THIẾT ĐỂ HOÀN THÀNH MỘT DỰ ÁN
Người ta thường có khuynh hướng ước lượng thiếu hụt thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Nhiều năm trước, tôi có ý định xây dựng một ngôi nhà “lãng mạn” bằng đá trên mảnh đất của mình ở núi Oregon. Tôi đã mua một quyển sách hướng dẫn có lời tuyên bố rằng thật dễ dàng để tự xây một ngôi nhà bằng đá với đôi tay nhỏ bé của bạn. Trong đầu tôi nghĩ rằng đó chỉ là chuyện vặt. Tôi đã hình dung ra một ngôi nhà như trong cổ tích tọa lạc giữa rừng xanh. Khi tôi bắt tay vào vật lộn với những tảng đá và xi- măng thật sự, thì những khó khăn thực tế mới bắt đầu.
Để ước lượng đúng thời gian để hoàn thành công việc, bạn có tăng lượng thời gian dự trù lên ít nhất là ba lần; thực tế là có những dự án đòi hỏi một khoảng thời gian lâu hơn đến năm hay mười lần. Tất cả đều phụ thuộc vào mức độ thực tế của lượng thời gian bạn ước lượng ban đầu. Hãy thử để ý những chuyên gia dự toán trong các dự án dân sự, các ngân sách phim ảnh, phát triển sản phẩm và cái cách họ hầu như luôn luôn tập trung vào thời gian và việc vượt chỉ tiêu ngân sách.
Sean sở hữu một công ty kỹ thuật phần mềm theo đơn đặt hàng. Để cho các hợp đồng hấp dẫn hơn, ông thường đặt ra thời hạn giao hàng nhanh hơn. Sau khi hạn giao hàng đã trôi qua mà phần mềm vẩn trong tình trạng hỗn độn còn khách hàng thì bắt đầu than phiền. Công việc hẹn trong hai tháng cuối cùng lại phải mất đến mười tháng mới hoàn thành. Trong suốt tám tháng trì hoãn thời hạn, ông như ở trong địa ngục vậy. Toàn bộ sức lực của ông được dồn vào việc xoa dịu những cơn thịnh nộ của khách hàng. Và thường thì ông có bốn hoặc năm khách hàng đang sôi gan cáu tiết cùng lúc.
Cuối cùng Sean phá sản. ông đã dùng quá nhiều sức lực vào việc dập tắt những ngọn lửa giận dữ nên đã khiến cho ông chẳng còn thời gian để tạo thêm những mối làm ăn mới. Mà thậm chí là nếu có một khách hàng tiềm năng có hứng thú với dịch vụ của Sean, thì khi tham khảo những khách hàng hiện tại người đó cũng sẽ bị trút vào tai thật nhiều lời phê bình tới mức nghẹt thở mà thôi.
Sean lẽ ra nên can đảm và thực tế hơn khi dự toán lượng thời gian cần thiết để bàn giao dự án. Nhưng do bị ảnh hưởng bởi nỗi sợ mất khách hàng, nên ông đã không nói sự thật.