy mô hoạt động nhỏ nên kế toán tổng hợp phải kiêm việc kê khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng.
Theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào, thuế thu nhập doanh nghiệp đối với nhà nước. Đồng thời lập báo cáo về tình hình hoạt động của công ty.
❖ Ke toán thanh toán
Theo dõi việc thu chi tiền mặt, tiền ngân hàng, các khoản tạm ứng, các khoản phải thu, theo dõi việc thanh toán công nợ của khách hàng cũng như việc thanh toán của Công ty để phản ánh tổng hợp và chi tiết về tình hình công nợ của Công ty.
❖ Thủ quỹ
Kiểm tra sự hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi trước khi làm thủ tục thu chi tiền. Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để lập báo cáo quỹ tiền mặt, tiền vay, đối chiếu, kiểm tra thực tế với kế toán thanh toán. Quản lý các chứng từ có liên quan đến thu chi và có trách nhiệm lưu trữ các chứng từ đó.
Để phù hợp với quy mô hoạt động cho nên công ty thực hiện giảm bộ máy nhân sự, do vậy không có kế toán tiền lương. Công việc tính lương được giao cho phòng hành chính theo dõi và lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương. Cuối tháng tổng hợp tất cả các bảng chấm công của các phòng ban lập bảng lương sau đó chuyển về phòng kế toán để thanh toán các khoản cho người lao động.
2.1.5 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH Richcom
2.1.5.1 Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức kế toán: công ty chọn hình thức “Nhật Ký Chung”. Hình thức ghi sổ này đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác dữ liệu, số liệu cần thiết cho quản lý và phân tích sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán nhật kí chung (Nguồn công ty)
Ghi chú:
► Ghi hằng ngày
<-—> Đối chiếu
► Cuối tháng, định kỳ.
Trình tự ghi sô:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký chung kế toán ghi vào các sổ chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản hình thức kế toán nhật ký chung: là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Bên cạnh đó, hình thức này cũng có ưu và nhược điểm như sau.
Ưu điểm là có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tượng kế toán ở mọi thời điểm.Vì vậy kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
Nhược điểm là việc ghi vào sổ sách kế toán thì lượng ghi chép số liệu, thông tin tương đối nhiều và một số nghiệp vụ bị trùng lắp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ cái.
2.1.5.2 Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty là phần mềm kế toán
Sơ đồ 2.4: Phần mềm kế toán sử dụng tại công ty (Nguồn công ty)
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay
2.1.5.3 Chuẩn mực và chính sách kế toán áp dụng
- Hệ thống tài khoản kế toán: Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và có hiệu lực vào ngày 01/01/2015.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ kế toán là đồng Việt Nam, cũng là đơn vị tiền tệ được sử dụng cho mục đích lập và trình bày Báo cáo tài chính.
- Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán TSCĐ: khấu hao đường thẳng. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
2.2. Thực tế công việc kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Richcom
2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được.
a. Quy trình thực hiện công việc
(Nguồn công ty)
Mô tả quy trình:
Bộ phận Kinh doanh tiếp nhận đặt hàng từ khách hàng thông qua điện thoại hoặc đơn đặt hàng. Sau khi xem xét và tiến hành thành lập 2 bản hợp đồng kinh tế, một bản lưu tại phòng kinh doanh một bản hợp đồng cùng với đơn đặt hàng chuyển giao cho ban giám đốc xem xét và ký duyệt. Một bản hợp đồng sẽ được giao cho khách hàng, đơn đặt hàng sẽ chuyển cho thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng cần cung cấp, tiến hành xuất kho
và lập phiếu xuất kho (2 liên), một liên lưu tại kho, còn một liên giao cho kế toán.
