b) Chế độ, hình thức và chính sách kế toán áp dụng của Công ty TNHH XYZ đối với tài sản cố định
3.1.1.2. Tìm hiểu và đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
HTKSNB là một công cụ rất quan trọng trong việc quản lý của DN, có ảnh hưởng lớn đến công việc kế toán của đơn vị. Do đó, việc nghiên cứu HTKSNB về những điểm mạnh và điểm yếu của từng bộ phận và từng hoạt động của đơn vị sẽ giúp cho KTV xác định được các rủi ro kiểm soát tồn tại trong HTKSNB. Từ đó, KTV sẽ xác định được phạm vi, khối lượng công việc kiểm toán cần thực hiện.
Đối với công ty TNHH XYZ, là một KH cũ của VVIC – Chi nhánh Hồ Chí Minh trong hai năm qua, vì thế KTV bước đầu sẽ xem xét và kiểm tra lại hồ sơ kiểm toán của năm trước. Bên cạnh đó, KTV còn tiến hành tìm hiểu về HTKSNB liên quan đến TSCĐ một cách chi
tiết, cụ thể: Thông qua phỏng vấn kế toán trưởng và giám đốc về việc quản lý TSCĐ và người lao động chịu trách nhiệm về TSCĐ, đánh giá về mặt thiết kế, tính hữu hiệu và mô tả lại bằng bảng tường thuật kết hợp với lưu đồ (nếu có). Sau đây là bảng thể hiện một số câu hỏi mà KTV đã sử dụng cho việc tìm hiểu HTKSNB tại công ty TNHH XYZ:
Bảng 3.2. Bảng câu hỏi về HTKSNB áp dụng cho công ty TNHH XYZ
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Trả lời Ghi chú Không áp dụng Có Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu
1. Người xét duyệt mua mới TSCĐ có khác với người ghi sổ
hay không? √
2. Có lập kế hoạch, dự toán mua
TSCĐ trong năm không? √
3. Có theo dõi TSCĐ trên thẻ chi
tiết không? √
4. Có chính sách phân biệt giữa khoản chi ghi tăng nguyên giá tài sản hay tính vào chi phí hay không?
√
5. Có kiểm kê định kỳ TSCĐ và đối chiếu với sổ kế toán hay không?
√
6. Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ có thành lập Hội đồng thanh lý theo quy định hay không? √ 7. Có lập báo cáo định kỳ về TSCĐ không sử dụng hay không? √ √
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại công ty TNHH XYZ của VVIC – Chi nhánh Hồ Chí Minh
Hoạt động mua sắm TSCĐ: Bộ phận có nhu cầu sẽ lập danh sách TSCĐ cần mua sắm
sau đó đưa lên Ban giám đốc phiếu yêu cầu mua hàng. Nếu Ban giám đốc chấp thuận yêu cầu, bộ phận có nhu cầu sẽ liệt kê các nhà cung cấp và bảng báo giá trình lên Ban giám đốc để xét duyệt (ít nhất là ba bảng báo giá của ba nhà cung cấp khác nhau). Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp, hai bên sẽ ký kết hợp đồng kinh tế được lập bởi nhà cung cấp và xét duyệt bởi hai bên, hợp đồng được lập thành hai bản và mỗi bên giữ một bản. Tiến trình mua sắm sẽ được thông báo cho các bộ phận liên quan. Khi nhận được hàng hoá kèm hóa đơn, biên bản bàn giao và các chứng từ khác có liên quan, bộ phận có nhu cầu sẽ tiếp nhận và chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán theo dõi TSCĐ và kế toán công nợ để ghi nhận tăng TSCĐ, trích khấu hao tài sản theo qui định cũng như ghi tăng một khoản phải trả. Kế toán công nợ sẽ theo dõi công nợ, khi tới hạn kế toán tiền tiến hành lập Ủy nhiệm chi giao cho Ngân hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
Hoạt động thanh lý TSCĐ: Bộ phận sử dụng TSCĐ báo cáo tình hình TSCĐ, nếu TSCĐ
có dấu hiệu hư hỏng và cần thanh lý, bộ phận sẽ trình báo lên Hội đồng thanh lý. Biên bản thanh lý sẽ được bộ phận quản lý TSCĐ lập và trình lên ban giám đốc ký duyệt, sau đó sẽ thực hiện thủ tục thanh lý. Tất cả những chứng từ liên quan đến thanh lý như: Biên bản thanh lý, hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản bàn giao sẽ là căn cứ để kế toán hạch toán giảm TSCĐ và ghi nhận các khoản lãi/ lỗ từ hoạt động này.
Bảo quản TSCĐ: Bộ phận sử dụng sẽ chịu trách nhiệm bảo quản TSCĐ. Nếu có bất kỳ
vấn đề gì thì phải thông báo cho bộ phận có thẩm quyền để kịp thời xử lý. Mỗi TSCĐ sẽ được đánh một mã riêng và được theo dõi theo từng bộ phận sử dụng. Ngoài ra tại bộ phận sử dụng sẽ được lắp đặt các thiết bị giám sát, hạn chế các rủi ro xảy ra.
