5. Kết cấu của đề tài
3.1.2. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Để đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng, KTV sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống KSNB được thiết kế chung cho mọi khách hàng. Sau khi đánh giá được hệ thống KSNB, KTV tiến hành xây dựng kế hoạch kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán cần phân chia rõ ràng công việc giao cho những ai, thời hạn hoàn thành cần thiết và thời điểm thực hiện công việc cụ thể đã phân công cho từng người.
Nhóm trưởng sẽ chịu trách nhiệm cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Sau đó, nhóm trưởng sẽ lập tờ trình và gửi đến trưởng phòng kiểm toán, trong đó nêu rõ các căn cứ cho việc hoạch định chương trình kiểm toán. Trưởng phòng nghiệp vụ có trách nhiệm phê duyệt chương trình kiểm toán, đối với một số trường hợp cần thiết, phụ trách phòng nghiệp vụ báo cáo để xin ý kiến chỉ đạo của Ban GĐ.
3.1.3. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Sau khi được phân công công việc với phần hành cụ thể, KTV và các trợ lý kiểm toán sẽ tiến hành thực hiện phần công việc của mình tại văn phòng của khách hàng. Mỗi người trong nhóm có nghĩa vụ hoàn thành công việc của mình được phân công, đảm bảo các bằng chứng được thu thập đầy đủ và thích hợp, đồng thời hỗ trợ đồng nghiệp nhằm mục đích hoàn thành cuộc kiểm toán. Việc thực hiện cuộc kiểm toán có thể chia thành hai bước chính:
3.1.3.1. Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
Các kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm:
- Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền. - Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền. - Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình tồn kho, tính giá thành và giá vốn. - Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình lương và phải trả người lao động. - Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình tài sản cố định và xây dựng cơ bản.
42
3.1.3.2. Thử nghiệm cơ bản
Các thử nghiệm cơ bản dựa trên các mục tiêu kiểm toán đã thiết lập cho từng phần hành cụ thể sẽ được KTV thực hiện để thu thập các bằng chứng kiểm toán cần thiết nhằm phát hiện các sai phạm trọng yếu trong BCTC. KTV sẽ kiểm tra và lên số liệu cho bảng số liệu tổng hợp, giấy tờ làm việc phục vụ cho thuyết minh BCTC và chương trình kiểm toán. Khi thực hiện các thử nghiệm cơ bản, KTV cần kiểm tra cơ bản các khoản mục: Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, các tài khoản ngoài bảng và báo cáo hoạt động kinh doanh.
3.1.4. Giai đoạn hoàn thành kiểm toán
3.1.4.1. Báo cáo kiểm toán
Sau khi thực hiện kiểm toán, mỗi thành viên trong nhóm kiểm toán có trách nhiệm hoàn thành các giấy tờ làm việc tại công ty và gửi cho trưởng nhóm. Trưởng nhóm kiểm toán sẽ rà soát lại tất cả công việc của các thành viên và đánh giá chất lượng các bằng chứng kiểm toán được thu thập đối với các phần hành. Bước tiếp theo, Trưởng nhóm sẽ lập bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh (nếu có) và đưa lên bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh. Đồng thời, trình bày cho trưởng phòng phê duyệt trước khi trao đổi các bút toán này với khách hàng.
Sau khi thống nhất về các quy định trong hệ thống kế toán và các quy định hiện hữu trong việc xử lý các số liệu trong BCTC giữa công ty kiểm toán và đơn vị được kiểm toán, KTV sẽ đưa ra kết luận cuối cùng về các khoản mục trên BCTC và hoàn thiện giấy tờ làm việc để chuẩn bị phát hành báo cáo kiểm toán và thư quản lý. KTV vẫn phải có trách nhiệm xem xét các sự kiện có thể xảy ra sau khi phát hành báo cáo kiểm toán đối với BCTC.
Cuối cùng, trưởng nhóm sẽ thảo luận và ghi nhận lại những vấn đề liên quan đến khách hàng trong cuộc kiểm toán năm nay vào hồ sơ kiểm toán nhằm phục vụ cho việc xử lý các vấn đề liên quan ở kỳ kiểm toán sau.
