Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ được lưu chuyển qua nhiều bộ phận nhưng nhìn chung tất cả các chứng từ đều được lập do bộ phận kế toán và tập trung lưu trữ, bảo quản ở phòng kế toán.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam (VNĐ).
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền lúc cuối kỳ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
: Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy ví tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị
Chương 4
KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
TẠI NHÀ MÁY GẠCH NGÓI TUNNEL LONG XUYÊN
4.1 Kế toán doanh thu
4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Hoạt động chủ yếu của Nhà máy là hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, nên doanh thu về bán thành phẩm do Nhà máy tự sản xuất là vô cùng quan trọng. Chính vì thế, việc ghi nhận doanh thu một cách chính xác, kịp thời là một yếu tố quyết định đến sự thành bại của Nhà máy, nó không những bù đắp chi phí bỏ ra mà còn cho thấy lợi nhuận Nhà máy thu được, khả năng cạnh tranh của Nhà máy trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Để phục vụ nhu cầu của khách hàng, Nhà máy áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau cho từng đối tượng khách hàng như bán trực tiếp tại kho và chuyển hàng theo hợp đồng. Bên cạnh đó, tùy vào từng thời điểm và địa điểm cụ thể mà Nhà máy áp dụng chính sách bán giảm giá cho khách hàng khi mua với số lượng lớn hoặc khách hàng ở xa có nhu cầu mua sản phẩm của Nhà máy. Trong từng phương thức bán hàng, Nhà máy sẽ áp dụng các hình thức thanh toán cho khách hàng khi mua hàng như thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc mua trả chậm. Chính vì thế việc hạch toán cũng sẽ khác nhau tùy vào từng phương thức bán hàng và phương thức thanh toán.
Nhà máy sẽ ghi nhận doanh thu khi sản phẩm, dịch vụ được xác định là tiêu thụ, tức là khi đã giao hàng hoặc khi dịch vụ hoàn thành và được khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán. Kế toán sẽ căn cứ vào số tiền ghi trên hóa đơn mà ghi nhận doanh thu. Doanh thu này sẽ được ghi nhận hàng ngày theo từng nghiệp vụ phát sinh và được nhập vào máy tính theo từng nội dung doanh thu. Máy tính sẽ làm công việc tính toán và ghi nhận từng khoản doanh thu vào các sổ chi tiết và phản ánh lên sổ cái của tài khoản 511. Đối với những trường hợp khách hàng mua lẻ không lấy hóa đơn, kế toán sẽ lập bảng kê của tất cả các sản phẩm bán ra này và cuối ngày sẽ tổng hợp lại và lập một hóa đơn chung cho tất cả các mặt hàng bán lẻ này để làm cơ sở kê khai thuế và ghi nhận doanh thu trong kỳ.
Cuối mỗi tháng, kế toán sẽ đối chiếu lại các số liệu trên sổ chi tiết và sổ cái, nếu không phát hiện sai sót, kế toán tiến hành kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định KQKD.
Tài khoản sử dụng
Nhà máy sử dụng tài khoản 511 để hạch toán doanh thu tiêu thụ. Do đặc điểm kinh doanh của Nhà máy là tự sản xuất và tiêu thụ có kèm vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng nên để thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu một cách chính xác, rõ ràng Nhà máy sử dụng hai tài khoản cấp hai:
Tài khoản 5112: Doanh thu bán thành phẩm
Doanh thu bán thành phẩm của Nhà máy gồm có doanh thu bán gạch mộc và doanh thu bán gạch thành phẩm. Gạch mộc là gạch là gạch đã được tạo hình và được phơi thành một sản phẩm hoàn chỉnh nhưng chưa qua giai đoạn nung đỏ, gạch thành phẩm là sản phẩm
cuối cùng của Nhà máy sau khi đã được nung xong. Nhà máy có những sản phẩm chủ yếu như: ống 9x19, ống 8x18, ống 7,5x17, thẻ 9x19, thẻ 8x18, ngói 22,…
Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Nhà máy phục vụ vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng dưới hai phương tiện là xe tải và ghe. Khoản doanh thu về cung cấp dịch vụ này thường không đem lại lợi nhuận cao do Nhà máy chủ trương cung cấp dịch vụ vận chuyển để thuận tiện hơn cho khách hàng khi mua sản phẩm. Giá vận chuyển của Nhà máy rẻ hơn so với giá vận chuyển bên ngoài và Nhà máy chỉ cung cấp dịch vụ cho khách hàng mua hàng của Nhà máy chứ không kinh doanh dịch vụ vận chuyển ra bên ngoài.
