Chuẩn mực nhóm được hiểu như những mẫu hình tiêu chuẩn của niềm tin, thái độ, giao tiếp và hành vi trong nhóm.
Xây dựng chuẩn mực nhóm nhằm đưa ra những hướng dẫn giúp cho nhóm đi đến các giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn.
Chuẩn mực nhóm phải được xem như là “bản cam kết” giữa các thành viên trong nhóm chứ không phải chỉ dành cho một cá nhân nào tích cực hơn hay đạt hiệu quả làm việc hơn. Vì vậy, chuẩn mực nhóm có thể được xây dựng qua các hoạt động sau đây:
1. Xác định điểm chung về niềm tin, thái độ, ứng xử của các thành viên của các thành viên
Hiệu quả công việc là mục tiêu cao nhất và cần chấp nhận sự khác biệt giữa các thành viên. Người trưởng nhóm có thể hướng thành viên tìm kiếm điểm chung của tất cả mọi người đối với cách thức và hiệu quả công việc.
“An và Nhân là hai cá tính vô cùng khác nhau trong nhóm. An hiền lành, ít thể hiện bản thân trong nhóm, còn Nhân lại rất sôi nổi, là tâm điểm ở mọi nơi. Tuy nhiên An và Nhân đều là những người đề cao tinh thần trách nhiệm trong tập thể, họ xác định khi đã nhận việc phải làm đến nơi đến chốn và sẵn sàng đương đầu với những khó khăn trong khi triển khai.”
2. Xây dựng Bản cam kết
Bản cam kết có thể được xem như một “thủ tục” giữa các thành viên, vì với nhiều trường hợp hoạt động của nhóm, nó chỉ có tính hình thức bề ngoài. Tuy nhiên, đối với tâm lý đám đông, một “văn bản” luôn có ý nghĩa nhắc nhở mọi người.
“Các phóng viên, biên tập viên của chuyên mục Giải trí thuộc tòa soạn S. dành cho lứa tuổi sinh viên, học sinh thống nhất quy định một số chuẩn mực của nhóm như nộp bài đúng thời hạn, phải phản hồi email của đồng nghiệp… Những chuẩn mực này không có sự can thiệp của lãnh đạo mà chỉ là sự tự giác của mỗi cá nhân. Nhưng nó có ý nghĩa ở điểm giữa các thành viên có một sự thống nhất với nhau về trách nhiệm thực thi bản cam kết đó. Bản cam kết này được dán tại cửa ra vào của phòng biên tập chuyên mục, trực tiếp tác động vào tri giác của nhân viên mỗi khi đến cơ quan.”
Bản cam kết nên được thể hiện ở nhiều mặt như cách thức làm việc, thái độ giao tiếp, trang phục …
3. Thực hiện danh mục “Được và Không được”
Danh mục “Được và Không được” cần phải chi tiết và rõ ràng từ những tiêu chí của bản cam kết ở trên.
“Với tiêu chí Nộp bài đúng thời hạn, cần phải được cụ thể qua danh mục: - Được: được quyền hoãn thời gian nộp bài trong vòng 3 giờ đồng hồ
với điều kiện phải thông báo chính thức với những người liên quan. - Không được: Không chấp nhận việc im lặng, không thông báo tình
hình bài vở khi đã đến thời hạn nộp bài.”
4. Xác định hình thức “Thưởng – Phạt” của nhóm
Danh mục “Thưởng – Phạt” cũng cần phải rõ ràng và nghiêm túc thực hiện nếu các thành viên đạt được hay vi phạm các chuẩn mực đã đề ra.
Tiếp tục ví dụ nói trên, danh mục thưởng – phạt về tiêu chí nộp bài đúng thời hạn, có thể đưa ra hình thức Phạt như mất quyền chọn chủ đề viết bài hoặc hạn chế số bài viết vào tháng sau. Bên cạnh đó Thưởng thêm nhuận bút
cho những bài nộp đúng thời hạn hoặc được nhận một nhiệm vụ đặc biệt trong tháng.
“Tại công ty Kiểm toán G, mỗi quý, công ty tổ chức những chuyến du lịch cho các nhân viên du lịch vào các ngày trong tuần, nhân viên nào tham gia thì được nghỉ làm vào các ngày đó, nhân viên nào không muốn tham gia thì phải đi làm bình thường. Các ngày cuối tuần vẫn là ngày nghỉ của cá nhân các nhân viên nên không được dùng để tổ chức các chuyến du lịch.”