- Gói sản phẩm CRMS hoàn thiện hơn còn chứa cả các mô đun quản lý các đối tác
2. Lập kế hoạch định các HTTT là gì? Các bước thực hiện?
Các bước thực hiện quá trình lập kế hoạch HTTT
Bước 1: Đồng bộ hóa các mục tiêu của tổ chức với công nghệ thông tin
a)Mục đích
Nhằm chắc chắn rằng các mục tiêu công nghệ và mục tiêu kinh doanh hài hòa với nhau.
b) Phương pháp
Sử dụng mô hình cạnh tranh (Porter’s Competitive Forces Model) để đồng bộ hóa mục tiêu của tổ chức với Công nghệ thông tin.
Phân tích mô hình cạnh tranh → Xác định các chiến lược cạnh tranh → Xác định các HTTT chiến lược.
Mô hình các lực lượng cạnh tranh được sử dụng để mô tả ảnh hưởng lẫn nhau của các yếu tố bên ngoài, đặc biệt các mối đe dọa và các cơ hội có ảnh hưởng đến chiến lược và khả năng cạnh tranh của một tổ chức.
Tổ chức/ DN có thể đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách nâng cao khả năng để đối phó với các lực lượng cạnh tranh của tổ chức.
Bốn chiến lược cạnh tranh:
1. Chiến lược phân biệt hoá sản phẩm
Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ duy nhất, dễ dàng phân biệt với các sản phẩm và dịch vụ của các đối thủ và không dễ gì bị nhái lại.
Tổ chức tài chính: Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ dựa trên công nghệ thông tin như phát triển các máy ATM và thẻ tín dụng, cung cấp các dịch vụ ngân hàng trực tuyến
cho phép các khách hàng thực hiện phần lớn các giao dịch của mình bằng máy tính tại nhà có nối mạng.
Các nhà sản xuất: Sử dụng các HTTT cho phép khách hàng tự xác định thiết kế và cấu hình sản phẩm phù hợp hoàn toàn với yêu cầu đặc thù cho khách hàng nhưng vẫn duy trì được hiệu quả chi phí như của kỹ thuật sản xuất hàng loạt (Dell)
2. Chiến lược tiêu điểm
Xác định một đoạn thị trường tiêu điểm cho một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định
mà tổ chức có khả năng phục vụ khách hàng một cách hoàn hảo. Các HTTT giúp tổ chức
doanh nghiệp phân tích dữ liệu về hành vi mua hàng, sở thích và sự ưa chuộng của khách
làm cơ sở đưa ra các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị có hiệu quả đối với một đoạn thị trường hẹp hơn:
- Nguồn dữ liệu: Từ các giao dịch bằng thẻ tín liệu mua hàng từ quầy bán hàng,
hoặc thông khách hàng viếng thăm các Web sites.
- Mục đích sử dụng dữ liệu: Tạo ra và quản lí các khách hàng viếng thăm Web
sites và để tìm KH tiềm năng
3. Chiến lược phát triển mối liên kết chặt chẽ với nhà cung cấp
- Mục tiêu: Gắn chặt” khách hàng vào các sản phẩm và dịch của tổ chức; Gắn
chặt” các nhà cung cấp vào việc cung ứng đúng thời hạn và đúng cơ cấu giá cho tổ chức.
- Cách thức:
+ Gắn đặt các Terminal được nối với các máy tính của Baxter tại các bệnh viện
+ Hàng hoá và dụng cụ mà bệnh viện đặt hàng được Baxter chuyển đến tận nơi
có nhu cầu sử dụng, không còn nhu cầu lưu kho nữa Trách nhiệm liên quan đến dự trữ hàng hóa vật tư đã được đẩy cho phía nhà cung cấp.
+ Xây dựng … giúp tối đa hoá sức mua của DN và tối thiểu hoá chi phí bằng cách cho phép các nhà cung cấp giao tiếp và phản ứng với HTTT của DN, nhằm thoả mãn nhu cầu kinh doanh của tổ chức.
4. Chiến lược sản xuất với chi phí thấp
- Mục đích: Sản xuất sản phẩm hàng hoá và dịch vụ với chi phí thấp hơn so với
các đối thủ, giúp ngăn chặn sự thâm nhập của các đối thủ cạnh tranh mới vào thị trường của ngành.