Đơn giá vận chuyển bình quân là 90 đồng/viên (vận chuyển bằng xe tải), đơn giá này được sử dụng trong nội ô Thành phố Long Xuyên. Đối với những khách hàng ở xa, tùy vào thời điểm và địa điểm cụ thể do khách hàng yêu cầu vận chuyển, Nhà máy thực hiện tính toán thêm các khoản phí có liên quan như phí qua phà, phí giao thông đường bộ, xăng, dầu,…, sau đó cộng vào tổng giá vận chuyển bình quân để đưa ra đơn giá vận chuyển mới cho khách hàng.
Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 nộp cơ quan thuế.
Phiếu xuất kho gồm 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào sổ chi tiết, liên 3 giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và giao hàng.
Phiếu thu gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ.
Kế toán chi tiết
Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của Nhà máy sẽ đến phòng kinh doanh để đặt hàng. Sau khi bàn bạc, thương lượng với khách hàng về mẫu mã, giá cả phòng kinh doanh yêu cầu kế toán vật tư lập phiếu xuất kho để giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng, liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được kế toán vật tư lưu giữ .
Khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho chỉ thị cho công nhân tiến hành xếp dỡ sản phẩm lên phương tiện vận chuyển cho đến khi đủ số lượng theo yêu cầu của khách hàng. Thủ kho sẽ giữ lại liên 3 để ghi thẻ kho và theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của thành phẩm. Khách hàng liên hệ với thủ kho để nhận lại liên 2 của phiếu xuất kho và đến phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền hàng. Tại đây, kế toán thanh toán tiến hành lập Hóa đơn GTGT và phiếu thu cho khách hàng thanh toán tiền hàng.
Đối với những khách hàng không nhận Hóa đơn, để tiện cho việc theo dõi số lượng sản phẩm bán ra, kế toán sẽ ghi nhận các mặt hàng này vào bảng kê hàng hóa bán ra, và đến cuối ngày kế toán tổng hợp số lượng trên bảng kê để ghi nhận vào một Hóa đơn GTGT,
trên dòng tên khách hàng kế toán sẽ ghi là khách hàng mua lẻ và hóa đơn này được kế toán lưu giữ lại cả 3 liên.
Kế toán thanh toán tiến hành nhập vào máy tính mã hàng, số lượng, đơn giá của số sản phẩm bán ra, nếu khách hàng trả tiền ngay thì ghi Nợ tài khoản 111 - “Tiền mặt”, còn đối với những khách hàng trả tiền sau kế toán sẽ ghi Nợ tài khoản 131 - “Phải thu khách hàng”. Để tiện cho việc theo dõi công nợ, khi ghi Nợ tài khoản 131, khách hàng sẽ được gán cho một mã số riêng đối với từng khách hàng, và mã số khách hàng này cũng sẽ được ghi nhận trên phiếu thu của Nhà máy. Tài khoản ghi Có là tài khoản 155 - “Thành phẩm”, máy tính sẽ tự tính toán và chuyển những số liệu này đến Hóa đơn GTGT, và lên sổ chi tiết, số cái tài khoản 511.
Hóa đơn sẽ được in ra và giao cho khách hàng kèm theo phiếu thu để khách hàng đến thủ quỹ thanh toán tiền hàng. Thủ quỹ sau khi nhận đủ tiền hàng sẽ ký nhận và giao lại cho khách hàng liên 2 của Hóa đơn GTGT và phiếu thu để làm căn cứ đối chiếu khi có vấn đề phát sinh.
Mẫu bảng kê bán lẻ hàng hóa
CÔNG TY XÂY LẮP AN GIANG
NHÀ MÁY GẠCH NGÓI TUNNEL LONG XUYÊN
BẢNG KÊ BÁN HÀNG TIỀN MẶT
TỪ NGÀY: 07/11/2007 - 08/11/2007
STT SỐ H.ĐƠN NGÀY NỘI DUNG SỐ TIỀN GHI CHÚ
1 023416 07/11/2007 Thu bán gạch ngói 240.000 2 023419 08/11/2007 Thu bán gạch ngói 8.451.892 3 023420 08/11/2007 Thu bán gạch ngói 5.864.013 4 023417 08/11/2007 Thu bán gạch ngói 36.445.217 5 023582 08/11/2007 Tiền bốc xếp, vận chuyển 1.789.284 6 023584 08/11/2007 Tiền bốc xếp, vận chuyển 56.005 TỔNG CỘNG = 52.846.411
THỦ QUỸ KẾ TOÁN BAN GIÁM ĐỐC
Kế toán tổng hợp
Hàng ngày, kế toán thanh toán, kế toán vật tư và thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu lại các dữ liệu trên máy xem có trùng khớp với những chứng từ phát sinh trong ngày hay không và
nộp lại những chứng từ này cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp tiến hành ghi nhận những nghiệp vụ phát sinh trong ngày vào sổ chi tiết và sổ cái.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp kiểm tra lại tất cả các chứng từ và tiến hành kết chuyển các số liệu phát sinh trong tháng vào bảng tổng hợp chi tiết và kết chuyển doanh thu vào tài khoản 911 để xác định KQKD trong kỳ.
