b) Đối với công tác đấu thầu, mua sắm và quản lý sử dụng vật tư, trang thiết bị y tế
2.2.1.7. Nội dung số 7: Kiểm toán công tác đấu thầu, mua sắm thuốc
Nội dung kiểm toán: Kiểm toán đánh giá việc tuân thủ các quy định của pháp luật về đầu tư mua sắm từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện mua sắm.
- Yêu cầu, khả năng đạt được:
+ Đánh giá tính tuân thủ các quy định của pháp luật về đầu tư mua sắm từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện mua sắm, trong đó: Việc xây dựng kế hoạch sử dụng thuốc của đơn vị có được xây dựng trên cơ sở nhu cầu sử dụng thuốc và ý kiến tư vấn của Hội đồng Thuốc và Điều trị không? Có gồm đầy đủ các thông tin quy định không? Việc tổ chức lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc để bảo đảm hoạt động thường xuyên của đơn vị có đúng quy định không?;
+ Việc lập, trình thẩm định, phê duyệt kế hoạch đấu thầu có đúng thơi gian, thẩm quyền không? tham mưu phê duyệt hình thức đấu thầu (đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu) có phù hợp không? hồ sơ mời thầu lập có sai sót làm ảnh hưởng tới việc lựa chọn nhà thầu không? Quá trình đấu thầu, lựa chọn nhà thầu có thực hiện đúng các quy định, có đảm bảo yêu cầu dự án hoặc làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng thuốc không?.
- Tài liệu yêu cầu:
Các hồ sơ tài liệu liên quan đến toàn bộ quá trình đấu thầu, từ lập kế hoạch đến thực hiện mua sắm.
- Thủ tục kiểm toán:
+ Việc xây dựng kế hoạch sử dụng thuốc của đơn vị trên cơ sở nhu cầu sử dụng thuốc và ý kiến tư vấn của Hội đồng Thuốc và Điều trị, gồm đầy đủ các thông tin quy định, trong đó:
(i) Đối với thuốc thuộc danh mục thuốc đấu thầu tập trung cấp quốc gia, danh mục thuốc đàm phán giá: kế hoạch được lập theo thông báo của đơn vị mua thuốc tập trung cấp quốc gia, cho thời gian tối đa là 36 tháng, có phân chia theo từng nhóm thuốc và tiến độ cung cấp theo quý, năm;
(ii) Đối với thuốc thuộc danh mục thuốc đấu thầu tập trung cấp địa phương: kế hoạch được lập theo thông báo của đơn vị mua thuốc tập trung cấp địa phương, cho thời gian tối đa là 36 tháng, có phân chia theo từng nhóm thuốc và tiến độ cung cấp theo quý, năm;
(iii) Kế hoạch sử dụng thuốc do cơ sở y tế tự tổ chức lựa chọn nhà thầu: được lập định kỳ cho thời gian tối đa 12 tháng hoặc đột xuất khi có nhu cầu, có phân chia theo từng nhóm thuốc.
+ Việc tổ chức lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc để bảo đảm hoạt động thường xuyên của đơn vị đối với thuốc ngoài danh mục thuốc đấu thầu tập trung cấp quốc gia, danh mục thuốc đấu thầu tập trung cấp địa phương và danh mục thuốc đàm phán giá:
(i) Việc xây dựng kế hoạch sử dụng thuốc của đơn vị để đảm bảo hoạt động thường xuyên; (ii) Việc lập, trình thẩm định, phê duyệt kế hoạch đấu thầu;
(iii) Việc tổ chức thực hiện đấu thầu; (iv) Việc bàn giao, quản lý, sử dụng.
Lưu ý: Danh mục thuốc đấu thầu tập trung cấp địa phương áp dụng cho các cơ sở y tế của địa phương và cơ sở y tế của trung ương đóng tại địa phương. Cơ sở y tế của trung ương có trách nhiệm xây dựng kế hoạch sử dụng thuốc, tuân thủ các quy định về đấu thầu thuốc tập trung tại địa phương như cơ sở y tế thuộc địa phương quản lý. Sở Y tế và đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương có trách nhiệm tổng hợp và tổ chức đấu thầu thuốc cho cơ sở y tế của trung ương đóng tại địa phương như đối với cơ sở y tế thuộc địa phương quản lý.
- Các sai sót thường gặp:
+ Chậm lập, trình thẩm định, phê duyệt kế hoạch đấu thầu; tham mưu phê duyệt sai hình thức đấu thầu (đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu sai quy đinh);
+ Mô tả gói thầu không đầy đủ, rõ ràng dẫn đến cách hiểu không như nhau dễ dẫn đến xảy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng;
+ Thông thầu: một nhà thầu mua tất cả hồ sơ mời thầu; các nhà thầu thoả hiệp với nhau để một nhà thầu nào đó thắng thầu rồi phân chia lợi ích giữa các nhà thầu với nhau (thường là trong đấu thầu hạn chế), ...;
+ Xét thầu không theo những tiêu thức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
+ Nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu không hợp lý, qua đó tạo điều kiện cho các nhà thầu có ít năng lực, kinh nghiệm vẫn có thể tham gia đấu thầu và trúng thầu hoặc có thể đưa ra những Nội dung đánh giá bất lợi cho các nhà thầu có năng lực.