- Cách thức: Xây dựng các HTTT hướng chiến lược, giúp doanh nghiệp giảm
đáng kể chi phí cung ứng hàng hoá dịch vụ, thậm chí với chất lượng cao hơn so với đối thủ.
+ HTTT “Bổ sung hàng tồn kho liên tục” (CRS - Continuous System) của WalMart
+ Bán hàng theo kiểu POS, theo đó đơn đặt hàng sẽ đưa cho nhà cung cấp ngay
sau khi khách hàng thanh toán quầy.
+ Giúp công ty bổ sung hàng tồn kho với tốc độ cực nhanh
+ Wal-Mart không cần chi nhiều tiền cho việc dự trữ hàng hóa lớn trong kho.
+ Cho phép Wal-Mart điều chỉnh việc mua dự trữ nhữ đáp ứng được nhu cầu của
khách hàng.
+ Wal – Mart chỉ cần chi 15% doanh thu cho quản lý (đối thủ khác phải chi từ
21% đến 30% doanh số bán, phí điều hành) c) Kết quả
Một cách nhìn rõ ràng về cách thức các HTTT có thể hỗ trợ các mục tiêu và chiến lược của tổ chức.
a) Mục đích
Xác định các tiến trình nghiệp vụ đặc thù cần sự hỗ trợ của HTTT. b) Phương pháp
Chuỗi giá trị (Value Chain). c) Kết quả
Danh mục sơ bộ các HTTT cần phát triển.
Bước 3: Xác định các nhu cầu thông tin đặc thù
a) Mục đích
Xác định các nhu cầu thông tin đặc thù trong nội bộ công ty cần được sự hỗ trợ của các HTTT.
b) Công cụ
Thứ nhất là các yếu tố thành công mấu chốt (CSFs), sử dụng phân tích chiến lược (CSFs) để xác định nhu cầu thông tin:
Yếu tố thành công mấu chốt (CSF) là gì?
+ Là yếu tố đóng vai trò mấu chốt đối với sự thành công của DN.
+ Khi các yếu tố thành công mấu chốt đạt được thì thành công của tổ chức xem như
được đảm bảo.
Tại sao cần xác định các yếu tố thành công mấu chốt?
+ Giúp các nhà quản lí và các nhân viên nghiệp vụ xác định nhu cầu thông tin.
+ Giúp xác định các HTTT có khả năng hỗ trợ đáp ứng các nhu cầu thông tin đã
xác định.
+ Nhằm đồng bộ hóa các mục tiêu của tổ chức với việc lập kế hoạch HTTT.
Các yếu tố mấu chốt (CSFs) với các loại hình tổ chức DN
+ Ngân hàng: Chi phí giao dịch thấp; Dịch vụ truy cập thông tin tài khoản 24/24
+ Công ty vận chuyển (UPS, FedEx): Chuyển phát đúng hạn; Khả năng theo vết gói bưu kiện chính xác
Sử dụng kết quả phân tích chiến lược CSF để xác định nhu cầu thông tin: + Thu thập các kết quả phân tích chiến lược từ các nhà quản lí riêng biệt.
+ Tổng hợp, phân tích các kết quả phân tích chiến lược thu thập được.
+ Xác định và thông qua các yếu tố mấu chốt của toàn tổ chức DN.
+ Sử dụng các yếu tố mấu chốt xác định được làm cơ sở để xếp hạng ưu tiên các
+ HTTT và xác định các HTTT trợ giúp ra quyết định và các CSDL.
Thứ hai, sử dụng phân tích tổng thể doanh nghiệp (Business System Planning) để xác định nhu cầu thông tin:
Phạm vi khảo sát, nghiên cứu toàn bộ tổ chức bao gồm các đơn vị bộ phận, chức năng, các quá trình và các thành phần dữ liệu.
Mục đích để xác định các thực thể và xác định các thuộc tính dữ liệu.
