Có nhiều cách thức để gửi hồ sơ tìm việc, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên gửi trực tiếp tới doanh nghiệp, qua đường bưu điện hay qua mạng internet.
Nộp hồ sơ qua mạng có thể tiến hành theo hai phương thức: Một là, ứng viên có thể gửi hồ sơ trực tiếp tới email do nhà tuyển dụng cung cấp; Hai là, tạo cho mình một hồ sơ trực tuyến trên các website tuyển dụng, khi tìm kiếm thấy vị trí phù hợp, ứng viên chỉ cần click vào nút "ứng tuyển" hoặc "nộp hồ sơ trực tuyến"… Khi nộp hồ sơ, ứng viên cần chọn hình thức đúng theo yêu cầu của nhà tuyển dụng (thường được đăng trong thông báo tuyển dụng về cách thức nộp hồ sơ). Nhà tuyển dụng muốn ứng viên thực hiện theo những gì họ yêu cầu và sẵn sàng loại bỏ những hồ sơ không làm theo các hướng dẫn. Ví dụ: nếu họ yêu cầu bạn gửi CV qua email dưới dạng file PDF, đừng gửi CV bằng file Word mà hãy chuyển đổi theo đúng định dạng chẳng hạn.
31
Dưới đây là các cách thức gửi hồ sơ của ứng viên và các lưu ý khi gửi hồ sơ: v Gửi hồ sơ trực tiếp
Ứng viên mang hồ sơ đến nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ trong thông báo tuyển dụng theo thời gian qui định. Dù đi nộp hồ sơ, bạn cũng cần chú ý đến trang phục bên ngoài và thể hiện sự chuyên nghiệp vì đây là cơ hội tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng.
v Gửi hồ sơ qua email
Theo xu hướng hiện nay, để tiết kiệm thời gian và công sức của cả nhà tuyển dụng và ứng viên, nhiều nhà tuyển dụng nhận hồ sơ qua email. Một số vấn đề ứng viên cần lưu ý khi nộp hồ sơ qua email như sau:
• Chọn địa chỉ email nghiêm túc:
Email dùng để gửi nên trung tính và nghiêm túc, tốt nhất là sử dụng ngay tên của bạn như thanhnv@, ngoclanpham@, trunghieunguyent@,... tránh các địa chỉ email dạng nickname như batnapquantai_honemlancuoi@ hay congchuakieuky1992@, meoluoingungay@...Đặc biệt chú ý, nếu địa chỉ email có liên kết với Facebook thì bạn hãy làm sạch Timeline của tài khoản Facebook đó; nếu địa chỉ email thường được dùng cho các hoạt động không mấy tốt đẹp trên mạng thì bạn nên tạo một email mới để tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
• Chữ ký trong email phải trang trọng: Chữ ký ở cuối email thường chứa
một số thông tin cá nhân để người nhận có thể liên lạc lại sau khi đọc email, đây cũng là một thông tin để đánh giá tính cách của ứng viên. Do vậy, bạn nên tạo chữ ký sao cho thật nghiêm túc: chỉ cần họ tên đầy đủ, đơn vị công tác, trường học, số điện thoại liên hệ là được; đừng chèn vào những câu từ, lời thơ không phù hợp.
• Khi gửi email nên gửi tới một địa chỉ duy nhất: Có nhiều ứng viên nhất
là các bạn sinh viên mới ra trường thường gửi rất nhiều hồ sơ cùng lúc tới nhiều doanh nghiệp khác nhau với tâm lý “được đâu hay đó”. Tuy nhiên, với nhà tuyển dụng, điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, không tôn
32
trọng người nhận và họ có thể sẽ xóa ngay email hoặc không đánh giá cao về ứng viên. Ứng viên cũng không được chuyển tiếp thư đã gửi từ nơi này tới nơi khác. Nếu muốn ứng tuyển ở nhiều nơi khác nhau, bạn nên dành thời gian soạn các bức email riêng biệt
• Chú ý đến tiêu đề email: Nhiều ứng viên soạn email không có tiêu đề hay
một tiêu đề quá ngắn gọn và không liên quan, điều này khiến họ mất điểm hoặc mất ngay cơ hội khi nhà tuyển dụng không đọc email. Khi viết tiêu đề cần phản ảnh được vị trí ứng tuyển. Tuyệt đối không đặt tiêu đề email dạng “CV”, “Xin việc”, “Đơn xin việc”, “Gửi chị A/anh B”,… Thay vào đó, bạn phải ghi rõ vị trí ứng tuyển trong tiêu đề, chẳng hạn: “Thư ứng tuyển vị trí Trưởng phòng kinh doanh của công ty X”.
• Về nội dung email: Ứng viên phải soạn thảo nội dung cho email chứ không
được để trống hay soạn thảo quá sơ sài. Đặc biệt, phải kiểm tra kỹ lỗi chính tả, câu từ. Viết một email tốt cũng chính là cơ hội để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách viết email và thu hút nhà tuyển dụng bằng những ưu điểm, kinh nghiệm làm việc của mình.
Trước khi nộp hồ sơ, ứng viên hãy photocopy một bộ để lưu giữ hoặc xem lại trước khi đi phỏng vấn. Sau khi gửi hồ sơ, ứng viên có thể kiểm tra lại nhằm đảm bảo hồ sơ đã được gửi đến nơi chưa và thường xuyên cập nhật, theo dõi xem có cần bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ không, đặc biệt là theo dõi thông báo mời phỏng vấn hay thử việc.