Các phương thức bán hàng
Bán lẻ
Theo phương thức này, người mua sẽ thanh toán tiền hàng ngay sau khi nhận hàng và hàng hóa được bán trực tiếp tại kho của Nhà máy. Những khách hàng này thường là người dân địa phương, có nhu cầu mua sản phẩm của Nhà máy để phục vụ cho việc xây cất nhỏ lẻ trong gia đình, nên số lượng sản phẩm bán ra không nhiều.
Do đặc thù kinh doanh của Nhà máy là sản xuất gạch và tiêu thụ nên việc cung cấp dịch vụ vận chuyển là không thể thiếu trong chiến lược cạnh tranh hiện nay. Nhưng do phải đáp ứng đầy đủ phương tiện vận chuyển cho khách hàng khi có nhu cầu nên khoản doanh thu về vận chuyển trong những trường hợp này thường không đủ bù đắp phần chi phí bỏ ra. Nguyên nhân là do doanh thu vận chuyển được tính trên tổng số gạch bán ra với tỷ lệ khoảng 90 đồng/viên, với hình thức bán lẻ này thì sản phẩm bán ra không nhiều, số lượng gạch được vận chuyển chiếm một phần nhỏ so với tải trọng của phương tiện, nên doanh thu đạt được không như mong muốn.
Căn cứ vào Hóa đơn số 023375 ngày 05/11/2007, Nhà máy Gạch ngói Tunnel Long Xuyên có bán cho Công ty Thiên Hưng gạch ống 9x19 - thành phẩm số lượng2.000 viên, đơn giá 400 đồng/viên, thuế suất thuế GTGT là 10%. Khách hàng trả bằng tiền mặt và không yêu cầu vận chuyển.
Căn cứ vào hóa đơn này, kế toán chỉ cần nhập vào máy mã hàng là ống 9x19, số lượng 2.000 viên, đơn giá 400 đồng/viên, thuế GTGT là 10% và ghi Nợ TK 111, ghi Có TK 155. Máy tính sẽ tự tính toán và xác định các tài khoản đối ứng, đồng thời phản ánh lên Hóa đơn GTGT và các sổ chi tiết cần thiết như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán được hạch toán theo giá tạm tính là 1 đồng
Phản ánh doanh thu Nợ TK 111: 880.000 Có TK 5112: 800.000 Có TK 3331: 80.000 Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: 1 Có TK 155: 1 Bán buôn
Bán buôn là hình thức bán sản phẩm cho các đoàn thể, tổ chức kinh tế, cá nhân có nhu cầu mua với số lượng lớn và giá cả thấp hơn so với giá bán lẻ. Đối với những khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài với Nhà máy, mua hàng của Nhà máy về để bán lại thì có thể
nhận hàng trước và thanh toán tiền hàng sau tùy vào hợp đồng mua bán giữa Nhà máy với khách hàng.
Khoản thời gian để khách hàng có thể thanh toán tiền hàng cho Nhà máy là không quá một tháng hoặc bằng hình thức bán gối đầu.
Để thuận tiện cho việc thu hồi nợ thì những khách hàng này phải có hợp đồng mua bán với Nhà máy. Trên cơ sở đó, Nhà máy sẽ thiết lập cho mỗi khách hàng một mã số riêng để tiện việc theo dõi công nợ. Theo phương thức này, giá bán sẽ được giảm 5% so với giá bán lẻ.
Căn cứ vào Hóa đơn bán hàng số 023755 và hóa đơn vận chuyển số 023594 ngày 10/11/2007, Nhà máy Gạch ngói Tunnel Long Xuyên có bán cho DNTN Xuân Hoa 6.000 viên ngói 22 - thành phẩm, đơn giá 2.850 đồng/viên, thuế suất thuế GTGT là 10%. Đây là khách hàng thân thiết của Nhà máy, mua sản phẩm của Nhà máy về để bán lại nên Nhà máy áp dụng chính sách bán giảm giá cho khách hàng. Giá bán lẻ của ngói 22 vào thời điểm này là 3.000 đồng/viên, nhưng với khách hàng này Nhà máy chỉ bán với giá 2.850 đồng/viên, giảm 5% so với giá bán lẻ. Do khách hàng có yêu cầu vận chuyển nên đơn giá vận chuyển được tính là 90 đồng/viên.
Căn cứ vào hóa đơn 023755, để ghi nhận doanh thu bán thành phẩm kế toán chỉ cần nhập vào máy mã hàng là ngói 22, số lương 6.000 viên, đơn giá 2.850 đồng/viên, thuế GTGT là 10% và ghi Nợ TK 131, ghi Có TK 155, máy tính sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 131: 18.810.000
Có TK 5112: 17.100.000 Có TK 3331: 1.710.000 Nợ TK 632: 1
Có TK 155: 1
Căn cứ vào hóa đơn số 023594, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu vận chuyển: