- Thái 1 khi nói chuy n: Vui vM, hòa nhã, ni#m n6, không thô t=c, su ng sã, chân tình, l phép, l"ch s4;
- Gi ng nói: Không quá to, quá nhH, quá nhanh, quá ch m - Yêu c?u:
+ Nơi 1ông ng !i không nói ti%ng lóng, ti%ng n )c ngoài, thì th?m to nhH v)i ng !i khác;
+ Không nói câu chuy n ch3 có hai ho5c vài ng !i bi%t và hi<u v)i nhau;
+ Không v@a nói, v@a nhìn ch8m ch8m ho5c ch3 trH ng !i khác; không bình lu n ng !i khác khi v7ng;
Không châm ch c, kê kích, nói x u, bình lu n v# b nh t t, tu0i tác, 1!i t , khi%m khuy%t c$a ng !i khác;
+ Không n0i khùng, cáu gi n khi nói chuy n; + Không ng7t l!i ng !i khác, nói 1%, nói leo;
+ C?n ch:m chú l7ng nghe, không tH ý s t ru t, c?n dùng c+ ch3 phi ngôn ng, tH ý tán 1 ng;
+ Không nói thô t=c, ch+i th#, ch+i 10ng, nói tr ng không, nói c c l c; + Không hHi tu0i ph= n, n )c ngoài;
+ C?n th !ng xuyên nói t@ c.m ơn, xin lAi 1úng lúc. + Không nói to, c !i hô h 6 nơi công c ng;
3.2.5.2.Xưng hô trong ho t ng !i ngo i
X ng hô là v n 1# khá h tr ng trong công tác ngo i giao. G i 1úng tên m t qu c gia, tên m t t0 ch/c, tên m t cá nhân cùng v)i ch/c v= c?n 1 *c g i 1úng và 1Dy 1$, chuDn xác. Ví d=: Ngài Nguy n V:n A, i s/ 5c m nh toàn quy#n n )c C ng hòa Xã h i Ch$ nghBa Vi t Nam. Còn trong giao ti%p tr4c ti%p, nh,ng cu c giao ti%p xúc không chính th/c, 15c bi t là nh,ng ng !i ngang c p, có xu h )ng g i nhau ng7n g n và x ng hô v)i nhau m t cách thân m t. Ví d=: Ngài Nguy n V:n A, i s/ Vi t Nam.
M t qu c gia, m t t0 ch/c có tên g i chính th/c 1?y 1$ c$a qu c gia hay t0 ch/c 1ó. i v)i qu c gia tên g i chính th/c 1?y 1$ chính là qu c hi u c$a qu c gia. Chính vì v y trong quan h qu c t%, khi g i tên m t qu c gia, m t t0 ch/c c?n chính xác. SI khó ch p nh n 1 *c khi g i tên m t qu c gia hay m t t0 ch/c theo c.m tính, t4 ti n thêm vào nh,ng t@ không phù h*p, ví d= nh thêm t@ C ng hòa vào Liên bang Nga thành C ng hòa Liên Bang Nga; g i các n#n kinh t% thành viên APEC là các qu c gia thành viên APEC; g i H i ngh" các qu c gia và vùng lãnh th0 có s+ d=ng ti%ng Pháp là H i ngh" các n )c nói ti%ng Pháp v.v.
MAi dân t c có truy#n th ng trong cách g i tên riêng m t ng !i, có n )c yêu c?u g i tên 1?y 1$ k< c. h , tên và c. tên 1 m ho5c c. tên thánh, có dân t c khi g i t7t và thân m t thì g i b8ng h , c;ng có n )c trong tr !ng h*p g i t7t và thân m t thì g i b8ng tên, c;ng có n )c bên c nh tên khai sinh còn có tên g i thân m5t ho5c bí danh th !ng dùng. Vi c g i tên m t ng !i t 6ng ch@ng 1ơn gi.n, nh ng trong giao ti%p 1 i ngo i l i là vi c 1òi hHi r t cDn tr ng. M t m5t yêu c?u ph.i phát âm 1úng, m5t khác tùy hoàn c.nh giao ti%p, tùy m i quan h cá nhân mà cách g i tên có khác nhau. Vi c g i tên m t cá nhân không 1úng có th< gây ra nh,ng hi<u nh?m 1áng ti%c, nhE thì có th< b" coi là thi%u l"ch s4, n5ng thì có th< b" coi là tr"nh th *ng hay lA mãng.
Trong giao ti%p qu c t%, khi x ng hô c;ng r t c?n l u ý 1%n ch/c v= c$a cá nhân. MAi qu c gia, mAi t0 ch/c có h th ng t0 ch/c 1i#u hành không hoàn toàn gi ng v)i m t qu c gia hay m t t0 ch/c khác. Ngay c. khi gi,a các qu c gia hay t0 ch/c có các ch/c v= t ơng
1 ơng v)i nhau, nh ng cách g i tên l i không hoàn toàn gi ng nhau. Ví d=: Tên g i ch/c v=
6 nhi#u n )c. Chính vì v y trong giao ti%p qu c t% khi g i tên ch/c v= c$a m t ng !i nào 1ó,
15c bi t là khi dùng b8ng ngôn ng, c$a qu c gia 1ó hay b8ng ngo i ng, khác, c?n 1 *c tìm hi<u k9, tránh tr !ng h*p d"ch ng *c m t cách máy móc.
Trong quan h qu c t%, m t s ch/c v= lãnh 1 o cao c p có nh,ng danh t@ chung 1<
g i. Khi dùng nh,ng danh t@ này, chúng ta c?n phân bi t và hi<u m t cách chính xác. Danh t@ Nguyên th$ Qu c gia 1< g i Ng !i 1/ng 1?u nhà n )c c$a qu c gia 1ó, tùy theo hình th/c t0 ch/c nhà n )c c$a qu c gia, 1ó có th< là T0ng th ng, Ch$ t"ch n )c, Vua, N, hoàng, Qu c v ơng, Hoàng 1% hay Sultan. i v)i các v" lãnh 1 o c$a m t qu c gia có ch/c v= Th$
t )ng, Th$ t )ng Chính ph$, Ch$ t"ch Chính ph$ hay Ch$ t"ch H i 1 ng B tr 6ng, v.v… tùy theo h th ng t0 ch/c Chính ph$ c$a mAi qu c gia, 1 *c g i chung là Ng !i 1/ng 1?u Cơ quan hành pháp. Ví d=, n%u nói trong th!i gian di n ra H i ngh" APEC t i Vi t Nam n:m 2006, có 5 Nguyên th$ Qu c gia n )c ngoài th:m song ph ơng Vi t Nam là ch a chính xác. Th4c t%, trong 5 chuy%n th:m song ph ơng thì có 4 v" là Nguyên th$ Qu c gia (T0ng th ng Hoa K>, Ch$ t"ch Trung Qu c, T0ng th ng Nga và T0ng th ng Chi-lê) và m t chuy%n th:m là c$a ng !i 1/ng 1?u Chính ph$ (Th$ t )ng Nh t B.n).
Bên c nh ch/c v=, 6 m t s n )c, 15c bi t là nh,ng n )c theo ch% 1 quân ch$, nhi#u ng !i còn có t )c hi u 1 *c phong t5ng. i v)i các t )c hi u này, 6 mAi qu c gia có nh,ng quy 1"nh khác nhau. Có n )c có t p quán khi g i tên m t ng !i luôn luôn 1i li#n v)i t )c hi u mà ng !i 1ó có, nh ng c;ng có n )c t p quán quy 1"nh ch3 trong nh,ng nghi l chính th/c thì m)i c?n g i tên v)i 1?y 1$ t )c hi u, còn trong nh,ng giao ti%p thông th !ng thì không c?n.
Ngoài vi c g i tên, ch/c v=, t )c hi u 1 i v)i m t cá nhân trong giao ti%p qu c t% còn có nh,ng quy t7c l"ch thi p trong th a g+i và x ng hô. Khi th a g+i và x ng hô v)i m t ng !i c?n l u ý th a g+i và x ng hô ph.i phù h*p v)i ch/c v= và t )c hi u c$a ng !i 1ó, tuân th$ nh,ng quy t7c chung theo t p quán qu c t% và các quy 1"nh hay thông l c$a qu c gia hay t0 ch/c c$a ng !i 1ó.
V)i vua:
Kính g+i: His Majesty, Her Majesty ho5c Their Majesties X ng hô: Your Majesty ho5c Your Majesties
X ng hô: Your Highness
V)i ng !i 1/ng 1?u nhà n )c, chính ph$, quan ch/c c p cao, 1 i s/: Kính g+i: His ho5c her Excellency,
X ng hô: Your Excellency
Trong ti%ng Vi t các 1 i t@ danh x ng khi th a g+i và x ng hô trong giao ti%p qu c t% 1 *c s+ d=ng là ngài, ông/bà/cô. Dùng t@ ngài, 1 i t@ danh x ng có m/c 1 kính tr ng cao nh t trong ti%ng vi t cho 1 i t *ng nào là v n 1# còn có nhi#u cách hi<u khác nhau. Có ng !i c/ th y ng !i ph ơng Tây là g i “ngài”. Có ng !i g i ngài không ch31 i v)i m t v" 1 i s/ n )c ngoài mà v)i b t k> m t cán b nhân viên nào c$a 1 i s/ quán n )c ngoài. '
nhi#u n )c, vi c g i ai là ngài có quy 1"nh khá ch5t chI và c= th<, ví d= t@ c p B tr 6ng và t ơng 1 ơng tr6 lên và 1 i s/ m)i 1 *c g i là Ngài. ' n )c ta, do 1%n nay ch a có quy 1"nh c= th<, nên vi c s+ d=ng 1 i t@ danh x ng còn t ơng 1 i tùy ti n. Tuy nhiên, có th< d4a theo chuDn m4c khá ph0 bi%n là ch3 nên g i “ngài” 1 i v)i nh,ng ng !i có ch/c v= lãnh 1 o t@
c p B và t ơng 1 ơng tr6 lên và i s/.
3.2.6.Cách s d ng danh thi p
3.2.6.1.Ki u danh thi p
Ki<u ngang, th/ t4 hàng t@ trên xu ng d )i, th/ t4 ch, t@ trái qua ph.i. Hàng th/
nh t vi%t tên 1ơn v" ng !i dùng danh thi%p; Hàng th/ hai ghi h tên ng !i dùng danh thi%p, ch, vi%t to vào chính gi,a t m thi%p. Ch/c v=, tên g i ch/c v= th !ng vi%t ch, nhH
bên c nh phía d )i, bên ph.i h và tên. Hàng th/ ba ghi 1"a ch31?y 1$, 1i n tho i, mã s b u 1i n c$a ng !i dùng thi%p.
Ki<u d c, 1/ng, th/ t4 hàng t@ trái qua ph.i, th/ t4 ch, t@ trên xu ng d )i. Hàng th/ nh t ghi tên 1ơn v" ng !i dùng danh thi%p, vi%t 6 c nh trái t m thi%p; hàng th/ hai vi%t h tên ng !i dùng thi%p, ch, vi%t to 6 gi,a danh thi%p. Ch/c v= - tên g i chúc v= 1 *c vi%t b8ng ch, nhH 6 bên ph.i, phía d )i h và tên; Hàng th/ ba ghi 1?u 1$ 1"a ch3,
1i n tho i, mã s b u 1i n.
Ch, vi%t trên danh thi%p, gi ng ch, vi%t th !ng dùng, tr )c h%t ph.i phù h*p v)i quy ph m, n%u không d< gây hi<u l?m, .nh h 6ng 1%n hi u qu. trong giao ti%p. Sau khi
1ã phù h*p v)i quy ph m r i, có th< coi tr ng 1%n phong cách riêng c$a mình, bi<u hi n cá tính c$a mình. Phong cách, cá tính c$a danh thi%p, bi<u hi n ch$ y%u 6 ph?n b c=c
danh thi%p, ch n ki<u ch, và thi%t k% m5t danh thi%p. V# th< lo i, ki<u ch, vi%t nhH, vi%t th !ng… vi%t in… vi%t hoa, các ki<u ch, có dáng m9 thu t 1#u 1 *c ch p nh n.
3.2.6.2.Thái khi trao danh thi p
Khi rút danh thi%p ra ph.i nghiêm túc t@ t n, không th< v)i thái 1 tu> ti n. L?n
1?u g5p g khách hàng, có th< c:n c/ vào thái 1 rút, trao danh thi%p c$a nhân viên ph=c v= khách hàng 1< 1oán tr )c nhân phDm, xem có 1áng giao ti%p hay không. Danh thi%p nên c t vào chA d< l y, có th< l y ra 1úng lúc, 1úng th!i cơ, cung kính 1 a t n tay khách hàng, và hơn th% ph.i nói thêm: ây là danh thi%p c$a tôi, xin 1 *c g5p g trao 10i nhi#u hơn v# sau này. Làm v y, t t sI1< l i n t *ng t t 1Ep nơi khách hàng.
3.2.6.3.Th i i m trao danh thi p
N%u l?n 1?u m)i quen, b n c.m th y khách hàng này có th< quan h lâu dài, thì lúc v@a g5p g , có th< 1 a ngay danh thi%p c$a mình, 1i#u này có l*i cho vi c khách hàng nhanh chóng bi%t tình hình cơ b.n v# mình, t:ng ti%n trình trao 10i và giao ti%p. N%u là cu c g5p g có hEn tr )c, 1ã bi%t khách hàng là ng !i nh th% nào, thì khi chia tay ra v# có th< l y danh thi%p g+i cho khách hàng 1< t:ng thêm n t *ng c$a khách hàng. N%u trong tr !ng h*p làm vi c buôn bán có ng !i gi)i thi u thì có th< không c?n v i vã trao danh thi%p mà 1*i lúc chia tay hãy 1 a danh thi%p, rõ ràng sI t4 nhiên tho.i mái hơn.
