2.1.1 Khái niệm hồ sơ tìm việc:
Chuẩn bị tốt bộ hồ sơ tìm việc là hết sức quan trọng. Thông thường, quy trình tuyển dụng bao gồm nhiều bước khác nhau và tùy vào mỗi nhà tuyển dụng lại có quy trình riêng cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên dù khác nhau như thế nào thì quy trình tuyển dụng đều có những bước cơ bản bắt buộc phải có như bước thu nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên. Trong bước này, nhà tuyển dụng sẽ xem xét để chọn ra những ứng viên phù hợp nhất với vị trị đang được tuyển dụng. Người tìm việc phải hiểu được một điều là có rất nhiều hồ sơ tìm việc được gửi tới cho nhà tuyển dụng dưới nhiều hình thức (chẳng hạn qua email, qua website hay bản in nộp trực tiếp). Tuy nhiên, nhà tuyển dụng có rất ít thời gian, họ sẽ không dành thời gian đọc từng câu chữ trong hồ sơ của ứng viên, thay vì đó họ sẽ sử dụng một số các kỹ thuật để chọn được ứng viên phù hợp nhất. Ví dụ, bước đầu, họ sẽ xem xét loại bỏ các ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu cơ bản một cách dễ dàng. Giả sử như vị trí tuyển dụng yêu cầu ứng viên có bằng đại học, vậy tất cả hồ sơ nào không thỏa mãn yêu cầu này đều bị loại ra. Dĩ nhiên, sẽ có một số trường hợp đặc biệt là ứng viên không thỏa mãn yêu cầu cơ bản này nhưng nội dung trình bày về kinh nghiệm làm việc lại phù hợp với yêu cầu công việc có thể được xem xét tiếp trong bước tiếp theo. Bước thứ hai, nhà tuyển dụng sẽ xem xét cấu trúc hồ sơ và sẽ loại tiếp các hồ sơ có nhiều lỗi như lỗi trình bày hay nội dung.
Một bộ hồ sơ tìm việc đầy đủ cần có:
- Sơ yếu lý lịch - Curriculum Vitae (CV) - Thư ứng tuyển
- Giấy khám sức khỏe trong vòng 6 tháng - Bằng cấp
- Các chứng chỉ đào tạo khác - Chứng minh thư
25
Vậy hồ sơ tìm việc bao gồm các giấy tờ cần thiết để giới thiệu ứng viên với nhà tuyển dụng. Nhiều khi bạn có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc nhưng cơ hội không đến với bạn vì hồ sơ của bạn đã bị lọai ngay từ vòng sơ tuyển. Khổng Tử từng nói “Hành trình vạn dặm đều khởi đầu từ bước chân đầu tiên”, và chuẩn bị hồ sơ tìm việc chính là một trong những bước đầu quan trọng trong hành trình tìm việc của bạn.
Cùng với phát triển của internet, hồ sơ tìm việc có thể được gửi trực tuyến đến nhà tuyển dụng. Các ứng viên có thể tự làm hồ sơ hay tải mẫu hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng trên website nhưng hình thức thông dụng nhất vẫn là hồ sơ được in ấn (hồ sơ giấy). Trên thực tế, bạn có thể dễ dàng mua một bộ hồ sơ tìm việc trong đó bao gồm các giấy tờ sẵn có trong các cửa hàng văn phòng phẩm. Tuy nhiên cách này chỉ sử dụng để ứng tuyển việc làm tại các cơ quan nhà nước, những công việc bán thời gian hay đòi hỏi trình độ không cao.
Cách tốt nhất cho ứng viên là hãy tự tạo bộ hồ sơ cho mình. Hồ sơ có thể đánh máy hay viết tay và điều quan trọng nhất đó là tạo được sự khác biệt so với các bộ hồ sơ khác và bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ. Các ứng viên có thể tham khảo rất nhiều mẫu hồ sơ tìm việc hiện có hay trên các website như:
http://kynangxinviec.com, https://www.topcv.vn,
http://maudonxinviec.org..vv
2.1.2 Nhà tuyển dụng mong đợi gì từ hồ sơ tìm việc
Hồ sơ tìm việc là một căn cứ quan trọng để nhà tuyển dụng quyết định xem có nên phỏng vấn bạn hay không. Khi xem xét bộ hồ sơ của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có thể đánh giá được năng lực, trình độ thậm chí tính cách của ứng viên. Thông qua cách ứng viên thể hiện hồ sơ của mình, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được ứng viên ở tính cẩn thận, ngăn nắp; khả năng tổ chức sắp xếp, bố trí công việc; khả năng diễn đạt thông tin hiệu quả thể hiện qua các tài liệu có trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự khoa học. Một bảng lý lịch không có lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy; thư xin việc ngắn gọn nhưng súc tích sẽ giúp ứng viên đạt được hiệu quả trong việc truyền tải hình ảnh bản thân tới nhà tuyển dụng qua ngôn ngữ viết. Ngoài ra, tính logic, hợp
26
lý của hồ sơ cũng được thể hiện ở mối liên quan giữa các phần trong hồ sơ... Hồ sơ chính là cơ hội duy nhất và hữu hiệu nhất để ứng viên “tiếp thị” hình ảnh của mình đến với nhà tuyển dung.
Dưới đây là những mong đợi từ nhà tuyển dụng với một hồ sơ tìm việc:
Thứ nhất, hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chí đặt ra theo yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Các tiêu chí được nêu rõ trong thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp như kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp, giới tính, chuyên ngành, số năm kinh nghiệm, trình độ tiếng Anh, mức lương yêu cầu…
Ví dụ, nếu một công ty đang tìm kiếm một lập trình viên máy tính chắc chắn sẽ không mời bạn phỏng vấn khi hồ sơ của bạn cho thấy bạn học chuyên ngành nhân sự. Hoặc một công ty cần tuyển một nhân viên có kinh nghiệm nhưng đọc hồ sơ họ thấy bạn là sinh viên mới ra trường và chưa từng trải qua một việc làm thêm nào thời sinh viên.
- Thứ hai, hồ sơ được sắp xếp và trình bày hợp lý và khoa học: Hồ sơ của bạn không được có bất cứ một lỗi nào dù là nhỏ như lỗi chính tả, đánh máy. Nhà tuyển dụng không có thời gian kiểm tra lại chúng và hơn thế họ còn đánh giá bạn là người không cẩn trọng khi làm việc cũng như thiếu thiện chí và nghiêm túc trong việc ứng tuyển. Ngoài ra bạn cần trình bày hồ sơ có trật tự, dễ đọc và dễ ghi nhớ. Lời khuyên cho các ứng viên là trước khi gửi hồ sơ: hãy nhờ bạn bè hay người thân đọc qua hồ sơ của bạn và hỏi họ những câu hỏi tương tự như: Họ có nhớ được bạn có những kinh nghiệm gì? Với những kinh nghiệm đó bạn có phù hợp với công việc bạn định ứng tuyển không? Họ có nhớ mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì không...?
- Thứ ba, nhiều nhà tuyển dụng xem xét hồ sơ để biết ứng viên có thể làm việc lâu dài với doanh nghiệp của họ. Việc tuyển dụng nhân viên mới luôn tốn thời gian, tiền bạc của các công ty. Bởi vì chi phí tốn kém như vậy nên nhà tuyển dụng muốn tìm kiếm những ứng viên có ý định làm việc lâu dài, có những kế hoạch phát triển chiến lược trong công việc chứ không muốn nhận một nhân viên chỉ tìm việc làm tạm thời. Thông qua hồ sơ ứng tuyển, nhà tuyển dụng có thể phát hiện ra những bằng chứng có thể cho họ thấy bạn không phải người hay nhảy việc.
28
2.1.3 Các loại giấy tờ cần có cho bộ hồ sơ tìm việc
Hồ sơ tìm việc thường được làm theo mẫu quy định chung hoặc mẫu riêng của từng đơn vị tuyển dụng. Các loại giấy tờ cũng có thể khác nhau tùy vào nhà tuyển dụng. Thông thường một bộ hồ sơ đầy đủ gồm có các loại giấy tờ sau:
- Thư ứng tuyển (trong các bộ hồ sơ bán sẵn ghi là Đơn xin việc): Đây là bức thư được gửi đến nhà tuyển dụng nhằm thể hiện mong muốn, thiện chí của bạn cũng như sự phù hợp của bản thân với công việc ứng tuyển. Tựa đề thư ứng tuyển là phù hợp và đúng bản chất hơn so với đơn xin việc. Bản chất của tìm việc làm không phải là sự xin - cho mà thực chất là sự trao đổi và hợp tác giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cũng như vị trí công việc đang tuyển dụng, còn ứng viên tìm kiếm vị trí và môi trường làm việc họ mong muốn.
