a) Hoạt động dự trữ
Hoạt động dự trữ giúp cho quá trình hoạt động sản xuất của công ty được diễn ra liên tục và thông suốt. Vì vậy công ty cần phải có phương án dự trữ tối ưu. Ngoài ra, dự trữ cũng là một khoản chi phí của công ty. Do vậy cần phải có một chính sách dự trữ hợp lý để giảm lượng tồn kho xuống mức thấp nhất có thể nhưng vẫn không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Yêu cầu đặt ra đối với bộ phận kho nói chung và các bộ phận chức năng nói riêng là phải tiến hành :
Lập kế hoạch sản xuất chặt chẽ, dựa trên nhu cầu chính xác từ các đơn đặt hàng của khách hàng cụ thể là từ bộ phận kinh doanh của tập đoàn gửi tới.
Liên lạc thường xuyên và duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng để tránh bị gây sức ép dẫn tới thiếu hụt xe vận chuyển, đảm bảo đủ xe khi công ty cần.
Căn cứ vào tình hình đặt hàng của khách, tình hình đáp ứng xe của nhà cung cấp và thời gian sản xuất cũng như giao hàng của công ty để xác định mức dự trữ an toàn. Xác định mức dự trữ an toàn sẽ giúp công ty tiết kiệm được những lãng phí không cần thiết, đảm bảo cho quá trình luân chuyển nguồn vốn nhưng vẫn đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
b) Hoàn thiện quản trị kho
Kho là một nhân tố quan trọng để hoạt động dự trữ được tốt. Hệ thống kho bãi phải phù hợp với loại sản phẩm của công ty. Sữa là loại hàng hóa khá nhạy cảm dễ hỏng nên khâu bảo quản rất quan trọng, luôn phải đảm bảo chất lượng sữa không bị ảnh hưởng, có như vậy khi xuất hàng ra khổi kho mới đảm bảo chất lượng.
Công ty cần đầu tư thêm một số trang thiết bị trong kho thường , như thiết bị quạt thông gió để đảm bảo nhiệt độ trong kho không quá cao và luôn thông thoáng tránh ẩm ướt, hỏng, mốc, ảnh hưởng chất lượng sữa.
Cán bộ, người lao động trong kho phải được trang bị đầy đủ kiến thức về kho bãi, bốc dỡ, chất xếp hàng hóa cũng cần được đào tạo và kiểm tra định kỳ để đánh giá .
Tiểu kết chương 3
Bằng những thông tin thu thập được và phân tích hoạt động của kho Mega tôi đưa ra một số giải pháp theo suy nghĩ của mình nhằm hoàn thiện hơn trong công tác quản trị kho . Tuy nhiên, do kinh nghiệm thực tế còn quá ít, khả năng còn nhiều hạn chế, các vấn đề trong quá trình quản trị hàng tại kho luôn biến động không ngừng nên sự hiểu biết chỉ dừng lại ở những gì cơ bản nhất . Những vấn đề đã và đang tồn tại nếu có sự đồng thuận và quyết tâm từ phía tập đoàn cũng như công ty CP Logistics SC thì hoàn toàn có thể giải quyết được , góp phần giảm thiểu rủi ro hàng hóa và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Qua khảo sát thực tế tại kho Mega tôi thấy công tác sản xuất và sử dụng nhân sự hợp lý, đáp ứng được các yêu cầu của nhiệm vụ. Kho bãi rộng, thông thoáng nên việc xuất nhập hàng hoá được thuận tiện, công tác bốc xếp hàng hoá vào kho cũng được thuận lợi. Bên cạnh đó cơ sở vật chất kỹ thuật của kho khá đầy đủ, kho Mega đã đầu tư trang thiết bị đồng bộ ,hiện đại và chất lượng nâng cao khả năng bảo quản và xuất nhập hàng của kho. Việc quản trị quy trình luân chuyển chứng từ, hàng hoá chặt chẽ đảm bảo đúng nguyên tắc. cùng sự hỗ trợ từ phần mềm SAP đã giúp cho nhà quản trị kiểm soát tốt hoạt động của kho Mega cũng như các kho khác trong hệ thống.
Hoàn thiện hoạt động quản trị kho ở bất kỳ công ty nào cũng vô cùng quan trọng, nó quyết định rất lớn đến sự hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Với công ty sản xuất như công ty CP sữa TH True Milk hoạt động hậu cần kịp thời, đầy đủ, đảm bảo chất lượng sẽ tạo cho công ty lợi thế cạnh tranh, hoàn thành xuất sắc mục tiêu được giao, tạo công ăn việc làm cho người lao động, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng, của khách hàng, ngày càng khẳng định được uy tín của mình trên thị trường. Tuy còn một số mặt hạn chế, nhưng nhìn chung thì hoạt động kho Mega của công ty CP Logistics SC đã góp phần giảm chi phí một cách rõ rệt cho hoạt động Logistics của công ty. Với sự nỗ lực không ngừng của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty, hy vọng công ty sẽ tiếp tục gặt hái được những thành công ở những năm tiếp theo.
Việc nghiên cứu đề tài “Quản trị kho hàng trung tâm tại công ty CP Logistics SC là một cơ hội quý báu để tác giả tìm hiểu, học tập, đúc kết lý luận và thực tế nhằm nâng cao chất lượng học tập và nghiên cứu ở trình độ thạc sĩ là nền tảng cho công tác nghiên cứu sau này. Kết quả nghiên cứu của luận văn cũng góp phần bổ sung vào lý luận và thực tiễn về quản trị kho hàng trung tâm tại công ty CP Logistic SC . Thực trạng quản trị kho tại công ty CP Logistics SC cũng là những vấn đề chung của ngành Logistics nước ta. Chính vì lẽ đó những ý kiến đóng góp của luận văn cũng là tài liệu hữu ích cho các công ty kinh doanh và sản suất trên cả nước về quản trị kho bãi nói chung.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Ngô Xuân Bình và các anh, chị trong công ty đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em có thể hoàn thành bài luận văn này. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của Hội đồng khoa học và bạn bè để tác giả có thể chỉnh sửa những sai sót, hạn chế trong luận văn này nhằm hoàn thiện tốt hơn.
DANH MỤC THAM KHẢO TIẾNG VIỆT
1 Đinh Thị Thanh Bình –Bộ môn quy hoạch và quản lý giao thông vận tải – ĐHGTVT: bài giảng “quản trị kho và hàng lưu kho”
2 Đặng Đình Đào, Nguyễn Đình Hiển, Một số vấn đề phát triển hệ thống logistics ở nước ta trong hội nhập quốc tế, NXB Lao động
3 Phạm Thái Hà “Đẩy mạnh và phát triển doanh nghiệp logistics ở Việt Nam” trang taichinh – 31/03/2018
4 Lục Thị Thu Hường (2009) Quản trị hậu cần trong thương mại điện tử, Nhà xuất bản Thống Kê
5 Phan Thanh Lâm (2014),NXB Phụ Nữ. “Cẩm nang quản trị kho”
6 Nguyễn Thông Thái, PGS.TS. An Thị Thanh Nhàn (2010) – Giáo Trình Quản trị logistics kinh doanh, NXB Thống kê.
7 Nguyễn Thông Thái, Bài giảng logistics KDTM
8 Trần Trí Thiên, Nguyễn Đình Hiển, Phát triển nguồn nhân lực trong xây dựng hệ thống logistics quốc gia theo hướng bền vững, NXB Lao động
9 Nguyễn Như Tiến (2006), Logistics: Khả năng ứng dụng và phát triển trong kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận Việt Nam, NXB Giao thông vận tải 10 Đoàn Thị Hồng Vân (2010), Logistics - Những vấn đề cơ bản, NXB Lao
động - Xã hội.