3.2.6.4.Cách ưa danh thi p
Trong l?n 1?u tiên g5p m5t 1 i tác, vi c 1?u tiên b n nên làm là hHi th:m h m t cách thân thi n, 1 ng th!i nêu rõ tên công ty mình, sau 1ó 1 a danh thi%p c$a mình cho
1 i tác. Vi c 1?u tiên ph.i nh), danh thi%p có th< 1< trong túi áo comple nh ng không
1 *c 1út trong túi qu?n và lôi ra, vì 1ó là m t hành 1 ng không l"ch s4.
Khi trao danh thi%p cho 1 i tác t t nh t nên dùng tay trái, m5t chính c$a danh thi%p nên h )ng lên phía trên, h )ng 15t danh thi%p nên 1< ph?n h tên thu n theo h )ng nhìn c$a ng !i nh n, giúp h d dàng 1 c 1 *c tên trên danh thi%p.
Khi 1 a danh thi%p cho ng !i 1 i di n, b n nên m3m c !i, ánh m7t nhìn t p trung vào h , nên dùng ngón tay cái k%t h*p v)i ngón tay trH c?m góc trên c$a danh thi%p, và trao danh thi%p cho ng !i 1 i di n.
N%u b n 1ang 6 t th% ng i thì b n nên 1/ng d y 1< 1 a danh thi%p ho5c hơi cúi ng !i v# phía tr )c khi 1 a, khi trao danh thi%p nên nói vài câu nh : “Tôi là X, 1ây là danh thi%p c$a tôi” ho5c gi. d=: “xin g+i ngài danh thi%p c$a tôi”.
Khi trao danh thi%p b n nên chú ý: Ng !i có ch/c v= th p hơn nên trao danh thi%p cho ng !i có ch/c v= cao hơn tr )c; ng !i nam nên trao danh thi%p ra tr )c cho ng !i n,. Khi b n ti%p xúc m t lúc v)i nhi#u ng !i, b n nên trao danh thi%p cho ng !i có ch/c v= cao nh t và ng !i nhi#u tu0i nh t. N%u trong tr !ng h*p b n không th< phân bi t
1 *c tu0i tác và ch/c v= c$a h thì b n nên trao danh thi%p cho nh,ng ng !i 6 phía bên trái b n.
3.2.6.5.Ti p nh n danh thi p
Ph.i tH ra l 1 tr )c khi ti%p nh n danh thi%p. Nguyên t7c cơ b.n là: 1/ng lên 1<
nh n danh thi%p và m3m c !i, cung kính dùng hai tay nh n nâng sau khi nh n ph.i g t
1?u c.m ơn.
Sau khi nh n 1 *c danh thi%p c$a khách hàng, ph.i ch:m chú 1 c 1 l?n, không
1 *c vô ý nhét luôn vào túi. Càng không 1 *c tu> ti n 1< b@a bãi, không nên ghi chú vào danh thi%p, ho5c vi%t ch, vào danh thi%p.
Cùng lúc trao danh thi%p vài ba ng !i, l i là m)i g5p nhau l?n 1?u, ph.i l?n l *t theo th/ t4 chA ng i 15t lên bàn phía tr )c m5t. Khi cùng khách hàng trao 10i, v@a bàn b c, v@a ghi nh) tên h , dáng vM c$a khách hàng và ch3 c t danh thi%p 1i khi th y thu n ti n.
Không 1 *c 1<1ó v t khác 1è lên trên danh thi%p, 1ây là 1i#u quan tr ng nh t. Có lúc nhân viên ph=c v= khách hàng mu n có 1 *c danh thi%p c$a ai 1ó, mà khách hàng l i không 1 a. Lúc này, nhân viên ph=c v= khách hàng có th< ch$ 1 ng yêu c?u 1 *c nh n danh thi%p. Nói chung, khách hàng ít khi t@ ch i.
3.2.6.6.Các v n c#n chú ý khác
Danh thi%p c;ng gi ng nh lý l"ch trích chéo c$a m t ng !i, khi b n trao danh thi%p cho m t ai 1ó, nghBa là b n mu n cho h bi%t r8ng b n là ai, b n 1ang 61âu và làm