Quản trị kho hàng trung tâm sản phẩm sữa TH true milk giai đoạn 2014 – 2018
Nhìn chung công tác quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC khá tốt nhờ cách làm chuyên nghiệp , hệ thống kho bãi hiện đại và có sự hỗ trợ từ khoa học công nghệ đã mang lại hiệu quả cao trong công tác kiểm soát nghiệp vụ kho . Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số bất cập ở một số khâu xuất , nhập hàng do lỗi chủ quan của nhân viên . Điều này sẽ được chỉ rõ trong các phần trình bày dưới đây.
2.2.1.1 Quản trị hàng hóa tại kho trung tâm - kho Mega
1) Mô hình kho trung tâm
Kho trung tâm thiết kế căn cứ vào sản lượng sữa của nhà máy và dự báo nhu cầu thị trường , được xây dựng sát nhà máy sản xuất sữa TH true milk trên diện tích 10.000 m2 với sức chứa (hay còn gọi là công suất kho) 17.650 vị trí pallet tương
đương 1.584.000 thùng = 1500 tấn . Đưa vào sử dụng năm 2015, trước đây công ty phải thuê dịch vụ bên ngoài. Về mặt lý thuyết quản trị thì đây không phải là phương án tối ưu vì chí phí xây dựng và đầu tư ban đầu lớn. Điều này đúng với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại và sản xuất với quy mô nhỏ nên thuê công ty chuyên về dịch vụ Logistics vận hành . Nhưng đối với doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn xét về dài hạn là cần thiết phải có kho riêng . Bởi nhà máy sản xuất của TH true milk đặt tại Nghĩa Đàn – Nghệ An nơi đất đai rộng lớn với mức thuế thuê đất 70 năm thấp, được miễn thuế 5 năm đầu nên chi phí về mặt bằng đất đai làm kho rất thấp. TH true milk chỉ phải khấu hao chi phí xây dựng và đầu tư trang thiết bị trong kho, xây kho và tự vận hành giảm được chi phí Logistics nhiều hơn việc thuê ngoài. Phương án này được đánh giá là hiệu quả và phù hợp. Theo TS. Phạm Thái Hà ( bài viết trên trang taichinh
: Đẩy mạnh và phát triển các doanh nghiệp Logistics ở Việt Nam ) “Cơ sở hạ tầng
giao thông vận tải còn yếu kém, ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả nên chi phí logictics tại Việt Nam khá cao, chiếm 25% GDP (so với các nước phát triển chỉ từ 9 đến 15%) trong đó, chi phí vận tải chiếm 30 đến 40% giá thành sản phẩm (tỷ lệ này là 15% ở các quốc gia khác)”. Trong thực tế chi phí về hoạt động kho bãi tính trung bình chiếm 1,6% doanh số (Net revenue), chi phí vận tải ( trung chuyển và phân phối ) chiếm 1,5%/ doanh số hàng bán ra. Vậy chi phí cho hoạt động này chiếm khoảng 3,1% doanh thu ( số tương đối vì còn phụ thuộc vào trình độ quản trị của từng doanh nghiệp, các doanh nghiệp đi thuê ngoài làm dịch vụ Logistics chi phí sẽ cao hơn )
Kho được thiết kế 10 cửa xuất , nhập hàng : 5 cửa xuất , 5 cửa nhập tuy nhiên sẽ linh hoạt khi nhu cầu cao
Kho đạt tiêu chuẩn nhà kho chuyên nghiệp hạng A với sàn siêu phẳng được phủ lớp chống bụi, tải trọng sàn 5 tấn/ m2 , hàng hóa được xếp lên pallet , pallet hàng hóa được lưu trữ và bảo quản trong kho trên hệ thống giá kệ 5 tầng ( hệ thống giá kệ được thiết kế theo tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn về tải trọng, an toàn hàng hóa, được kiểm định về tiêu chuẩn an toàn)
Kho trung tâm bao gồm kho sữa thành phẩm thường và kho lạnh : kho thường chiếm 80% ( 8000m2) diện tích sử dụng , kho lạnh chiếm 20% diện tích ( 2000m2)
Công nghệ kho hàng:
Với quy mô sản suất lớn nên TH Group đã đầu tư hơn 1 triệu USD mua phần mềm quản lý SAP. SAP là phần mềm rất nổi tiếng hiện nay trên thế giới, phần mềm này có
nhiều module để quản trị doanh nghiệp : quản trị tài chính – kế toán ; quản lý nhân sự ; quản lý bán hàng, quản lý kho hàng. Trên thị trường hiện này có nhiều loại phần mềm quản trị doanh nghiệp khác nhau , tuy nhiên việc đầu tư sử dụng tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp .
Vấn đề quản trị kho hàng : SAP có thể đáp ứng được việc quản lí xuất -nhập- tồn, quản lý bán hàng , quản lý hạn sử dụng sản phẩm, quản lý tồn kho trên hệ thống. Cho phép chạy báo cáo về hàng xuất bán ,hạn sử dụng trên online , điều này rất thuận tiện cho nhà quản trị cập nhật thông tin nhanh chóng để đưa ra những quyết sách , chỉ đạo kịp thời trong hoạch định chiến lược.
Nhân sự kho Mega :
Từ diện tích trên nhân sự được bố trí làm việc tại kho là : 122 người trong đó 52 người là nhân viên của công ty , 70 người thuê dịch vụ , chia 3 ca làm việc 24/24 theo khung giờ hoạt động của nhà máy sữa TH .
Bảng 2.3 : Cơ cấu lao động tại kho trung tâm ( nguồn phòng HCNS)
Vị trí công việc Số lượng Trình độ Độ tuổi
Quản lý kho 1 Đại học >40
Giám sát kho 3 Đại học 30-40
Thủ kho 15 Trung cấp/ CĐ 25-35
NV xử lý đơn hàng 7 CĐ/ ĐH 22-30
Lái xe nâng 26 Lao động phổ thông 25-35
NV bốc xếp 40 Lao động phổ thông 25-40
NV an ninh 30 Lao động phổ thông 25-45
Chức năng , nhiệm vụ của từng vị trí làm việc trong kho :
Quản lý kho : có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của kho trung tâm
Nhân viên vận hành thiết bị nâng hạ : Lái xe nâng ,hạ hàng sắp xếp hành lên giá kệ hoặc lấy hàng tại vị trí lô , ô hàng đã được đánh số theo từng danh mục sản phẩm.
Giám sát kho: giám sát hoạt động xuất ,nhập hàng cùng thủ kho và công nhân kho.
Nhân viên xử lý đơn hàng (Data clark) : tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phân Sale và các kho phân phối ở ba miền , tổng hợp và sắp xếp kế hoạch xuất nhập, bố trí xe vận tải rồi chuyển tới cho các thủ kho xử lý khâu tiếp theo.
Nhân viên thủ kho : chịu trách nhiệm quản lý kho hàng do mình phụ trách, triển khai xuất nhập hàng theo đơn, kiểm đếm số lượng hàng ( theo thùng hoặc pallet)
Nhân viên bốc xếp : 40 người ( thuê dịch vụ – nhà thầu bốc xếp) bốc hàng lên / xuống xe tại cửa kho.
Đội vệ sĩ ( an ninh) : 30 người ( thuê dịch vụ ngoài) chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh kho hàng , tại các cửa xuất nhập và bên ngoài kho.
Qua bảng trên ta thấy đội ngũ lao động trong kho khá trẻ nên rất năng động , nhiệt tình nếu biết cách khai thác sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao . Bên cạnh đó trình độ lực lượng lao động phổ thông nhiều nên việc quản lý sẽ gặp khó khăn nếu không khéo léo và có biện pháp thích hợp để quản lý sẽ có nhiều vấn đề phức tạp xảy ra trong quá trình làm việc.
Trang thiết bị trong kho
Các thiết bị nâng chuyển : thiết bị nâng hạ xe nâng hàng chạy bằng điện có thể
đưa hàng lên tầng 5, xe nâng tay
Máy tính ,điện thoại , giấy tờ sổ sách phụ vụ cho công tác quản lý được trang bị
đầy đủ ở văn phòng kho, camera giám sát 24/24, thiết bị PCCC...
Hệ thống điều khòa và tủ đông ở kho lạnh bảo quản sữa chua,sữa thanh trùng ,
bơ ,kem , phomai ...
Hệ thống giá kệ : hệ thống giá kệ 5 tầng, pallet
Hệ thống cửa cuốn & DOCK LEVELLER do Thủ kho thực hiện vận hành đúng
các bước, đảm bảo an toàn cho người và tài sản. Dock Leveller dùng khi chuyển hàng lên xe , được thiết kế phù hợp với chiều cao của thùng xe tạo thành mặt phẳng cho lái xe nâng dễ dàng đưa hàng vào đuôi thùng xe. Công nhân bốc xếp sẽ bê hàng vào phía trong cùng thùng xe, sắp xếp sao cho khối lượng hàng hóa xuất đủ chỗ cho tải trọng xe.