3.1.4.2. Cách thức lưu trữ hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ tất cả các tài liệu về quá trình làm việc của KTV và các bằng chứng được thu thập trong suốt quá trình kiểm toán. Đây là cơ sở
43 cho việc phát hành báo cáo kiểm toán và là cơ sở pháp lý cho các sự kiện phát sinh sau này. Ngoài ra, hồ sơ kiểm toán còn phục vụ cho KTV trong việc xem xét các vấn đề liên quan ở các kỳ kiểm toán tiếp theo.
Phần đầu của hồ sơ kiểm toán là mục lục lưu hồ sơ, trong đó ghi ký hiệu các phần hành bằng chữ cái. Các phần tiếp theo trong mỗi mục sẽ được sắp xếp theo thứ tự ghi trong mục lục nhỏ của mỗi phần chữ cái dưới đây:
A: Kế hoạch kiểm toán
B: Tổng hợp, kết luận và lập báo cáo C: Kiểm tra hệ thống KSNB
D: Kiểm tra cơ bản Tài sản E: Kiểm tra cơ bản Nợ phải trả
F: Kiểm tra cơ bản Nguồn vốn chủ sở hữu và tài khoản ngoài bảng G: Kiểm tra cơ bản BCKQHĐKD
H: Kiểm tra các nội dung khác
Mỗi giấy tờ làm việc của KTV, kể cả các tài liệu và các bằng chứng thu thập được đều phải đánh ký hiệu tham chiếu. Việc tham chiếu được thực hiện theo phương pháp Left in - Right out với ý nghĩa: Nếu mã số ghi bên trái số liệu thì số liệu này đến từ giấy làm việc có mã số trang bên trái, nếu mã số trang được ghi bên phải thì số liệu này được mang sang mã số trang bên phải.
3.2. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN N PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI AISC
3.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
3.2.1.1. Tiếp nhận và tìm hiểu chung về hoạt động của khách hàng
Khi tiếp nhận khách hàng, việc đầu tiên của KTV là nắm bắt những thông tin khái quát về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động. Đây là nền tảng phục vụ cho cả quá trình lập kế hoạch kiểm toán và giúp KTV có cái nhìn tổng quát và xác định những giao dịch bất thường cần quan tâm, các rủi ro trọng yếu có liên quan đến toàn bộ BCTC và từng tài khoản cụ thể.
44 KTV sẽ tìm hiểu tổng quát từ bên trong đến bên ngoài của đơn vị để có thể hiểu biết khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh của DN. Những thông tin cần tìm hiểu bao gồm:
- Hiểu biết về môi trường hoạt động và các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến doanh nghiệp như: Các thông tin chung về ngành nghề đang kinh doanh và xu hướng của ngành, các yếu tố pháp lý liên quan, sự biến động của thị trường, biến động về lãi suất, tỷ giá ngoại tệ, lạm phát ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp,...
- Hiểu biết về đặc điểm doanh nghiệp: Lĩnh vực hoạt động, loại hình sở hữu và bộ máy quản trị, các hoạt động đầu tư và tài chính của đơn vị, các thay đổi lớn về quy mô hoạt động,...
- Hiểu biết về các chính sách kế toán áp dụng: Hệ thống báo cáo theo yêu cầu doanh nghiệp phải lập, những thay đổi chính sách kế toán năm nay,...
- Một số vấn đề khác về nhân sự chủ chốt của đơn vị, nhân sự kế toán và các thông tin hành chính khác.
KTV sẽ tiến hành thu thập các tài liệu cụ thể như: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Biên bản họp Hội đồng quản trị, Quyết định của Ban GĐ, Điều lệ công ty,... Sau khi thu thập, các tài liệu này sẽ được lưu trữ và liên tục cập nhật trong hồ sơ kiểm toán nếu thông tin có sự thay đổi hoặc thu thập thông tin mới. Việc lưu vào hồ sơ kiểm toán là minh chứng sự hiểu biết của KTV về hoạt động kinh doanh của đơn vị và là tài liệu tham khảo khi tiến hành kiểm toán.