11 Đoàn Thị Hồng Vân (2006), Quản trị logistics, Nhà Xuất Bản Thống kê.
TIẾNG ANH
1 The management of business logistics ( A supply chain perspective) – 2003 2 James R. Stock – Douglas M.Lambert; Strategic logistics management; 2001 3 Edward H. Frazelle, Ph.D; Supply chain Strategy; 2001
4 Alan Rushton, John Oxley, Phil Croucher; The Handbook of Logistics and Distribution Management 2004
5 Logistic and supply chain management, M. Christopher (2012).
6 Strategic logistics management, James R. Stock - Douglas M.Lambert (2001).
7 21st century logistics making supply chain integration a reality, Bowersox, Donald JCloss, David J Stank, Theodore P (1999).
PHỤ LỤC 1 DANH MỤC CÂU HỎI PHỎNG VẤN
1. Anh(Chị) cho biết những bộ phận nào trong công ty thực hiện chức năng quản trị kho Mega?
2. Anh(Chị) cho biết các quyết định về quản trị kho Mega có được phối hợp giữa các bộ phận hay không?
3. Nguồn nhân lực trong bộ phận thực hiện chức năng quản lý kho có đáp ứng yêu cầu công việc không?
4. Thời gian trung bình thực hiện đơn hàng (kể từ khi ký tiếp nhận đơn hàng đến khi xếp hàng vào kho nhà máy)?
5. Tỷ lệ đơn hàng giao đúng thời gian, địa điểm, đảm bảo số lượng, chất lượng từ nhà cung cấp?
6. Quá trình nhập /xuất hàng được quản lý bằng hình thức nào? 7. Trong khi lưu trữ bảo quản hàng hóa có vấn đề gì cần lưu ý? 8. Những sự cố có thể gặp phải khi vận hành kho hàng?
9. Lượng hàng tồn được tính toán trên cơ sở nào?
10. Công ty có chính sách gì cho công nhân viên làm ca đêm (23h-6h)? 11. Hướng xử lý của công ty khi phát hiện có sự thông đồng giữa các nhân viên để ăn cắp hàng hóa.
12. Hàng tồn kho nhiều bị xuống date nhanh công ty có giải pháp gì ?
13. Lượng bò không ngừng tăng lên mỗi năm , liệu diện tích kho như hiện tại có đáp ứng được khối lượng hàng lưu trữ cho 5 năm tới?
14. Kế hoạch phát triển của công ty trong tương lại như thế nào?
15. Quý vị cho biết mức độ thường xuyên sử dụng các loại hình vận chuyển chủ yếu tại công ty khi giao nhận hàng?
PHỤ LỤC BẢNG BIỂU TRONG NGHIỆP VỤ KHO
Số :
CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS SC Ngày:
GIẤY RA VÀO CỔNG
Họ và tên lái xe : Lýdo xe Xuất-Nhập hàng không đúng stt : BKS xe : _____________________
Ngày/giờ đăng ký :
Ngày/giờ vào kho : Ngày/giờ rời kho:
Lấy hàng Trả hàng
SỐ LƯỢNG HÀNG HÓA
VÀO KHO(Bảo vệ kiểm tra số lượng) RỜI KHO(Thủ kho ghi số liệu/Bảo vệ kiểm đếm thực tế (nếu
có)) Số đơn/PGH: / Số' lượng: Hàng hóa khác: Số lượng: Xác nhận của BV kiểm đếm: Hàng hóa khác:
PHIẾU KIỂM TRA
PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN VÀ CHẤT XẾP SỮA TRÊN XE
Ngày ...tháng... năm 2017.
Biển kiểm soát: ... Chủng loại xe:... /tấn.
Mục đích kiểm tra:
Kiểm tra tình trạng của phương tiện vận chuyển nhằm kiểm soát và phát hiện các nguy cơ có thể ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa chất xếp trên xe.
Tiêu chuẩn kiểm tra: Đạt Không đạt
Chèn lốp (bánh xe) để đảm bảo an toàn, xe không bị trôi.