Trích khấu hao TSCĐ trong kỳ: đơn vị thực hiện trích khấu hao TSCĐ tự động bằng
phần mềm kế toán, phương pháp khấu hao là phương pháp đường thẳng. Phần mềm sẽ bắt đầu trích khấu hao ngay từ ngày đưa vào sử dụng và thực hiện trích số phân bổ theo ngày.
Nhận xét về HTKSNB đối với TSCĐ và CPKH của công ty TNHH XYZ
Để có thể quản lý được số lượng lớn TSCĐ có giá trị lớn, đơn vị đã đề ra những thủ tục kiểm soát phù hợp. Những thủ tục này đã đạt được phần lớn những mục tiêu kiểm soát và giúp đơn vị thực hiện tốt công tác quản lý của mình.
- Đảm bảo sự phân chia trách nhiệm: Đơn vị đã thực hiện tốt việc tách bạch giữa kế toán – người thực hiện ghi sổ, bộ phận quản lý (thủ kho) và những người sử dụng tài sản nhằm tránh các trường hợp gian lận, bao che lẫn nhau.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để tiến hành các hoạt động như mua TSCĐ, nhập – xuất hay thanh lý TSCĐ,…các bộ phận liên quan đều phải tiến hành lập các chứng từ cần thiết như phiếu yêu cầu mua hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập – xuất kho, biên bản thanh lý,…nhằm thực hiện đúng các thủ tục mà doanh nghiệp đã đề ra
- Ủy quyền và xét duyệt: Các biên bản thanh lý, hợp đồng kinh tế, quyết định mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp đều được Ban giám đốc xét duyệt, có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo chính sách nội bộ của doanh nghiệp.
- Kiểm soát vật chất:
+ Mỗi năm, đơn vị tiến hành kiểm kê TSCĐ hai lần nhằm phát hiện những máy móc hư hỏng, không phù hợp công suất hay không còn sử dụng tại đơn vị, đảm bảo công tác quản lý TSCĐ trên thực tế và sổ sách là phù hợp với nhau. Ở mỗi phân xưởng, doanh nghiệp đều cài đặt các thiết bị giám sát nhầm tránh các trường hợp làm thất thoát tài sản. Ngoài ra, các nhân viên ra vào nơi làm việc đều phải quẹt thẻ thông hành. Nhờ vào đó hạn chế tối đa sự mất mát TSCĐ do những hành vi gian lận, từ đó công tác bảo vệ TSCĐ được đảm bảo.
+ Các TSCĐ được đánh mã riêng và theo dõi riêng biệt từng loại TSCĐ. Việc phân loại giúp đơn vị dễ dàng trong công tác quản lý.
- Kiểm tra độc lập: Quá trình kiểm kê TSCĐ của doanh nghiệp được tiến hành bởi các cá nhân độc lập và người thực hiện: KTV, kế toán TSCĐ và thủ kho, người quản lý TSCĐ.
Hạn chế
Bên cạnh các ưu điểm đối với các thủ tục kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp đã thực hiện thì vẫn còn một số vấn đề cần lưu ý mà doanh nghiệp cần sửa đổi để giúp cho hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn:
- Phân chia trách nhiệm:
+ Đơn vị không có một bộ phận độc lập chuyên lập hóa đơn, bộ phận kế toán của doanh nghiệp là người thực hiện việc lập, xuất hóa đơn và kiêm nhiệm ghi nhận sổ sách. Trong quá trình ghi nhận, đôi khi kế toán có sự nhầm lẫn, sai sót nhưng lại không có người kiểm tra chéo, việc đó sẽ dễ dẫn đến những sai sót và gian lận nhất định.
+ Ngoài ra, bộ phận có nhu cầu cũng chính là bộ phận lựa chọn danh sách các nhà cung cấp và bảng báo giá trước khi đưa lên cho Ban giám đốc xét duyệt. Việc không phân chia trách nhiệm đối với hai bộ phận trên có thể dẫn đến gian lận trong việc lựa chọn nhà cung cấp do các mối quan hệ thân tín hay có sự thông đồng giữa bộ phận có nhu cầu và nhà cung cấp nhằm đạt được lợi ích cá nhân.
- Kiểm soát vật chất: Mặc dù TSCĐ của đơn vị được đánh mã và theo dõi riêng biệt nhưng vì tính chất TSCĐ của doanh nghiệp phần lớn sử dụng cho hoạt động sửa chữa, lắp ráp nên thường xuyên tiếp xúc với các loại dầu máy, hoá chất nhằm bảo trì máy móc, dẫn đến mã được dán trên TSCĐ bị bong tróc không thể quan sát được. Vấn đề này dẫn đến doanh nghiệp đôi khi sẽ khó theo dõi mỗi đơn vị TSCĐ, đặc biệt là khi tiến hành kiểm kê, không thể dựa vào mã sản phẩm để kiểm đếm.
Từ những nhận xét ở trên, KTV đã có kết quả sơ bộ về HTKSNB của công ty TNHH XYZ là ở mức trung bình.