Kế toán tiếp nhận phiếu xuất kho và lập hóa đơn GTGT (3liên), sau đó, chuyển sang cho thủ quỹ 1 liên, khách hàng 1 liên và lưu tại bộ phận 1 liên. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn kế toán hoạch toán vào sổ sách liên quan.
b. Phương pháp kế toán:
• Chứng từ kế toán sử dụng:
- Chứng từ gốc: + Hoá đơn GTGT + Hợp đồng kinh tế + Phiếu xuất kho + Phiếu đặt hàng + Giấy báo có - Chứng từ ghi sổ:
+ Phiếu thu + Ủy nhiệm thu
• Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 511: Doanh Thu bán hàng
+ Tài khoản chi tiết 5111: Doanh thu bán hàng hóa + Tài khoản chi tiết 5112: Doanh thu bán các thành phẩm + Tài khoản chi tiết 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + Tài khoản chi tiết 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
+ Tài khoản chi tiết 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư + Tài khoản chi tiết 5118: Doanh thu khác
• Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ nhật kí chung - Sổ cái 511 - Sổ chi tiết 5111
• Quy trình ghi sô:
c. Ví dụ minh họa:
Nghiệp vụ 1: Ngày 10/10/2017 công ty bán cám mì cho công ty cổ phần xử lý môi trường Việt Nam với số tiền 113.995.400đ theo hoá đơn GTGT số 0000048, theo bảng kê phiếu xuất kho số 058, chưa thu tiền khách hàng.
- Chứng từ kế toán:
+ Hoá đơn GTGT số 00000048 (Phụ lục số 1 trang 1) - Sổ sách:
+ Sổ cái TK 511 (Phụ lục số 2 trang 2) + Sổ chi tiết 5111 (Phục lục số 2 trang 3) - Kế toán định khoản:
+ Nợ TK 1311 113.995.400
Có TK 5111 113.995.400
Nghiệp vụ 2: Ngày 23/10/2017 Bán hạt đậu nành cho công ty CP Domenal với giá bán là 4.826.138.000đ theo hóa đơn GTGT số 0000050, theo bảng kê phiếu xuất số 060. Chưa thu tiền khách hàng.
- Chứng từ kế toán:
+ Hoá đơn GTGT bán ra số 0000050 (Phụ lục số 1 trang 2) - Sổ sách:
+ Sổ nhật kí chung (Phụ lục số 2 trang 1) + Sổ cái TK 511 (Phụ lục số 2 trang 2 ) + Sổ chi tiết 5111 (Phục lục số 2 trang 3) - Kế toán định khoản:
+ Nợ TK 1311 4.826.138.000
Có TK 511 4.826.138.000
Nghiên vụ 3: Ngày 03/11/2017 Bán cám mì cho công ty thương mại phát triển TTK với giá bán là 121.641.800đ theo hóa đơn GTGT số 0000055, theo bảng kê phiếu xuất số. Chưa thu tiền khách hàng.
- Chứng từ kế toán:
+ Hoá đơn GTGT số 0000055 (Phụ lục 1 trang 3) - Sổ sách:
+ Sổ nhật kí chung (Phụ lục số 2 trang 1) + Sổ cái TK 511 (Phụ lục số 2 trang 2) + Sổ chi tiết 5111 (Phục lục số 2 trang 3) - Kế toán định khoản:
+ Nợ TK 1311 121.641.800
Có TK 511 121.641.800
Nghiêp vụ 4: Ngày 07/11/2017 Bán cám mì cho công ty cổ phần MB Khải Minh với giá bán là 212.314.000đ theo hóa đơn GTGT số 0000057, theo bảng kê phiếu xuất số 065. Chưa thu tiền khách hàng.
- Chứng từ kế toán:
+ Hoá đơn GTGT số 0000057 (Phụ lục số 1 trang 4) - Sổ sách:
+ Sổ nhật kí chung (Phụ lục số 2 trang 1) + Sổ cái TK 511 (Phụ lục số 2 trang 2) + Sổ chi tiết 5111 (Phục lục số 2 trang 3) - Kế toán định khoản:
+ Nợ TK 1311 212.314.000
Có TK 511: 212.314.000
Nghiệp vụ 5: Ngày 31/12/2017 kế toán kết chuyển doanh thu quý IV theo phiếu tự động 53 với số tiền là 173.100.921.642đ
- Chứng từ kế toán:
+ Phiếu tự động số 53 (Phụ lục số 1 trang 5) - Sổ sách:
+ Sổ cái TK 511 (Phụ lục số 2 trang 2) + Sổ chi tiết 5111 (Phục lục số 2 trang 3)