Sàn và hông thùng xe bằng phẳng, sạch sẽ đảm bảo không có bụi bẩn. Sàn, hông, trần: Không dính dầu hay hóa chất ..., không có mùi khó chịu. Sàn, hông, trần: Không thủng lỗ, không ẩm ướt hoặc thấm nước.
Sàn, hông, trần: Không bị hư hỏng, gãy, không có cạnh sắc nhọn (VD: đinh, vít, mối hàn, …) có thể làm hỏng hàng hóa trong khi chất xếp và vận chuyển. Không có sự hiện diện của động vật, côn trùng gây hại.
Không vận chuyển kèm các vật tư/hàng hóa khác.
Hàng hóa được chất xếp nhẹ nhàng,đúng quy cách: Hàng hóa phải xếp khít với nhau, không có khoảng hở, không xếp nghiêng thùng, không xếp kênh nhau, đúng số lớp (theo tiêu chuẩn của R&D ban hành).
Chụp ảnh phía trong thùng xe trước và sau khi xuất hàng (không bắt buộc). Có thiết bị theo dõi nhiệt độ hành trình.
Kiểm tra tình trạng máy lạnh và nhiệt độ trước khi bắt đầu bốc hàng: *
+ Nhiệt độ hiển thị trên màn hình đồng hồ: …… + Nhiệt độ hiển thị trên cabin xe: ……
+ Nhiệt độ trong thùng xe đo bằng nhiệt kế: ……
Giữ nhiệt độ từ 4℃– 8℃(39,2℉– 46,4℉) trong suốt quá trình vận chuyển
(từ thời điểm nhận hàng đến giao hàng).
Máy lạnh được cài nhiệt độ là (Theo khuyến cáo từ NVT): …….
Nhiệt độ (hiển thị) sau khi xuất hàng và rời kho là: ….… Vào lúc ………..
Khác (ghi rõ)**:...
Lưu ý:
Checker là người kiểm tra xác nhận các tiêu chí trên nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn.
Khi có các điểm không phù hợp checker có quyền không xếp hàng cho phương tiện đó hoặc đề nghị thay đổi phương tiện và báo cho GS kho để giải quyết.
*: Nếu nhiệt độ thực tế (thủ kho kiểm tra) và nhiệt độ hiển thị chênh lệch quá1℃thì YC PB VT confirm.
Lưu đồ quy trình kiểm kê
Trách Lưu đồ Tóm tắt nội Hồ sơ
nhiệm dung
Kế toán thông báo kế Kế toán gửi
hoạch kiểm kê cho các bộ email kế hoạch 1
Kế toán phận liên quan kiểm kê cho các
bộ phận liên quan
BP kho lên kế
1.Lên kế hoạch xuất hàng
hợp lý với kế hoạch kiểm kê. hoạch xuất hàng
2.Cập nhật tất cả các chứng hợp lý với kế
BP kho từ đang pending trên SAP.
2 hoạch kiểm
BP Vận kê,gửi kế hoạch
tải xuất hàng cho
các bộ phận liên quan trong những ngày kiểm kê.
Data Photo và
Photo và xác nhận các chứng xác nhận các Pick từ phát sinh cuối cùng mà
hàng chưa xuất khỏi chứng từ kèm
kho,nhưng đã PICK & POST
3 Thủ kho trên SAP theo phát sinh
Data cuối cùng mà hàng chưa xuất nhưng đã clear trên SAP Thủ kho sắp Kiểm đếm lần 1 xếp các loại Phiếu kiểm
hàng & batch ở kê,BBKK
4 Thủ kho trong kho,đi
kiểm đếm lấn 1 số lượng thực tế và dán phiếu kiểm kê
Kế toán báo IT khóa SAP và BP kế toán gửi
email thông tin Email
đổ số liệu tồn kho từ hệ
Kế toán thống SAP
cho BP IT khóa
5 SAP
Gửi số liệu cần kiểm kê cho Giám sát gửi số
liệu cần kiểm kê BBKK lần 1
kế toán
cho kế toán để
6 Giám sát bố trí nhân lực
và thời gian. 85
GS/QL kho bố
GS/QL kho có kế hoạch bố
trí nhân sự kiểm
trí nhân sự kiểm kê cùng kế toán,kiểm tra lại đã khóa
Giám Sát SAP chưa nhằm không có kê cùng kế toán.
