Khái niệm: Chi phí QLDN là các chi phí có liên quan tới toàn bộ hoạt động quản lý điều hành chung của doanh nghiệp, bao gồm: chi phí hành chính, chi phí tổ chức, chi phí văn phòng.
Ý nghĩa:
Công tác chi phí QLDN đóng vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp, nó giúp xác định các khoản chi phí phục vụ cho việc quản lý; phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản chi phí phát sinh; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi phí. Từ đó xác định chính xác thu nhập, góp phần ngăn chặn hiện tượng tham ô, lãng phí trong kinh doanh, giúp hạ thấp chi phí và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn bán hàng thông thường, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Bảng kê thanh toán tạm ứng.
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 642 - “Chi phí QLDN” dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong một kỳ hạch toán.
Tài khoản 642
- Tập hợp các chi phí QLDN thực tế phát - Các khoản giảm trừ chi phí QLDN sinh trong kỳ. phát sinh trong kỳ hạch toán.
- Kết chuyển chi phí QLDN vào tài khoản 911 - “Xác định KQKD”. - Kết chuyển chi phí QLDN vào tài khoản 142 - “Chi phí trả trước” để chờ phân bổ.
Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ Tài khoản 642 có tám tài khoản cấp hai:
- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý - Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý - Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng - Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí - Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng
- Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác
Trong quá trình hạch toán chi phí QLDN phải được theo dõi chi tiết theo từng yếu tố chi phí để phục vụ cho việc quản lý và lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố.
Sơ đồ hạch toán
334,338 642 111,112,138 Lương và các khoản trích theo Ghi giảm chi phí QLDN
lương của nhân viên quản lý
152,153 142 Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Chi phí QLDN
dùng cho bộ phận quản lý chuyển sang kỳ sau
111,214,333 911 Chi phí dịch vụ mua ngoài, khấu Kết chuyển chi phí QLDN