2) Quản trị lưu trữ hàng hóa trong kho trung tâm
a) Sắp xếp hàng hóa trong kho : Sữa thành phẩm sản xuất xong được chuyển vào băng truyền từ nhà máy sang kho lưu trữ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của bộ phận kế hoạch, nhân viên xử lý dữ liệu nhận dữ liệu qua mail hoặc trên phần mềm SAP sẽ in ra khối lượng hàng cần tiếp nhận gửi cho bộ phận quản lý ,giám sát , thủ kho để bố trí vị trí cất trữ bảo quản hàng. Trên phần mềm SAP quản lý kho sẽ biết các địa chỉ còn trống sẽ bổ sung hàng vào và tiến hành nhập mã , địa chỉ lô hàng lên phần mềm dữ liệu để quản lý hàng tồn
Lưu kho theo địa chỉ là mỗi vị trí hàng hóa có 1 mã số - gọi là địa chỉ vị trí nhằm sử dụng không gian kho kinh tế hơn.
B 01 02 C 5
Khu vực (Zone) No kệ hang No Section
Mã vạch B01-02C5
Site Tầng, sàn kệ hàng (tier)
Kho trung tâm sử dụng phương pháp sắp xếp linh hoạt - trống địa chỉ nào thì cho hàng vào địa chỉ đó . Căn cứ vào sản lượng sữa nhận được bộ phận Sales sẽ lên kế hoạch sản xuất theo nhu cầu thị trường, sản phẩm bán chạy có doanh số cao thì sản xuất nhiều và tồn kho cao, sản phẩm bán ít/ chậm thì sản xuất it và tồn kho thấp.
Hệ thống thông tin sẽ theo dõi hiện trạng và số lượng các ngăn trống, và cho hàng vào ô trống gần khu xuất hàng nhất. Hàng cùng loại bố trí trên kệ thì để cả hai phía của cùng một lối đi. Khi lấy hàng sẽ lấy ô phía dưới trước và đưa hàng ô phía trên xuống các ô đã trống . Các hàng quay vòng nhanh được bố trí theo hàng dọc nhằm mở rộng diện tích tiếp cận nhặt hàng. Trên các tầng cao thì bố trí hàng xuất khối lượng lớn (trên 1 pallet) với lượng lưu kho lớn hoặc hàng theo mùa.
Ví dụ : Hàng sữa tươi ít đường thùng 48h loại 180ml và 110ml , 500ml,1lit được xếp trên kệ cùng một khu vực
Toàn bộ hàng hóa bố trí trên pallet ,hàng hóa cùng loại được bố trí theo phương thẳng đứng chứ không theo phương nằm ngang.
Ví dụ: cột A có 5 tầng kệ sẽ để thùng sữa tươi nguyên chất loại
Tầng Cột A Cột A1 Cột A2
kệ
1 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml
2 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml
3 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml
4 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml
5 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml
Bảng 2.4 : Sơ đồ địa chỉ hàng trong kho ( nguồn : phòng quản lý kho)
Trong giai đoạn 2014 - nửa đầu 2015 trang trại bò có 35.000 con với khoảng 50% đàn bò cho sữa , trung bình một ngày lượng sữa nhận được cho nhà máy sản xuất 300- 350 tấn vào mùa hè, 400-450 tấn vào mùa đông. Thị trường sữa lúc đó của TH true milk nhỏ, mỗi ngày chỉ xuất bản 150-200 tấn , hàng bán chậm gây ra lượng tồn kho lớn bắt buộc công ty phải thuê thêm nhiều kho để chứa hàng (tăng chi phí kho bãi). Quả là bái toán đau đầu cho nhà nhả trị. Kho thuê mới này đặt tại Phủ Lý – Hà Nam với diện tích kho 20.000m2, Kho Hưng Yên ... Để giải quyết lượng hàng khổng lồ không ngừng tăng lên mỗi ngày, bộ phận sale gia tăng làm chương trình khuyến mãi nhưng cũng chỉ được phần nào. Lượng hàng trong kho xuống date rất nhanh, đối với dòng sữa tươi tiệt trùng có hạn 06 tháng thì tất cả lô hàng xuống date từ 3 tháng trở xuống đã không được lưu thông. Dòng sữa thanh trùng (hạn 1 tháng) hay sữa chua hạn còn ngắn hơn (40-45 ngày). Giải pháp tình thế đưa ra là làm mọi cách để giải phóng lượng hàng tồn kho: dùng sữa đi tài trợ cho một số trương trình trường học, cho nhân viên vào các dịp lễ tết mỗi người 4-6 thùng các loại (tập đoàn có hơn 2000 cán bộ nhân viên). Lượng sữa được cho nhiều đến mức nhân viên họ không muốn nhận , có người thì đi cho lại người thân ,bạn bè và một số người hay nhóm người mang đi bán. Mặt trái của việc này là nhiều đầu mối các đại lý nhỏ lẻ, các tiệm làm bánh… họ móc nối thu mua lượng sữa có hạn 2-3 tháng rồi giao bán với giá bán thấp hơn giá sữa của công ty trên thị trường. Dẫn đến làm loạn giá sữa, khiến khách hàng hoang mang sữa thật – giả làm ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín công ty. Lãnh đạo TH True Milk cũng nhận ra hệ quả và cho dừng ngay việc tặng hay tài trợ sữa , tất cả các lô sữa này được thu hồi từ các kho trên toàn quốc chuyển ngược vào nhà máy và đổ cho bò uống (Logistics ngược), chi phí cho hoạt động Logistics tăng lên chóng mặt nhưng họ chấp nhận chứ không để loạn giá sữa trên thị trường gây hiểu lầm cho khách hàng . Khó khăn chồng chất khó khăn, đây thực sự là giai đoạn khó khăn của TH.