3.2.1.2. Tìm hiểu về hệ thống KSNB của khách hàng
Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý của DN và ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán của đơn vị. Do đó, việc nghiên cứu hệ thống KSNB về những điểm mạnh và điểm yếu của từng bộ phận và từng hoạt động của đơn vị sẽ giúp KTV xác định được các rủi ro kiểm soát tồn tại trong hệ thống KSNB. Từ đó, KTV sẽ xác định được phạm vi và khối lượng công việc kiểm toán cần thực hiện. Phương pháp tìm hiểu về hệ thống KSNB:
45 - Kiểm tra tài liệu, chứng từ.
- Quan sát. - Thực hiện lại.
Việc hoàn thành các bảng câu hỏi về hệ thống KSNB giúp KTV có cái nhìn toàn diện và hiểu biết về hệ thống KSNB của khách hàng. Từ đó, giúp KTV xác định cách tiếp cận kiểm toán và xác định liệu việc thực hiện kiểm tra KSNB có phù hợp không. Khi lập kế hoạch kiểm tra KSNB, KTV phải xác định và kiểm tra các thủ tục kiểm soát chính, trực tiếp gắn liền với các mục tiêu kiểm toán.
Đối với DN có hệ thống KSNB, AISC sẽ tiến hành kiểm tra đơn vị có tổ chức phù hợp và có thực hiện không, nếu có thì công ty kiểm toán sẽ giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản và ngược lại, công ty kiểm toán sẽ tăng cường thử nghiệm cơ bản. Đối với DN không có hệ thống KSNB, AISC sẽ bỏ qua thử nghiệm kiểm soát và đi sâu vào thử nghiệm cơ bản.
3.2.1.3. Xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán khoản mục nợ
phải thu khách hàng Đánh giá sơ bộ rủi ro
Theo VSA 400 đã định nghĩa về các loại rủi ro và cách đánh giá rủi ro trong quá trình kiểm toán thì việc đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng rất lớn đến rủi ro kiểm toán bởi những rủi ro này xuất phát và phụ thuộc nhiều vào KTV trong cuộc kiểm toán.
Việc xác định mức rủi ro kiểm toán liên quan đến rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện thông qua công thức:
AR = IR x CR x DR Với :
- AR : Rủi ro kiểm toán - IR : Rủi ro tiềm tàng - CR : Rủi ro kiểm soát - DR : Rủi ro phát hiện
46
Bảng 3.1. Đánh giá rủi ro kiểm toán
Rủi ro phát hiện (DR) Đánh giá của KTV về rủi ro kiểm soát (CR)
Cao Trung bình Thấp Đánh giá của KTV về rủi ro tiềm tàng (IR) Cao Thấp nhất Thấp Trung bình
Trung bình Thấp Trung bình Cao
Thấp Trung bình Cao Cao nhất
(Nguồn: Phòng Kiểm toán Doanh nghiệp 6)
Xác định mức trọng yếu
Dựa trên những hiểu biết về hệ thống KSNB tại khách hàng, AISC sẽ xác định mức trọng yếu kế hoạch trước khi kiểm toán và có trách nhiệm xác định lại mức trọng yếu thực tế trong giai đoạn kết thúc kiểm toán.
Mức trọng yếu tổng thể được xác định dựa vào tiêu chí do KTV lựa chọn kèm với tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu. Việc lựa chọn phần trăm cho tiêu chí sẽ quyết định đến khối lượng công việc và số mẫu cần thu thập trong cuộc kiểm toán. Trong đó, mức trọng yếu tổng thể = Tiêu chí * Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu. Các tiêu chí thường được lựa chọn là:
Bảng 3.2. Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu
Tiêu chí Tỷ lệ
Lợi nhuận trước thuế 5% - 10% Doanh thu thuần 0,5% - 3% Tổng chi phí 0,5% - 3% Vốn chủ sở hữu 1% - 5% Tổng tài sản 1% - 2%
(Nguồn: Phòng Kiểm toán Doanh nghiệp 6)
Công ty AISC thường chọn mức trọng yếu thực hiện từ 50% đến 75% * Mức trọng yếu tổng thể và ngưỡng chênh lệch có thể bỏ qua tối đa là 4% * Mức trọng yếu thực hiện.
47
3.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
3.2.2.1. Thử nghiệm kiểm soát
KTV sẽ thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động KSNB tại đơn vị trong các tình huống sau:
- KTV kỳ vọng rằng các kiểm soát về bán hàng, phải thu và thu tiền hoạt động hiệu quả.
