Trong phỏng vấn, sau khi đặt câu hỏi, nhà tuyển dụng sẽ dành thời gian cho ứng viên suy nghĩ tìm câu trả lời thích hợp. Vì vậy ứng viên không nên vội vàng trả lời câu hỏi nếu chưa có sự chuẩn bị. Với các câu hỏi đơn giản, ứng viên có thể trả lời sau khi nhà tuyển dụng dứt lời. Với các câu hỏi tình huống, yêu cầu so sánh hay đưa ra quan điểm riêng, ứng viên có thể trả lời sau từ 3 đến 5 giây. Ứng viên cần tránh để
107
nhà tuyển dụng đợi quá lâu mới nhận được câu trả lời. Nếu chưa rõ về nội dung hỏi, hoặc nghe chưa đầy đủ, ứng viên không nên vội vàng trả lời theo suy diễn của mình mà cần hỏi lại nhà tuyển dụng cho rõ. Việc nghe không rõ câu hỏi sẽ dẫn đến câu trả lời không chính xác, qua đó nhà tuyển dụng có thể cho rằng ứng viên khá vội vàng, hấp tấp trong giao tiếp.
Khi trả lời một số câu hỏi, ứng viên có thể chủ động đề cập đến lý do của lựa chọn một cách ngắn gọn mà không cần đợi người phỏng vấn hỏi “Vì sao”. Điều này làm cho cuộc nói chuyện diễn ra một cách tự nhiên, nhịp nhàng, không bị gián đoạn bởi những câu hỏi và câu trả lời quá ngắn.
Nội dung đánh giá ở ứng viên mà nhà tuyển dụng tập trung đặt câu hỏi bao gồm các khía cạnh sau đây:
Nội dung Câu hỏi/Đề nghị
Khả năng trình bày, diễn đạt
Mặc dù một số thông tin có thể đã được ghi rõ trong hồ sơ (CV, thư dự tuyển), tuy nhiên nhà tuyển dụng vẫn thường đề nghị ứng viên trình bày trực tiếp. Trong trường hợp này, ứng viên cần chọn lọc những thông tin quan trọng và trình bày ngắn gọn, tránh kể lể dài dòng.
Anh/chị hãy trình bày một số nét chính về bản thân.
Anh/chị hãy cho tôi biết đôi điều về gia đình của Anh/chị.
Tính cách
Các câu hỏi này mới nghe có vẻ không liên quan đến công việc nhưng nội dung trả lời của ứng viên có thể ảnh hưởng đến quyết định của nhà tuyển dụng. Bên cạnh các kỹ năng, nhà tuyển dụng muốn xác định xem tính cách của ứng viên có phù hợp với đặc thù của công việc hay
Mọi người thường nhận xét Anh/chị là người như thế nào?
Anh/chị tự nhận thấy mình có những mặt mạnh và mặt yếu nào?
Anh/chị thích làm việc với những người có tính cách như thế nào?
Những hoạt động xã hội nào mà Anh/chị quan tâm?
108
không. Các công việc đòi hỏi sự bảo mật cao thì không phù hợp với ứng viên có tính cách quá cởi mở.
Anh/chị thích môn giải trí nào?
Ai là người ảnh hưởng đến Anh/chị nhiều nhất?
Khi gặp khó khăn, chán nản trong cuộc sống, Anh/chị thường tâm sự với ai? Thái độ đối với công việc
Thái độ ảnh hưởng đến tính tích cực trong công việc của người lao động. Điều này lại liên quan đến hiệu quả cũng như sự cam kết trong công việc của họ. Nhà tuyển dụng thường tìm kiếm ứng viên có thái độ nghiêm túc, nhiệt tình và sự cam kết cao trong công việc.
Quan điểm làm việc, các giá trị quan trọng trong công việc của ứng viên cũng là yếu tố nhà tuyển dụng phải cân nhắc trong khi ra quyết định. Người sử dụng lao động sẽ lưu ý nhiều hơn đối với ứng viên có cùng quan điểm, giá trị của công ty.