7 nghiệp vụ phát sinh trong
quá trình kiểm kê Kiểm tra lại Quản lý xem SAP đã kho khóa chưa nhằm tránh các nghiệp vụ phát sinh. Kho và kế toán
Quản lý Kiểm đếm lần 2 cùng nhau thực Biên bản kiểm
kê
8 kho hiện kiểm đếm
Giám sát lần 2
Thủ kho Kế toán
Quản lý Các nhân viên Biên bản kiểm
kho BP kho và kế toán cùng ký kho đi kiểm kê,Phiếu kiểm kê vào BBKK Giám sát đếm cùng kế 9 toán ký vào Thủ kho BBKK lần 2 Kế toán
Bộ phận kế toán Email Không đạt
Báo bộ phận IT mở khóa
SAP gửi email thông
10 BP kế tin cho BP IT
toán
mở khóa hệ thống SAP.
Sau khi chốt số
Đối chiếu số liệu với hệ liệu kiểm
thống SAP,báo cáo các
nghiệp vụ nhập-xuất hàng kê,giám sát đối
Giám Sát con pending
11 chiếu số liệu
Quản lý với hệ thống
kho SAP.
Kế toán Báo cáo lại các
pending trong nhập-xuất hàng
Giám Sát Lập BBKK,biên Biên bản kiểm
Lập biên bản kiểm kê,biên
bản giải trình kê,biên bản giải
12 Quản lý bản giải trình trình
kho
Giám Sát Theo Biên bản kiểm
Theo biên bản kiểm kê và BBKK,BB giải kê,biên bản giải trình,biên bản xin bản giải trình tiến hành điều
điều chỉnh kiểm kê
Quản lý (LI01N,LI11N,LI20,LI21)chỉnh SAP trình để làm
13 kho biên bản điều
chỉnh sau kiểm kê
Không Kế toán kiểm
Kế toán tra lại trước khi
thành Kế toán kiểm ok POST điều
tra
phẩm
14 chỉnh kiểm kê
ok
Kế toán thực
BP kế Kế toán POST điều chỉnh hiện POST điều
toán kiểm kê chỉnh kiểm kê
15 trên SAP
Giám Sát Bộ phận hoàn thiện báo cáo
16 Quản lý Bộ phận kho hoàn thiện báo
cáo kiểm kê và giải trình KK và giải trình kho
để trình các cấp phê duyệt
Các cấp Các cấp phê
17 Phê duyệt theo duyệt theo thẩm
phê duyệt thẩm quyền quyền
Kết thúc
**: Ghi rõ xe có sử dụng bạt, bìa carton, ván ép để lót sàn xe/container nhằm đảm bảo vệ sinh, gia cố mặt bằng đối với xe/container chuyên dụng hàng lạnh. Số seal
Người kiểm tra Lái xe vận chuyển
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Lưu đồ kiểm kê hàng trong kho:
Lưu đồ thanh lý hàng hư hỏng , kém chất lượng:
Trách Lưu đồ Tóm tắt nội Hồ sơ
nhiệm dung
Quản lý kho
Quản lý kho hàng tháng lập tờ trình hàng tháng lập Tờ trình phê xin hủy hàng,xác định rõ nguyên duyệt nhân,chi phí và trách nhiệm liên quan tờ trình xin
Giám sát 1 hủy hàng,xác Quản lý định rõ nguyên kho nhân,chi phí và trách nhiệm liên quan.
Phê duyệt theo các cấp có Các cấp có
thẩm quyền thẩm quyền