6. Kết cấu khóa luận
1.4.2.2 Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
a) Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ
• Xử lý yêu cầu mua hàng của khách hàng
- Kiểm tra đơn đặt hàng phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của doanh nghiệp mua.
- Trường hợp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại,email, fax thì cần có những thủ tục đảm bảo tính pháp lý về việc đặt hàng của khách hàng .
- Bộ phận có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã.
- Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp. Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng,cần ký kết hợp đồng kinh tế.
• Xét duyệt bán chịu
- Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng.
- Bộ phận xét duyệt bán chịu đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng. - Lập danh sách các khách hàng thương xuyên giao dịch và luôn cập nhật các
thông tin tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của khách hàng.
- Đối với khách hàng mới, có thể yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hoặc ký quỹ.
- Kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng,lệnh bán hàng, phiếu xuất kho , chứng từ vận chuyên, thông báo điều chỉnh…
- Gia giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị.Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn.
- Hóa đơn cần có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng.
- Hóa đơn cần được kiểm tra trước khi gửi cho khách hàng. Các hóa đơn có giá trị lớn cần có người độc lập kiểm tra.
• Theo dõi việc thanh toán
- Cần tách rời chức năng bán hàng và thu tiền.
- Yêu cầu bộ phần xét duyệt bán chịu đình kỳ lập báo cáo nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để có biện pháp thu hồi nợ.
- Định kỳ gửi thư thông báo nợ cho khách hàng.
- Khuyến khích khách hàng nhận phiếu thu hoặc biên lai.
- Doanh nghiệp cần quy định chính sách chiết khấu thương mại, xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán rõ ràng.
- Phân loại nợ phải thu quá hạn theo độ tuổi và trích lập dự phòng theo tỉ lệ quy định.
- Quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được. b) Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát và các rủi ro thường gặp
• Các rủi ro thường gặp:
- Chưa có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu
- Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ: chưa có quy định về số tiền nợ tối đa,thời hạn thanh toán…
- Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lý.
- Có những khoản công nợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định thời hạn nộp lại nên bị nhân viên chiếm dụng vốn hoặc biển thủ. - Hạch toán khoản phải thu không đúng kỳ, khách hàng trả nhưng chưa hạch
toán
- Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả - Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích
thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép. - Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định
- Không lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa cho người mua.
• Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
- Trên cơ sở các hiểu biết về kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đưa ra các đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát.Cần lưu ý rằng khi đánh giá rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa, kiểm toán viên cần phải chứng minh đánh giá này bằng các thử nghiệm kiểm soát.
c) Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Có nhiều phương pháp thực hiện thử nghiệm kiểm soát, trong đó các phương pháp thường sử dụng là quan sát, phỏng vấn và kiểm tra tài liệu để thực hiện các thủ tục kiểm soát:
- Kiểm tra việc xét duyệt bán chịu
- Kiểm tra liệu có xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá hay không. - Việc thường xuyên cập nhật giá bán.
- Việc kiểm tra các hóa đơn của bộ phận độc lập.
- Đối chiếu với đơn đặt hàng,lệnh bán hàng,hóa đơn…trước khi ghi nhận nợ phải thu.
- Kiểm tra số tổng cộng của từng loại hàng hóa,từng loại hóa đơn.
Việc đánh giá các rủi ro kiểm soát sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát nhằm điều chỉnh chương trình kiểm toán cho phù hợp. Nếu rủi ro kiểm soát thấp thì sẽ giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản, còn nếu rủi ro kiểm soát cao thì phải mở rộng các thử nghiệm cơ bản.