Cuối 2015 – 2016 TH true milk đa dạng hóa danh mục sản phẩm với nhiều hương vị khác nhau, khách hàng tin dùng nhiều hơn thương hiệu dần khẳng định vị trí, thị phần tăng lên . Lượng hàng bán ra ngày một nhiều ,bài toán tồn kho đã đươc giải quyết ,kho Phủ Lý và Kho Hưng Yên kết thúc hợp đồng 1 năm. TH true milk vượt lên dẫn đầu trong thị trường ngách – sữa tươi.
b)Phương pháp quản lý lượng hàng hóa nhập , xuất trong kho (theo bộ quy trình chuẩn của công ty)
Mục tiêu: Đưa ra một quy trình chuẩn về đếm tồn kho ở cụm kho miền Bắc đảm bảo độ chính xác của tồn kho đáp ứng được yêu cầu quản trị hàng tồn của công ty . SOP này áp dụng cho hoạt động liên quan đến việc luân chuyển, lưu giữ hàng hóa tại cụm kho miền Bắc của TH.
Trách nhiệm : Tất cả mọi người tham gia vào hoạt động kiểm kê, đếm hàng đều có trách nhiệm hiểu rõ và chấp hành những quy định này. Nhân viên điều hành kho, người kiểm hàng phải đảm bảo hàng hoá xuất ra theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra .Nhiệm vụ của OPS: Cập nhật các thông tin về hạn xuất hàng, hạn sử dụng ... của sản phẩm của TH và đảm bảo quy trình trên được thực hiện một cách đúng đắn.
Quy trình đếm tồn kho hàng ngày : Nhân viên quản lý dữ liệu trên hệ thống in ra danh sách đếm kho rồi chuyển danh sách đếm xuống bộ phận vận hành kho, bộ phận vận hành kho sẽ tiến hành đếm hàng theo yêu cầu trong danh sách, sau khi hoàn thành việc đếm kho, nhân viên vận hành kho sẽ gửi lại chứng từ lên bộ phận quản lý dữ liệu trên hệ thống để đối chiếu kết quả với hệ thống.
Nhân viên quản dữ liệu cập nhật và đối chiếu kết quả với hệ thống các tiêu chí như: vị trí, số lượng, số bacth, tình trạng. Nếu kết quả thực tế và hệ thống khớp nhau. Nhân viên quản lý dữ liệu báo cáo kết quả. Lưu chứng từ. Nếu kết quả không khớp nhau, tiến hành in lại danh sách những vị trí sai và chuyển xuống bộ phận OPS đếm lại. Nhân viên OPS đếm lại và trả kết quả cho nhân viên quản lý hệ thống. Nhân viên quản lý hệ thống đối chiếu lại với hệ thống. Nếu kết quả thực tế và hệ thống khớp nhau. Nhân viên quản lý hệ thống báo cáo kết quả và lưu chứng từ.
Nếu kết quả sai, tiến hành điều tra nguyên nhân dựa vào chứng từ nhập, xuất hàng. Đồng thời lập biên bản sự việc, xác định trách nhiệm từng cấp liên quan và tiến hành lock số lượng thiếu hụt để không pick vào ( chờ xử lý điều chỉnh hệ thống tăng, giảm số lượng..)
Quy trình lưu kho sản phẩm : Hàng hóa phải được để đúng chiều để phòng tránh việc chảy
sữa. Hàng hỏng và hàng hết hạn phải được tách rời xa với khu hàng tốt. Không được tung, ném sản phẩm từ người này sang người khác. Không được
đứng, quỳ, ngồi trên sản phẩm. Tất cả các sản phẩm của TH không được phép đặt trực tiếp xuống sàn nhà, phải được đặt trên các Pallet. Không được có bụi bám vào hàng. Trước khi đưa vào lưu kho không bi dính bụi bẩn trong quá trình lưu kho. Trên mỗi