- Các thử nghiệm cơ bản không cung cấp đầy đủ bằng chứng về chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền.
KTV sẽ thực hiện các thử nghiệm kiểm soát được liệt kê dưới đây và đánh giá hệ thống KSNB của chu trình có thể ngăn ngừa/phát hiện kịp thời các sai sót trọng yếu:
- Chọn mẫu ngẫu nhiên một số hóa đơn trong năm để đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho và kiểm tra phiếu xuất kho có đươc ký nhận bởi người giao hàng và người nhận hàng hay không.
- Chọn một số tháng trong năm để mượn chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếu xuất hàng và kiểm tra việc đánh số thứ tự có liên tục.
- Chọn một số tháng/quý trong năm để mượn biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng, đối chiếu số liệu với sổ kế toán và xem xét việc xử lý các chênh lệch (nếu có).
- Chọn mẫu kiểm tra các giao dịch phát sinh trước và sau thời điểm kết thúc kỳ kế toán để kiểm tra các giao dịch đã xuất hóa đơn bán hàng nhưng chưa giao hàng cho khách hàng hoặc tất cả các giao dịch đã giao hàng nhưng chưa xuất hóa đơn.
- Chọn một số khách hàng có số dư nợ lớn. Kiểm tra hồ sơ đánh giá năng lực khách hàng và sự phê duyệt bán chịu.
- Căn cứ vào hóa đơn đã chọn ở trên để kiểm tra, đối chiếu giá bán với bảng giá áp dụng tại thời điểm đó.
- Chọn mẫu kiểm tra các giao dịch phát sinh trước và sau thời điểm kết thúc kỳ kế toán để kiểm tra các giao dịch đã xuất hóa đơn bán hàng nhưng chưa
48 giao hàng cho khách hàng hoặc tất cả các giao dịch đã giao hàng nhưng chưa xuất hóa đơn.
- Chọn một số tháng để mượn báo cáo phân tích tuổi nợ, kiểm tra các số liệu phân tích trên báo cáo, xem xét các khách hàng dư nợ quá hạn đã được trích lập dự phòng chưa.
3.2.2.2. Thử nghiệm cơ bản
Thủ tục chung
- Kiểm tra chính sách kế toán áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với khuôn khổ lập và trình bày BCTC được áp dụng (Giấy làm việc D342).
- Lập bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số dư cuối năm trước. Đối chiếu các số dư trên bảng số liệu tổng hợp với Bảng CĐPS và giấy tờ làm việc của kiểm toán năm trước (nếu có) (Giấy làm việc D310).
Thủ tục phân tích(Giấy làm việc D343)
- So sánh số dư phải thu khách hàng bao gồm cả số dư dự phòng năm nay với năm trước kết hợp với phân tích biến động của doanh thu thuần, dự phòng phải thu khó đòi giữa hai năm.
- So sánh hệ số quay vòng các khoản phải thu và số ngày thu tiền bình quân năm nay với năm trước để đánh giá tính hợp lý của số dư nợ cuối năm cũng như khả năng lập dự phòng (nếu có).
- Phân tích tuổi nợ của một số khoản nợ có giá trị lớn, so sánh với tuổi nợ trung bình các khách hàng của doanh nghiệp, thời hạn thanh toán và giải thích những biến động bất thường, (phân tích chi phí dự phòng/doanh thu;dự phòng /phải thu).
Thử nghiệm chi tiết
- Thu thập bảng kê chi tiết số dư cuối kỳ các khoản phải thu theo từng khách hàng và đối chiếu tổng số phải thu với Bảng CĐKT và so sánh với năm trước (Giấy làm việc D344).
- Xem lướt qua Bảng kê chi tiết để xem có các khoản mục bất thường (số dư lớn, các bên liên quan, nợ quá hạn, không có khả năng thu hồi, các khoản
49 nợ phải thu không phải là phải thu từ khách hàng,...) hay không? (Giấy làm việc D344).
- Gửi thư xác nhận và thủ tục thay thế (Giấy làm việc D345):
+ Lập và gửi thư xác nhận số dư nợ phải thu cho các đối tượng cần xác nhận nợ. Lập bảng tổng hợp theo dõi thư xác nhận và đối chiếu số được