- Sơ yếu lý lịch - CV: Lý lịch phải phản ánh được nhân cách, làm nổi bật kinh nghiệm, khả năng của bạn đối với việc hoàn thành công việc của đơn vị tuyển dụng. Vì thế việc trình bày và chọn lọc các thông tin trên lý lịch rất quan trọng. Một bản lý lịch sạch sẽ, không có lỗi chính tả, chữ viết rõ ràng, đầy đủ nội dung nhưng ngắn gọn và súc tích sẽ góp phần giúp bạn thành công.
- Các văn bằng, chứng chỉ có công chứng: Để chuẩn bị tìm việc làm bạn nên sao y mỗi loại chứng chỉ thành nhiều bản có công chứng để sẵn sàng nộp hồ sơ cho nhiều đơn vị khác nhau. Trường hợp đơn vị tuyển dụng không yêu cầu Bản sao y (có công chứng) thì bạn chỉ cần gửi bản photo vì nhà tuyển dụng thường không trả lại hồ sơ dù hồ sơ của bạn không đạt (điều này thường được ghi rõ trong thông báo tuyển dụng). Nếu bạn có nhiều văn bằng, chứng chỉ thì chỉ nên lựa chọn những văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu hoặc mang lại lợi thế cho bạn khi ứng tuyển.
- Giấy khám sức khỏe: Giấy chứng nhận sức khỏe là minh chứng thể hiện bạn có đủ sức khỏe để làm việc. Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe của đơn vị y tế có thẩm quyền. Giấy khám sức khỏe sẽ là điểm cộng cho bạn nếu bạn có thể chất khỏe mạnh.
Ngoài ra, tùy vào các doanh nghiệp có thể yêu cầu các loại giấy tờ khác cần thiết có thể được bổ sung sau khi bạn đã được chính thức tuyển dụng.
29
2.1.4 Sắp xếp hồ sơ tìm việc
Tùy vào cách thức gửi hồ sơ của ứng viên tới nhà tuyển dụng mà có thể chọn cách sắp xếp trình bày cho phù hợp. Ứng viên phải đọc kỹ yêu cầu của nhà tuyển dụng trong việc nhận hồ sơ cũng như các yêu cầu về loại giấy tờ và hướng dẫn về cách sắp xếp giấy tờ để thực hiện cho đúng.
Với cách gửi trực tiếp hay qua đường bưu điện, khi hoàn chỉnh xong các loại giấy tờ theo yêu cầu, tất cả các giấy tờ trên được đựng trong một túi hồ sơ. Túi hồ sơ bạn có thể mua sẵn hoặc tự làm nhưng phải đảm bảo đủ lớn để không phải gấp các giấy tờ, điều này tránh cho giấy tờ bị nhàu nát hay bị rách. Bên ngoài túi có ghi đầy đủ thông tin ứng viên và tên các loại giấy tờ có bên trong.
Hồ sơ bên trong được sắp theo thứ tự giấy tờ ghi ngoài hồ sơ. Không có quy tắc chung cho việc sắp xếp thứ tự các loại giấy tờ nhưng cách liệt kê và sắp xếp thông thường theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Thứ tự thông thường là: Thư ứng tuyển, Lý lịch (CV), Thư giới thiệu (nếu có), Bằng cấp…Thông tin ứng viên ghi bên ngoài hồ sơ bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại và địa chỉ liên lạc. Đặc biệt nên ghi rõ vị trí mà bạn muốn ứng tuyển. VD: Nguyễn Thu Hiền - Ứng tuyển Nhân viên kinh doanh Bất động sản. Điều này giúp việc phân loại nhanh hơn, nghĩa là hồ sơ sẽ đến được gần hơn với vị trí cần tuyển người.
Trường hợp hồ sơ được gửi qua email, ứng viên cần đặt tên tập tin đính kèm rõ ràng, có thể đặt tên tập tin là CV kèm theo tên của ứng viên, ví dụ CV-ThuHien thay vì CV. Ngoài ra, do đặc thù của việc gửi hồ sơ xin việc qua email nên bạn có thể scan và ghép các loại giấy tờ như thư ứng tuyển, sơ yếu lý lịch, ảnh chụp các bằng cấp, chứng minh nhân dân và các giấy tờ liên quan vào một tập tin duy nhất, rồi dưới định dạng PDF. Lưu ý, cần trình bày sao cho đẹp mắt vì đó chính là một minh chứng cho ưu điểm “Kỹ năng sử dụng vi tính tốt” mà bạn có thể đã ghi trong CV.
