5. Kết cấu của đề tài
2.4.1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ
2.4.1.1. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ
Để có thể đánh giá rủi ro kiểm soát về nợ phải thu khách hàng, KTV cần có hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị, trong đó có kiểm soát nội bộ.
Thông thường, KTV sẽ tìm hiểu và ghi nhận các thủ tục kiểm soát qua bảng câu hỏi (Bảng 2.1) được thiết kế ở dạng mô tả hoặc dưới dạng trả lời có hay không. Các câu trả lời “Có” cho thấy hệ thống KSNB hữu hiệu, câu trả lời “Không” cho thấy sự yếu kém của hệ thống KSNB.
26
Bảng 2.1. Câu hỏi về KSNB đối với nợ phải thu khách hàng
Câu hỏi Trả lời Ghi chú Không áp dụng Có Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu
1. Các khoản bán chịu có được xét duyệt trước khi gửi hàng hay không? 2. Các chứng từ gửi hàng có được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng hay không?
3. Các hóa đơn bán hàng có được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng không?
4. Có quy định bắt buộc kiểm tra để bảo đảm rằng mọi hàng hóa gửi đi đều đã được lập hóa đơn hay không? 5. Có bảng giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền trên hóa đơn hay không? 6. Hóa đơn có được kiểm tra độc lập trước khi gửi đi hay không?
7. Hàng tháng có gửi một bảng sao kê công nợ cho khách hàng hay không?
8. Việc nhận hàng bị trả lại có sự phê duyệt của người có thẩm quyền hay không?
9. Đơn vị có thực hiện việc đối chiếu giữa tài khoản chi tiết về các khách
27 hàng với tài khoản Nợ phải thu
khách hàng trên sổ cái hay không? 10. v.v…
(Nguồn: Tập thể tác giả bộ môn Kiểm toán (2014),“Kiểm toán tập 2”, Nhà xuất bản Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, trang 48)
Sau đó, KTV cần thực hiện kỹ thuật Walk-through test để kiểm tra xem hệ thống KSNB trong thực tế có vận hành đúng như mô tả của đơn vị hay không bằng cách chọn một số nghiệp vụ bán hàng bất kỳ và kiểm tra từ đầu đến cuối chu trình.
2.4.1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
KTV sẽ sử dụng các xét đoán chuyên môn của mình để đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu của chu trình và làm cơ sở cho việc thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. Đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát là việc đánh giá hiệu quả hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của đơn vị trong việc ngăn ngừa hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu.
2.4.1.3. Thiết kế và thử nghiệm các thử nghiệm kiểm soát
Dựa trên những rủi ro đã xác định với các sai sót có thể xảy ra ở cấp độ cơ sở dẫn liệu, KTV thực hiện việc thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. Việc thiết kế thử nghiệm kiểm soát căn cứ vào: quy mô, tính chất phức tạp của hệ thống KSNB tại đơn vị, mức độ trọng yếu theo xét đoán của KTV.
Nếu KTV càng tin tưởng vào tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát thì càng phải thu thập nhiều bằng chứng kiểm toán thuyết phục hơn. Một số thử nghiệm kiểm soát thông dụng.
Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
STT Công việc thực hiện Mục đích kiểm soát
1
Đối chiếu với đơn đặt hàng, lệch bán hàng và chứng từ chuyển hàng về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký.
Chứng minh hóa đơn được lập trên cơ sở các nghiệp vụ bán hàng thực sự xảy ra và tuân thủ đúng các quy định nội bộ của đơn vị.
28 2
Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở xét duyệt.
Kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục xét duyệt bán chịu.
3
Xem xét tổng cộng của từng mặt hàng, từng hóa đơn, so sánh giá hóa đơn với bảng giá tại mỗi thời điểm.
Đảm bảo hóa đơn được tính giá chính xác và việc kiểm tra chúng trước khi gửi đi được thực hiện một cách hữu hiệu.
4
Kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách kế toán bằng cách căn cứ vào các hóa đơn đã được xem xét về tính chính xác ở trên để kiểm tra đến nhật ký, sau đó đối chiếu số tổng cộng trên nhật ký với tài khoản trên sổ cái.
Thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát liên quan đến việc ghi chép đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ bán hàng trên sổ sách kế toán.
5
Tìm hiểu về chính sách bán hàng cho hưởng chiết khấu của đơn vị và xem xét các sổ sách liên quan.
Kiểm tra xem đơn vị có thực hiện đúng chính sách đã đề ra hay không.
(Nguồn: Tập thể tác giả bộ môn Kiểm toán (2014),“Kiểm toán tập 2”, Nhà xuất bản Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, trang 49)
Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với các hóa đơn liên quan
Để phát hiện các trường hợp hàng đã được gửi đi nhưng chưa lập hóa đơn, KTV sẽ chọn mẫu các chứng từ chuyển hàng đã lập trong năm và đối chiếu với các hóa đơn liên quan. Đồng thời, xem xét tính liên tục của các đơn đặt hàng, vận đơn và hóa đơn bán hàng.
Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại hay hàng bị hư hỏng
Chọn mẫu các chứng từ liên quan để kiểm tra việc đánh số thứ tự, chữ ký xét duyệt của người có thẩm quyền và đối chiếu quy trình thực tế với quy định của đơn vị để chứng minh sự hiện hữu và hữu hiệu của thủ tục kiểm soát trên. Mặt khác, cần kiểm tra việc tính giá, cộng dồn, ghi vào nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết hàng bán trả lại và tài khoản phải thu khách hàng có liên quan.
29
2.4.1.4. Đánh giá lại các rủi ro và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản
Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, KTV tiến hành đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho mỗi cơ sở dữ liệu liên quan đến khoản mục nợ phải thu khách hàng. Kết quả của các thử nghiệm kiểm soát giúp KTV nhận diện những điểm mạnh của hệ thống KSNB và những điểm yếu để tiến hành thực hiện các thử nghiệm cơ bản cần thiết.