6. Bố cục bài Khoá luận tốt nghiệp
4.1.3. Những nhược điểm trong công tác hạch toán TSCĐ
a) Thiếu nhân lực cho phần hành Tài sản cố định:
Công ty TNHH Avery Dennison RIS Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, vì vậy lượng máy móc thiết bị rất nhiều và có giá trị thường rất lớn. Tại doanh nghiệp được chia ra thành nhiều bộ phận sản xuất, mỗi bộ phận có một
65 công đoạn quy trình khác nhau và cho ra mỗi loại sản phẩm khác nhau. Ví dụ: ở bộ
phận Offset sẽ cho ra những con nhãn được in bằng máy Offset; bộ phận Thermal sẽ cho ra những con nhãn bằng giấy; bộ phận Heat Transfer sẽ cho ra những con nhãn được in bằng nhiệt và phải bảo quản trong kho lạnh; bộ phận Woven sẽ cho ra những con nhãn dệt bằng vải; … Mỗi bộ phận đều có một mã số riêng, những máy móc thiết bị được đầu tư cho bộ phận nào đều được ghi lại mã bộ phận rõ ràng. Mỗi bộ phận sản xuất sẽ cần một loại máy móc riêng biệt. Chính vì việc có quá nhiều loại máy móc cho nhiều loại bộ phận sản xuất khác nhau, nhưng chỉ có một kế toán TSCĐ, làm cho việc quản lý tài sản khu vực sản xuất gặp nhiều khó khăn. Một trong các khó khăn đó là ghi nhầm mã bộ phận các máy móc với nhau.
b) Sự liên kết chưa chặt chẽ giữa quản lý sản xuất và kế toán tài sản cố định:
Cuối mỗi tháng là kế toán viên phải khóa sổ kế toán, kế toán TSCĐ phải đảm bảo mọi máy móc thiết bị được đưa vào sử dụng trong tháng phải được ghi lại đầy đủ vào hệ thống theo đúng thời điểm đó, không được ghi nhận qua tháng khác. Vì vậy kế toán TSCĐ phải thường xuyên liên hệ với các quản lý sản xuất để hỏi về những máy đã nhập kho có được đưa vào sử dụng hay chưa, nếu đã đưa vào sử dụng phải gửi biên bản nghiệm thu cho kế toán TSCĐ. Nhưng có những trường hợp vào ngày gần kế ngày khóa sổ, máy móc mới được đưa vào sử dụng, khiến cho việc bổ sung giấy nghiệm thu không kịp thời dẫn đến việc số liệu bị chênh lệch trên hệ thống. Việc này xảy ra là do quản lý sản xuất không dự tính được khi nào máy móc sẽ sẵn sàng đưa vào sử dụng. Hoặc có những trường hợp quản lý sản xuất quên gửi giấy nghiệm thu cho kế toán TSCĐ.
Ngoài ra, vì quản lý sản xuất không thể hiểu rõ về phần hành tài sản cố định nên sẽ dẫn đến việc khi thực hiện các yêu cầu mua, thanh lý hay chuyển nhượng tài sản, quản lý sản xuất không làm theo đúng quy trình và làm sai cái quy định về tài chính của công ty. Ví dụ như khi yêu cầu mua một tài sản trên 10.000 USD, quản lý sản xuất phải đề xuất AFE cho việc mua tài sản và phải được xét duyệt mới có thể
66