Nội dung câu trả lời cũng giúp cho nhà tuyển dụng hình dung ra cách thức xử lý tình huống, giải quyết vấn đề của ứng viên trong tương lai nếu làm việc tại công ty. Nếu hình ảnh liên hệ trong tương lai của ứng viên không phù hợp với văn hóa của công ty thì sẽ khiến cho nhà tuyển dụng phải hết sức cân nhắc trong quyết định tuyển chọn ứng viên đó.
Động cơ nào thúc đẩy Anh/chị muốn thay đổi công việc?
Điều khiến Anh/chị thích nhất trong công việc này là gì?
Anh/chị quan tâm đến yếu tố nào nhiều nhất khi lựa chọn công việc?
Trong công việc, điều gì làm Anh/chị hài lòng nhất?
Tại sao Anh/chị muốn ứng tuyển vào vị trí này?
Kế hoạch nghề nghiệp trong năm tới của Anh/chị như thế nào?
Theo Anh/chị, như thế nào là hoàn thành tốt một công việc được giao?
Những thành công nào trong công việc khiến Anh/chị hãnh diện nhất?
Khi gặp khó khăn trong công việc Anh/chị thường làm gì?
109 Kỹ năng và sự hiểu biết về công việc
Sự nhận thức đúng đắn về công việc sẽ giúp hình thành thái độ tích cực trong công việc. Trước khi tham dự phỏng vấn, ứng viên cần tìm hiểu đầy đủ về những việc mà vị trí dự tuyển đảm trách. Không hiểu biết về công việc cho thấy sự thiếu nghiêm túc và thiếu trách nhiệm của ứng viên.
Khi trả lời những câu hỏi này, ứng viên cần cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết. Việc trả lời mơ hồ, chung chung không thuyết phục được người phỏng vấn rằng đó thật sự là những gì ứng viên đã trải nghiệm.
Trách nhiệm chính của Anh/chị trong công việc hiện nay là gì?
Khi có bất đồng trong công việc với đồng nghiệp, Anh/chị thường giải quyết như thế nào?
Nếu không đồng tình với ý kiến của cấp trên, Anh/chị có bày tỏ quan điểm của mình không?
Khi gặp khó khăn với khách hàng, Anh/chị sẽ tự mình giải quyết hay tìm sự hỗ trợ của cấp trên?
Anh/chị hãy nêu một trường hợp cụ thể về cách giải quyết khó khăn trong công việc của mình.
Anh/chị đã học hỏi được gì qua quá trình làm việc trước đây?
Những tính cách nào mà Anh/chị cho rằng phù hợp với công việc này?
Theo Anh/chị, để làm tốt công việc này đòi hỏi người phụ trách phải có khả năng nào?
Câu hỏi khác
Thông tin thu nhận từ những câu hỏi này giúp cho nhà tuyển dụng có cái nhìn vừa toàn diện, vừa cụ thể về ứng viên. Dựa trên những thông tin có được, nhà tuyển dụng có thể đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng và với công ty. Vì thế, ứng viên cần cung cấp
Khi nào Anh/chị có thể bắt đầu công việc?
Anh/chị có thể công tác xa nhà được không?
Mức lương mà Anh/chị mong muốn là bao nhiêu?
Anh/chị có nguyện vọng nào thêm không?
110
các thông tin đầy đủ, chính xác. Sự ngập ngừng, mơ hồ sẽ làm giảm tính tin cậy cho những thông tin được cung cấp.
Anh/chị có muốn hỏi thêm điều gì không?
Để trả lời tốt trong buổi phỏng vấn, ứng viên cần có các kỹ năng sau:
• Kỹ năng lắng nghe: ứng viên cần tập trung nghe đầy đủ nội dung được hỏi, tóm tắt nội dung hỏi, hình dung và sắp xếp nội dung trả lời
• Kỹ năng nói: trình bày nội dung trả lời ngắn gọn, chính xác, rõ ràng.
• Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ: tư thế thoải mái, lưng thẳng; giao tiếp bằng mắt; cử chỉ dứt khoát, giọng nói tự tin, không có cử chỉ thừa (gãi đầu, xoa tay, đung đưa chân …)
• Kỹ năng từ chối: không phải mọi vấn đề được hỏi ứng viên đều bắt buộc phải đưa ra câu trả lời. Việc đưa ra thông điệp từ chối phải được cân nhắc kỹ với lý do thuyết phục.
• Kỹ năng đặt câu hỏi: ứng viên chủ động đưa ra những câu hỏi cho nhà tuyển dụng chứng tỏ sự quan tâm đến vị trí dự tuyển và có sự chuẩn bị chu đáo trước khi tham dự phỏng vấn.
Những điều ứng viên nên và không nên đề cập đến khi phỏng vấn: NÊN:
Ø Đam mê, sự yêu thích trong lĩnh vực công việc dự tuyển
Ø Những thành tích đạt được trong các công việc trước đây
Ø Những tình huống khó khăn trong công việc và cách thức ứng viên đã vượt qua
Ø Sự chủ động trong việc lựa chọn công việc, doanh nghiệp theo những tiêu chí rõ ràng
Ø Khả năng làm việc cùng người khác để đạt được mục tiêu của tổ chức lẫn cá nhân
111
Ø Hình ảnh về chính bản thân như là một ứng viên có năng lực, chủ động trong công việc cũng như có tiềm năng phát triển trong tương lai
KHÔNG NÊN:
Ø Nói dối về công việc và thành tích đạt được cũng như lý do nghỉ việc. Nhà tuyển dụng có đủ kinh nghiệm để kiểm tra thông tin ứng viên cung cấp là chân thật hay từ trí tưởng tượng. Không thành thật sẽ để lại ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng.
Ø Than phiền về công việc hiện tại. Điều này cho nhà tuyển dụng thấy một ứng viên không nỗ lực tìm giải pháp mà chỉ tập trung than vãn.
Ø Tranh luận về những vấn đề nhạy cảm. Nếu nhà tuyển dụng đề cập đến những vấn đề liên quan đến quan điểm về tôn giáo, chính trị hay vấn đề có thể gây tranh cãi, ứng viên nên lắng nghe nhiều hơn là nói.
Ø Nói xấu đồng nghiệp, sếp và công ty cũ. Việc nói xấu những người từng hợp tác không giúp ứng viên ghi thêm điểm trong phỏng vấn mà có thể làm nhà tuyển dụng lo ngại việc ứng viên sẽ làm với họ như vậy trong tương lai.
Ø Sử dụng từ chuyên môn, đặc thù hoặc tiếng lóng. Không phải từ chuyên ngành nào cũng phổ thông, dễ hiểu. Nếu cần thiết phải sử dụng từ chuyên môn, ứng viên nên có lời giải thích để đảm bảo mọi người cùng hiểu theo một nghĩa duy nhất.
Ø Kể về mối quan hệ của bạn với những người nổi tiếng hoặc có vị trí xã hội. Nếu nhà tuyển dụng không hỏi, việc chủ động đề cập những thông tin này có thể khiến ứng viên bị hiểu lầm là đang có ý “khoe khoang”. Trừ khi yêu cầu công việc cần thiết mối quan hệ rộng rãi, ứng viên nên cân nhắc chia sẻ những thông tin cá nhân này.
3.3.5. Kỹ năng đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng
Câu hỏi là phương tiện giúp con người đạt được thông tin cần biết trong hoạt động giao tiếp. Nhà tuyển dụng thông qua câu hỏi để xác định ứng viên phù hợp cho doanh nghiệp của họ. Ứng viên bên cạnh việc trả lời cũng cần quan tâm đến việc đưa ra câu hỏi cho nhà tuyển dụng. Câu hỏi giúp ứng viên xác định lại nội dung cần trả
112
lời. Ngoài ra, câu hỏi sẽ thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy sự quan tâm của ứng viên đến nội dung họ đang nói và vị trí bạn đang ứng tuyển.
