7. Kết cấu luận văn
3.2.3. Giải pháp hỗ trợ công tác tăng cường động lực làm việc
Một giải pháp mà trong quá trình làm việc thực tế tại Sở LĐTB&XH tỉnh Nam Định cũng như trong quá trình phỏng vấn các vị lãnh đạo, những người
phụ trách công tác nhân sự của Sở đã trao đổi, đó là việc xây dựng và quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực hai chiều thông suốt kết hợp giữa truyền thống và hiện đại.
Đảm bảo hệ thống thông tin phản hồi cho cán bộ công chức của Sở một cách thông suốt cũng chính là một biện pháp để thúc đẩy động lực làm việc của các cá nhân trong cơ quan. Khi có thông tin phản hồi một cách đúng đắn và kịp thời sẽ giúp họ hình dung bản thân họ đang ở đâu trong tổ chức, tổ chức đối với họ có công bằng không. Từ đó, công chức sẽ cảm thấy thoải mái, phấn khởi vì đã được cấp trên quan tâm, đánh giá đúng mức. Ngoài ra thông tin phản hồi còn giúp nhà lãnh đạo gần gũi hơn với các công chức dưới quyền của mình, từ đó hiểu và quản lý hiệu quả hơn, dễ dàng thấy những khó khăn của đơn vị mà khi ngồi ở vị trí trên cao khó nhận thấy. Công việc sẽ được giải quyết một cách hiệu quả và mất ít thời gian hơn nhờ sự trao đổi. Mỗi email, mỗi ý kiến đóng góp, hay một trình bày cá nhân của cán bộ, công chức luôn được lãnh đạo trực tiếp để tâm và phản hồi cho dù là phản hồi tích cực hay tiêu cực thì cũng giúp cho sự việc được sáng tỏ, không nằm trong tình trạng "lờ mờ" gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
Muốn vậy, Sở cần xây dựng một hệ thống thông tin nguồn nhân lực hiện đại, tức có thể áp dụng các phần mềm quản lý, thực hiện nối mạng trong nội bộ của Sở, để những vấn đề cần thông báo có thể được truyền tải nhanh nhất và cấp dưới có thể đề xuất ý kiến qua gửi mail đến những người liên quan một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, thông tin truyền tải đến các cán bộ công chức không nên lạm dụng công nghệ, chỉ tiến hành thông tin phản hồi qua hệ thống phần mềm mà cũng nên thực hiện theo theo cách truyền thống. Truyền thống là thông qua buổi gặp trực tiếp, bản tin nội bộ, tập san cơ quan hay sổ tay cán bộ. Đồng thời, tổ chức đại hội công nhân viên chức theo định kỳ và hàng năm để cấp dưới và cấp
trên có cơ hội tiếp xúc trực tiếp, trao đổi thông tin một cách cởi mở. Việc gặp gỡ trực tiếp còn giúp cho cấp dưới hiểu hơn về quan điểm và cách thức làm việc của cấp trên từ đó sự hợp tác trong công việc tăng lên.
Những điều cần chú ý khi thông tin phản hồi là thời gian, địa điểm đưa ra phản hồi phù hợp nhất là gì? Lời lẽ, thái độ phản hồi như thế nào? Nhất là đối với những phản hồi tiêu cực thì càng phải cân nhắc chú ý kỹ hơn.Khi đưa ra lời lẽ phản hồi đối với những trường hợp tích cực thì chỉ cần khuyến khích, khen ngợi trên tinh thần tôn trọng công sức, thời gian, trách nhiệm của nhân viên đó đối với công việc. Điều quan trọng là càng cụ thể càng có tác dụng kích thích và tạo động lực cho nhân viên. Đối với những phản hồi tiêu cực thì cần thẳng thắn trên nguyên tắc không có ý chỉ trích chê bai mà là chỉ ra cho cấp dưới thấy những yếu kém đồng thời cho họ cơ hội để sửa sai. Thái độ thông cảm cũng tạo ra sự thay đổi tiềm ẩn.
Yếu tố mang lại hiệu quả cao của việc phản hồi là tính kịp thời. Vì thế, cần đưa ra ý kiến phản hồi càng sớm càng tốt, chỉ trì hoãn khi cần phải thu thập thêm thông tin cần thiết. Phản hồi của nhà lãnh đạo cần được đưa ra cùng với hướng cải tiến cụ thể. Nếu phản hồi chỉ nêu ra một thực trạng yếu kém nào đó mà không có phân tích để giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề và chủ động tự điều chỉnh thì nội dung phản hồi chỉ tạo thêm thách thức cho cấp dưới mà thôi. Điều quan trọng là phản hồi của nhà lãnh đạo giúp cấp dưới nhanh chóng cải thiện được năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc. Phản hồi thường xuyên sẽ giúp điều chỉnh chất lượng công việc gần như tức thời.