II. CÁC NHÂN TỐ CẤU THÀNH KẾT QUẢ KINH DOANH:
2.8. Chi phí quản lý doanh nghiệp:
2.8.1. Đặc điểm và luân chuyển chứng từ:
Đặc điểm :
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm tất cả các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của toàn doanh nghiệp:
- Chi phí nhân viên: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên văn phòng.
- Chi phí vật liệu quản lý: Phân bổ công cụ, dụng cụ trong kỳ như phân bổ chi phí mua máy in, máy vi tính, bàn ghế, két sắt, tủ quầy.
- Dụng cụ đồ dùng: Chi phí làm lịch, mua sách tham khảo, mua hóa đơn, photo tài liệu, mua văn phòng phẩm.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng đối với những tài sản dùng trong bộ phận quản lý.
- Chi phí cầu đường, dịch vụ khác: Lệ phí cầu đường, đỗ xe, chi phí dịch vụ công chứng dùng cho bộ phận quản lý.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, điện thoại, fax, nước uống, tiền thuê văn phòng, cước internet, phí bảo trì máy vi tính và máy lạnh, làm con dấu, bảng hiệu quảng cáo, chi phí sữa xe, bảo dưỡng xe...
- Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách. Luân chuyển chứng từ:
Nhân viên đi mua hàng lấy hóa đơn về tiến hành làm phiếu đề nghị thanh toán để quyết toán chi phí. Kế toán kiểm tra duyệt lại chi phí và hóa đơn chứng từ xem có hợp lý, hợp lệ hay không và xác nhận vào đề nghị thanh toán, trình giám đốc duyệt, kế toán tiến hành hạch toán vào sổ sách, nếu là hóa đơn với số tiền ít kế toán sẽ làm phiếu chi để thanh toán lại khoản tiền mà nhân viên đã tự chi trả hoặc làm phiếu thu để thu lại tiền tạm ứng của nhân viên. Còn đối với những hóa đơn mua hàng nhiều và công ty được gia hạn nợ và thanh toán qua ngân hàng, kế toán sẽ làm phiếu kế toán để hạch toán chi phí và treo công nợ. Khi đến hạn sẽ làm lệnh chi chuyển khoản cho nhà cung cấp, đồng thời hóa đơn đầu vào này được chuyển cho kế toán tổng hợp nhằm theo dõi công nợ ngoài excel để thanh toán cho nhà cung cấp.
Căn cứ vào hóa đơn và các bảng kê có liên quan, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu và hạch toán vào các tài khoản tương ứng.
Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí để xác định kết quả kinh doanh. Hóa đơn.
Bảng kê chi phí. Phiếu thu.Phiếu chi. Sổ Nhật ký – Sổ cái ( trên máy)
Sơ đồ 2. 7 : Trình tự xử lý ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.8.2. Tài khoản sử dụng.
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp. + TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý.
+ TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định. + TK 6425: Thuế, phí, lệ phí.
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
Kết cấu:
Bên Nợ:
- Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Bên Có:
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
2.8.3. Trình tự xử lý sổ sách chứng từ:
Hóa đơn, chứng từ nhân viên mang về đã được giám đốc ký duyệt, kế toán tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi, hạch toán vào sổ sách.
- Chi phí nhân viên: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán như sau:
Nợ TK 6421: Chi phí tiền lương cho bộ phận QLDN. Có TK 3341: Tiền lương thực trả.
Có TK 3383, 3384: Các khoản trích theo lương.
- Chi phí vật liệu quản lý: Phân bổ công cụ, dụng cụ trong kỳ như phân bổ chi phí mua máy in, máy vi tính, bàn ghế, két sắt, tủ quầy, …
Nợ TK 6422: Chi phí phân bổ trong kỳ.
- Dụng cụ đồ dùng: Chi phí mua sách tham khảo, mua hóa đơn, photo tài liệu, mua văn phòng phẩm.
Nợ TK 6423: Giá trị mua thực tế.
Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng nếu có.
Có TK 111, 112, 331, 141: Giá trị mua thực tế đã có thuế.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Trích khấu hao theo phương pháp đướng thẳng đối với những tài sản dùng trong bộ phận quản lý.
Nợ TK 6424: Giá trị tài sản cố định khấu hao trong kỳ. Có TK 2141: Giá trị tài sản cố định khấu hao trong kỳ.
- Chi phí cầu đường: Lệ phí cầu đường, đỗ xe, tiền công chứng dùng cho bộ phận quản lý.
Nợ TK 6425: Giá trị vé, hóa đơn thu vé. Có TK 111: Giá trị vé, hóa đơn thu vé.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện nước, điện thoại, fax, nước uống, tiền thuê văn phòng, cước internet, phí bảo trì máy vi tính và máy lạnh, làm con dấu, bảng hiệu quảng cáo, chi phí sữa xe, bảo dưỡng xe...
Nợ TK 6427: Giá trị chưa thuế.
Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng nếu có.
Có TK 111, 112, 331: Giá trị thực tế trên hóa đơn đã có thuế.
- Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách. Nợ TK 6428: Giá trị chưa thuế.
Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng nếu có.
Có TK 111, 112, 331: Giá trị thực tế trên hóa đơn đã bao gồm thuế. • Những nghiệp vụ phát sinh thực tế:
Nghiệp vụ 11:
Căn cứ vào hóa đơn số 1612 ngày 12 tháng 08 năm 2010 do bộ phận quầy đề nghị thanh toán, kế toán kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu với kế toán hàng hóa về dịch vụ sửa máy ảnh. Sau khi kiểm tra, kế toán lập phiếu chi và trình lên giám đốc duyệt.
Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 6427: 4.171.420 Nợ TK 1331: 417.142 Có TK 111: 4.589.000 Phụ lục 11: - Hóa đơn GTGT số 1612. - Phiếu chi số PC0026/08 Nghiệp vụ 12:
Căn cứ vào hóa đơn số 185207 ngày 14 tháng 08 năm 2010, kế toán lập phiếu chi thanh toán chi phí tiếp khách và hạch toán:
Nợ TK 6428: 2.410.000 Nợ TK 1331: 241.000 Có TK 111: 2.651.000 Phụ lục 12: - Hóa đơn GTGT số 185207 - Phiếu chi số PC0031/08. Nghiệp vụ 13:
Kế toán căn cứ vào HĐ số 893644 ngày 18 tháng 8 năm 2010, lập phiếu chi thanh toán cước viễn thông kỳ 07/2010 và hạch toán như sau:
Nợ TK 6421: 1.412.745 Nợ TK 1331: 141.275
Có TK 111: 1.554.020.
Phụ lục 13: - Hóa đơn số 893644. - Phiếu chi số PC0042/08
2.9. Kế toán thu nhập khác và chi phí khác.
2.9.1. Kế toán thu nhập khác:
Đặc điểm :
Khoản thu nhập khác phát sinh từ tiền lãi ngân hàng cuối tháng. Vì số tiền lãi ngân hàng phát sinh hàng tháng không nhiều nên công ty ghi nhận vào tài khoản 711 “Thu nhập khác”
Căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán tiến hành lập phiếu thu và ghi nhận thu nhập khác
Sơ đồ 2. 8 : Trình tự xử lý ghi nhận hoạt động khác.
2.9.2. Tài khoản sử dụng.
TK 711: Thu nhập khác.
Kết cấu:
Bên nợ:
- Cuối kỳ kết chuyển xác định kết quả kinh doanh. Bên có:
- Các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ. Tài khoản 711 không có số dư cuối kỳ.
TK 811: Chi phí khác.
Kết cấu:
Bên nợ:
- Tập hợp các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ. Bên có:
- Cuối kỳ kết chuyển xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 811 không có số dư cuối kỳ.
2.9.3. Trình tự xử lý sổ sách chứng từ.
Căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán hach toán: Nợ TK 111: Số tiền thực thu.
Có TK 711: Lãi ngân hàng.
Căn cứ vào hóa đơn về các khoản chi phí khác phát sinh, kế toan hạch toán: Nợ TK 811: Số tiền thực chi.
Có TK 111, 112, ..:
Giấy báo Có Phiếu thu Sổ Nhật ký – Sổ cái ( trên máy)
• Những tình huống phát sinh thực tế: Nghiệp vụ 14:
Ngày 31 tháng 7 năm 2010, khi nhận được giấy báo Có về tiền lãi tài khoản tiền gửi thanh toán của Ngân hàng Công Thương Việt Nam (Vietinbank) tháng 7, kế toán lập phiếu thu và hạch toán như sau:
Nợ TK 11212: 168.795 Có TK 711: 168.795.
Phụ lục14: Giấy báo Có tiền lãi tháng 7 năm 2010 của NH Vietinbank.
2.10. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
2.10.1. Đặc điểm và luân chuyển chứng từ:
Đặc điểm :
Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp bao gồm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh trong năm làm căn cứ xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính hiện hành.
Luân chuyển chứng từ:
Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của toàn bộ doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ, căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty để xác định số thuế phải nộp của công ty. Kế toán sẽ thực hiện công việc khai báo thuế hàng quý và cuối năm tài chính theo đúng quy định.
2.10.2. Tài khoản sử dụng.
TK 821 “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp”, có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 8211 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành. - Tài khoản 8212 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại.
Tài khoản 821 “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp” không có số dư cuối kỳ.
2.10.3. Trình tự xử lý sổ sách chứng từ.
Hàng quý, khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán phản ánh số thuế thu nhập doanh
nghiệp tạm phải nộp Nhà nước vào chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, ghi:
Nợ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành. Có TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Cuối năm tài chính, căn cứ vào số thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp, kế toán ghi:
Nếu số thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp trong năm lớn hơn số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp, kế toán phản ánh bổ sung số thuế thu nhập doanh nghiệp còn phải nộp, ghi:
Nợ TK 821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành. Có TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nếu số thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp trong năm nhỏ hơn số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp, thì số chênh lệch kế toán ghi giảm chi phí số thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, ghi:
Nợ TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Có TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.
Trường hợp thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành của các năm trước phải nộp bổ sung do phát hiện sai sót không trọng yếu của các năm trước được ghi tăng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành của năm hiện tại, ghi:
Nợ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành. Có TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trường hợp số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp được ghi giảm do phát hiện sai sót không trọng yếu của các năm trước được ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành trong năm hiện tại, ghi:
Nợ TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Có TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.
Cuối năm tài chính, kế toán kết chuyển chi phí thuế thu nhập hiện hành, ghi: + Nếu TK 8211 có số phát sinh Nợ lớn hơn số phát sinh Có, thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.
+ Nếu TK 8211 có số phát sinh Nợ nhỏ hơn số phát sinh Có, thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. • Những nghiệp vụ phát sinh thực tế::
Nghiệp vụ 15:
Ngày 30 tháng 4 năm 2010, kế toán kê khai thu nhập và thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính quý I năm 2010 nộp chi cục Thuế quận Phú Nhuận, căn cứ vào giấy thu tiền của Kho bạc Nhà nước, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 8211: 3.673.042 đồng
Có TK 3334: 3.673.042 đồng Nợ TK 3334: 3.673.042 đồng
Có TK 111: 3.673.042 đồng.
Phụ lục 15: - Tờ khai thuế thu nhập tạm tính quý I năm 2010. - Giấy thu tiền thuế TNDN của Kho bạc Nhà nước.