Phương pháp của ma trận tiến trình -dữ liệu của phân tích tổng thể doanh nghiệp: Lựa chọn một nhóm lớn các nhà quản lí và phỏng vấn xem họ sử dụng thông tin? Họ lấy những thông tin đó từ đâu? Môi trường hoạt động và mục tiêu của quản lí là gì? Cách thức thực hiện việc ra quyết định ?Nhu cầu dữ liệu của họ như thế nào?
Xây dựng ma trận tiến trình – dữ liệu: Thông tin nào là cần thiết để hỗ trợ tiến trình nào; Những tiến trình nào tạo ra dữ liệu và nào sử dụng dữ liệu đó.
c) Kết quả
Danh mục sơ bộ các HTTT cần cho tổ chức DN
Bước 4: Đánh giá các HTTT trên cơ sở tiềm lực thực có của tổ chức
a) Mục đích
Đánh giá danh mục sơ bộ các HTTT mà tổ chức DN cần phát triển trên cơ sở áp dụng các tiêu chuẩn của tổ chức.
b) Phương pháp
Mục đích nhằm xác định tính khả thi về mặt kinh tế của HTTT. - Cách thực hiện
+ Xác định chi phí hệ thống: Bao gồm Chi phí cho phát triển hệ thống; Chi phí khai thác và bảo trì hệ thống; Chi phí cho việc tái thiết kế tổ chức DN theo yêu cầu
+ Xác định lợi ích hệ thống, bao gồm lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình. Lợi ích hữu hình là những lợi ích có thể qui đổi/ đo đếm được bằng tiền. Vidu như Tăng lợi nhuận; Tăng thị phần; Giảm giá thành sản phẩm; Giảm chi phí cung ứng. Lợi ích vô hình là những lợi ích không thể qui đổi/ đo đếm được bằng tiền như làm tăng sự hài lòng của khách hàng, tăng đạo đức kinh doanh của nhân viên, cải thiện hình ảnh của DN, ra quyết định tốt hơn
+ So sánh chi phí và lợi ích c) Kết quả
Danh mục chính thức các HTTT cần phát triển và thời điểm cần phát triển các hệ thống đó.
Bước 5: Lập kế hoạch cho các HTTT quan trọng, không thể thiếu được của tổ chức DN
a) Mục đích
Rà soát khả năng có thể xảy ra sự cố đối với HTTT đặc biệt nhạy cảm đối với tổ chức và đề ra các qui trình thủ tục nhằm giảm thiểu thiệt hại.
b) Các phương pháp
Đồ thị tổn thất do mất thông tin (Information Unavailability Cost Curve). Đồ thị chi phí khôi phục sự cố (Disaster Recovery Cost Curve).
Quy trình 3 bước lập kế hoạch xử lí tình huống bất thường (1) Xác định những gì là thực sự quan trọng đối với tổ chức
• Xác định các chức năng/ tiến trình vụ tối quan trọng
• Xác định các HTTT hỗ trợ các chứ tiến trình nghiệp vụ này.
• Kiểm tra các dòng thông tin vào/ từng hệ thống.
• Kiểm tra toàn bộ tài liệu của hệ thống thủ tục cần thiết cho việc phục hồ lưu thông
(2) Tính toán tổn thất DN phải gánh chịu trong trường hợp thông tin cần cho hoạt động của tổ chức không được đảm bảo do xảy ra sự cố.
Vẽ đồ thị tổn thất trong trường hợp không có thông tin (Theo thời gian kể từ khi xảy ra sự cố)
• Những giờ đầu tổn thất ít
• Tổn thất tăng lên theo thời gian
• Tổn thất tăng tối đa và giữ nguyên cho sự cố chưa được khắc phục, thông tin được
phục hồi
(3) Cân đối tổn thất do sự cố gây ra với chi phí khắc phục sự cố
• Vẽ đồ thị chi phí khôi phục thông tin (Theo thời gian kể từ khi xảy ra sự cố)
• Cân đối Tổn thất – Chi phí khôi phục thông tin nhằm xác định giải pháp khôi phục
tốt nhất (về thời gian và chi phí). c) Kết quả
Danh mục các HTTT tối cần thiết đối với tổ chức DN và kế hoạch khôi phục hệ thống trong trường hợp có sự cố