Ngoài ra, trong một số trường hợp khác, ứng viên có thể nộp hồ sơ dự tuyển dưới dạng các tập tin riêng lẻ, nhưng phải nén trong một tập tin *.zip hoặc *.rar. Tốt nhất là *.zip vì định dạng này mặc định đã được Windows hỗ trợ, chứ không cần cài đặt chương trình giải nén khác, do đó sẽ tiện hơn cho nhà tuyển dụng. Lưu ý, nếu chọn cách này, bạn phải đặt tất cả các tập tin vào một thư mục đã đặt tên cụ thể, như
30
HoSoUngTuyen-ThuHien, rồi sau đó mới nén thư mục này. Tất nhiên, bạn phải đặt số thứ tự cho các tập tin như yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Chẳng hạn: 1.ThuUngTuyen-ThuHien.doc, 2.CV-ThuHien.doc, 3.CMND-ThuHien.jpg, 4.Anh3x4-ThuHien.jpg, 5.BangDaiHoc-ThuHien.jpg...vv.
Một bộ hồ sơ đầy đủ được trình bày cẩn thận về cả hình thức và nội dung sẽ gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Điều này chứng tỏ ứng viên là người cẩn thận, có trách nhiệm và nghiêm túc trong quá trình tìm kiếm việc làm.
2.1.5 Cách gửi hồ sơ tìm việc
Có nhiều cách thức để gửi hồ sơ tìm việc, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên gửi trực tiếp tới doanh nghiệp, qua đường bưu điện hay qua mạng internet.
Nộp hồ sơ qua mạng có thể tiến hành theo hai phương thức: Một là, ứng viên có thể gửi hồ sơ trực tiếp tới email do nhà tuyển dụng cung cấp; Hai là, tạo cho mình một hồ sơ trực tuyến trên các website tuyển dụng, khi tìm kiếm thấy vị trí phù hợp, ứng viên chỉ cần click vào nút "ứng tuyển" hoặc "nộp hồ sơ trực tuyến"… Khi nộp hồ sơ, ứng viên cần chọn hình thức đúng theo yêu cầu của nhà tuyển dụng (thường được đăng trong thông báo tuyển dụng về cách thức nộp hồ sơ). Nhà tuyển dụng muốn ứng viên thực hiện theo những gì họ yêu cầu và sẵn sàng loại bỏ những hồ sơ không làm theo các hướng dẫn. Ví dụ: nếu họ yêu cầu bạn gửi CV qua email dưới dạng file PDF, đừng gửi CV bằng file Word mà hãy chuyển đổi theo đúng định dạng chẳng hạn.
31
Dưới đây là các cách thức gửi hồ sơ của ứng viên và các lưu ý khi gửi hồ sơ: v Gửi hồ sơ trực tiếp
Ứng viên mang hồ sơ đến nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ trong thông báo tuyển dụng theo thời gian qui định. Dù đi nộp hồ sơ, bạn cũng cần chú ý đến trang phục bên ngoài và thể hiện sự chuyên nghiệp vì đây là cơ hội tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng.
v Gửi hồ sơ qua email
Theo xu hướng hiện nay, để tiết kiệm thời gian và công sức của cả nhà tuyển dụng và ứng viên, nhiều nhà tuyển dụng nhận hồ sơ qua email. Một số vấn đề ứng viên cần lưu ý khi nộp hồ sơ qua email như sau:
• Chọn địa chỉ email nghiêm túc:
Email dùng để gửi nên trung tính và nghiêm túc, tốt nhất là sử dụng ngay tên của bạn như thanhnv@, ngoclanpham@, trunghieunguyent@,... tránh các địa chỉ email dạng nickname như batnapquantai_honemlancuoi@ hay congchuakieuky1992@, meoluoingungay@...Đặc biệt chú ý, nếu địa chỉ email có liên kết với Facebook thì bạn hãy làm sạch Timeline của tài khoản Facebook đó; nếu địa chỉ email thường được dùng cho các hoạt động không mấy tốt đẹp trên mạng thì bạn nên tạo một email mới để tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
• Chữ ký trong email phải trang trọng: Chữ ký ở cuối email thường chứa
một số thông tin cá nhân để người nhận có thể liên lạc lại sau khi đọc email, đây cũng là một thông tin để đánh giá tính cách của ứng viên. Do vậy, bạn nên tạo chữ ký sao cho thật nghiêm túc: chỉ cần họ tên đầy đủ, đơn vị công tác, trường học, số điện thoại liên hệ là được; đừng chèn vào những câu từ, lời thơ không phù hợp.
• Khi gửi email nên gửi tới một địa chỉ duy nhất: Có nhiều ứng viên nhất