II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY:
2.3. Hình thức kế toán áp dụng:
2.3.1.Niên độ kế toán.
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền sử dụng trong việc ghi chép kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ).
2.3.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng.
Công ty thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2005 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và Chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi nhận chứng từ luân chuyển của công ty Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
• Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức Nhật ký – Sổ cái :
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số
liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu tháng đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Các sổ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
2.3.4. Chứng từ sử dụng.
Chứng từ là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Các loại chứng từ công ty sử dụng: Phiếu thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, hóa đơn giá trị gia tăng, đề nghị thanh toán, ...
2.3.5. Tài khoản sử dụng.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Hệ thống tài khoản kế toán công ty bao gồm các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy định trong chế độ này, ngoài ra công ty còn mở thêm một số tài khoản cấp 2 để dễ dàng theo dõi riêng từng nghiệp vụ của công ty.
2.3.6. Hệ thống báo cáo tài chính:
Hệ thống áo cáo tài chính năm của công ty gồm: - Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính tuân thủ sáu nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chính”: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh.
Việc thuyết minh báo cáo tài chính căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu được giải trình để người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Công ty lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán năm là năm dương lịch từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm tài chính.
2.3.7. Đặc điểm áp dụng máy tính trong công tác kế toán tại công ty:
- Hiện nay bộ phận kế toán không còn áp dụng ghi sổ sách bằng tay mà tất cả được nhập liệu và hạch toán trên phần mềm, công ty sử dụng phần mềm FoxPro để quản lý toàn bộ hoạt động của công ty cũng như bộ phận kế toán.
- Tất cả nhân viên được cấp mã riêng theo từng bộ phận và vào mã theo từng công việc được giám đốc phân công cụ thể. Giám đốc công ty có thể giám sát công việc của nhân viên dù không có mặt tại công ty. Phần mềm FoxPro được viết riêng cho công tác quản lý tại công ty gồm 12 phân hệ chính.
1. Phân hệ nhận ảnh: Nhân viên nhận ảnh vào mã được cấp, nhập phiếu và phân loại công việc, sau đó chuyển cho bộ phận liên quan.
2. Phân hệ scan, xử lý, phục hồi ảnh (photoshop): Nhận phiếu và mã công việc từ bộ phận nhận ảnh chuyển sang, sau đó tiến hành xử lý file và chuyển sang bộ phận bấm DI để xuất hình.
3. Phân hệ DI: Nhận file từ bộ phận nhận ảnh và photoshop, sau đó nhập mã công việc, số lượng và chuyển file cho bộ phận xuất hình.
4. Phân hệ xuất hình: Nhập mã nhân viên xuất file được cấp và chịu trách nhiệm về chất lượng hình ảnh xuất ra.
5. Phân hệ in phiếu thanh toán: Khi hình được xuất hình ra, nhân viên in phiếu vào mã cá nhân được cấp, kiểm sản lượng hình và in phiếu thanh toán, chuyển hình sang bộ phận thu ngân, giao hình.
6. Phân hệ giao hình: Phân hệ này sẽ thống kê tất cả số phiếu và số lượng hình ảnh đã được in ra để giao cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận ảnh, nhân viên giao hình sẽ ép số phiếu đã giao và số tiền phát sinh trong số phiếu sẽ được chuyển sang công nợ hoặc được thu bằng tiền mặt.
7. Phân hệ hàng hóa, gia công: Mặt hàng gia công là một số sản phẩm mà công ty không sản xuất, và để tăng khả năng phục vụ và phong phú sản phẩm cho khách hàng nên công ty gia công bên ngoài cho khách hàng. Khi nhận các mặt hàng gia công và hàng hóa, nhân viên nhập mã vào phân hệ gia công và hàng hóa để theo dõi, cuối tháng kế toán đối chiếu giữa phần mềm này và sổ nhận gia công của khách hàng để làm căn cứ thanh toán.
8. Phân hệ quản lý công nợ: Vì số lượng khách hàng rất nhiều nên tất cả khách hàng đều có mã riêng, nếu khách hàng nợ thì công nợ thể hiện dư Nợ cuối kỳ, khách hàng trả tiền tại quầy (khi lấy hình khách hàng thanh toán ngay) thì không thể hiện dư Nợ cuối kỳ nhưng vẫn thể hiện số lượng hình và số tiền khách hàng đã làm phát sinh trong tháng.
9. Phân hệ thu ngân: Đối với phân hệ này chỉ có một số nhân viên được cấp mã mới vào được như bộ phận quản lý, kế toán và thủ quỹ. Phân hệ này cho phép coi tổng số tiền thu được trong ngày của từng nhân viên quầy chịu trách nhiệm giao hình cho khách hàng và nhận ảnh, nhận tiền ứng trước của khách hàng, tổng hợp công nợ của khách hàng trong tháng, …
10. Phân hệ thống kê: Phân hệ này cho phép bộ phận quản lý theo dõi khả năng làm việc của nhân viên. Mỗi nhân viên đều có mã riêng nên trong tháng bộ phận quản lý có thể biết một nhân viên bộ phận quầy nhận bao nhiêu ảnh, nhập bao nhiêu lần gia công, bộ phận photoshop thiết kế bao nhiêu album hay nhân viên xuất hình xuất được bao nhiêu hình, …
11. Phân hệ kiểm tra: Phân hệ này chỉ có giám đốc hoặc người được giám đốc tin tưởng cho mã để vào xem phân hệ này, công ty trực tiếp xem và kiểm tra. Tất cả phiếu nhập, xuất hay chỉnh sửa phiếu, …, khi vào phân hệ này người xem có thể biết được tất cả.
12. Phân hệ báo cáo thuế: Đây là hệ thông dùng riêng cho bộ phận kế toán, tất cả các nghiệp vụ phát sinh sẽ được kế toán nhập vào phần mềm theo trình tự nhất định và phần mềm sẽ tự động kết chuyển, ra sổ chi tiết cụ thể và sổ cái của từng tài khoản và các báo cáo tài chính cần thiết.
- Ngoài ra kế toán vẫn phải theo dõi riêng các chi phí trích khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí dài hạn trong file excel.
Sơ đồ quản lý của theo phân hệ phần mềm FoxPro
Phân hệ nhận ảnh Design Album, xuất hình Xuất file Scan, phục hồi hình ảnh Gia công hình lớn, ép gỗ, đổ bóng, làm album Phân hệ photoshop Phân hệ DI Phân hệ gia công, hàng hóa Phân hệ in phiếu thanh toán Phân hệ giao hình Phân hệ
công nợ thu ngânPhân hệ
Phân hệ xuất hình
CHƯƠNG III:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MTV ẢNH MÀU ĐIỆN TỬ THÁI BẢO