Trong quá trình trao đổi, khi có vấn đề chưa rõ, ứng viên cần hỏi lại nhà tuyển dụng để tránh hiểu lầm, hiểu sai ý truyền đạt. Hơn nữa, để cuộc nói chuyện diễn ra tự nhiên, ứng viên cũng cần chủ động đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng. Trong một cuộc giao tiếp, một người luôn đặt câu hỏi và một người chỉ làm nhiệm vụ trả lời sẽ khiến cho bầu không khí trở nên tẻ nhạt, đơn điệu. Ung viên cần phải để ý đến người phỏng vấn và quá trình trao đổi để xác định thời điểm đặt câu hỏi. Thông thường nhà tuyển dụng đã chuẩn bị sẵn trình tự cuộc phỏng vấn và không muốn bị cắt ngang. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là ứng viên chỉ có duy nhất nhiệm vụ trả lời. Xác định đúng thời điểm đặt câu hỏi giúp cho ứng viên thể hiện sự tự tin, chủ động trong cuộc phỏng vấn và tạo được sự kết nối tốt hơn với nhà tuyển dụng. Khi đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng, ứng viên cần lưu ý các vấn đề sau:
NÊN:
Ø Mỗi câu hỏi chỉ bao gồm 1 ý hỏi
Ø Từ ngữ khi hỏi phải rõ ràng, lịch sự
Ø Câu hỏi có đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ
Ø Hình dung chủ đề Anh/chị đưa ra có thể dẫn đến tình huống mà nhà tuyển dụng hỏi về vấn đề Anh/chị không muốn trả lời hay không. Nếu câu trả lời là có, Anh/chị cần xem xét lại việc gợi ý chủ đề đó.
Ø Nếu có những vấn đề Anh/chị không thích thì tránh tập trung vào vấn đề đó khi nó không trực tiếp liên quan đến công việc của mình.
Ø Chuẩn bị sẵn danh sách các câu hỏi trước khi tham gia buổi phỏng vấn.
KHÔNG NÊN:
Ø Câu hỏi bao gồm nhiều ý hỏi
Ø Hỏi về vấn đề đã được nhà tuyển dụng đề cập trước đó (điều này chứng tỏ ứng viên thiếu sự lắng nghe) hoặc đã được công bố trên trang web của công ty
Ø Câu hỏi dùng từ không rõ nghĩa, mơ hồ
113
Ø Hỏi về sự đánh giá của người phỏng vấn đối với bản thân
Ø Vội vàng hỏi về chế độ lương bổng, phụ cấp tiền thưởng … ngay từ đầu cuộc phỏng vấn (trừ khi Anh/chị biết chắc nhà tuyển dụng đã quyết định chọn mình).
Ø Hỏi về những gì công ty có thể làm cho Anh/chị. Không nhà tuyển dụng nào đánh giá tốt ứng viên có tính cách ngạo mạn và ích kỷ, cho dù đó thật sự là ứng viên tài năng.
Ứng viên cần thu thập đầy đủ thông tin về nơi làm việc và vị trí đang tuyển để có thể đưa ra quyết định chính xác. Ứng viên cần đặt câu hỏi khi còn vấn đề nào chưa được cung cấp. Những nội dung ứng viên có thể hỏi nhà tuyển dụng bao gồm:
Ø Trách nhiệm chính của vị trí tuyển dụng
Ø Chính sách đào tạo phát triển nguồn nhân lực của công ty
Ø Lộ trình nghề nghiệp của bạn khi đảm nhận vị trí này
Ø Cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý của ban lãnh đạo và của người quản lý trực tiếp
Ø Cách thức đánh giá hiệu quả công việc
Ø Nhân sự hoặc phòng ban mà vị trí công việc này cần phải tương tác thường xuyên
Ø Những thách thức lớn của vị trí công việc này
Ø Những ưu tiên của công ty cho vị trí này