5. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Hoàn thiện về việc lập, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ
chế của tổ chức công tác kế toán.
- Từ những hạn chế, đưa ra định hướng hay giải pháp phù hợp cho tổ chức công tác kế toán tại đơn vị
- Đưa ra những khuyến nghị điều kiện thực hiện giải pháp.
3.2.2. Hoàn thiện về việc lập, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứngtừ từ
- Đối với khâu lập chứng từ:
+ Khi lập chứng từ phải tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hiện hành.
+ Đối với những chứng từ bắt buộc, khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ánh rõ ràng gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Đối với các chứng từ đặc thù chưa có quy định hướng dẫn cụ thể, đơn vị cần căn cứ vào các quy định trong luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành luật để thiết kế mẫu chứng từ bổ sung sao cho vừa đảm bảo chứa đựng được thông tin về nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh vừa có tính pháp lý và ổn định.
+ Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tượng kế toán.
+ Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát.
+ Chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ yếu tố pháp lý (chữ kí, con dấu) theo quy định của pháp luật hiện hành
- Đối với khâu kiểm tra chứng từ:
+ Khâu kiểm tra chứng từ trong các đơn vị nếu không thực hiện tốt sẽ dễ dàng để lọt những sai phạm cho nên đối với những chứng từ kế toán do đơn vị lập cần phải căn cứ vào các yếu tố cơ bản trên bản chứng từ lập theo đúng quy định.
+ Đối với các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài về kế toán cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch toán, các yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mô
+ Ngoài việc kiểm tra chứng từ kế toán để phát hiện ra chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp đơn vị cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu chứng từ với
hạch toán trên sổ sách để tránh nhầm lẫn, sai sót. Đặc biệt, kế toán phải chú trọng đến việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng theo dự toán, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức, đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của mục lục ngân sách nhà nước hay không.
- Trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ:
+ Đơn vị cần tu sửa, củng cố cơ sở vật chất như kho, tủ lưu trữ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật đê lưu trữ chứng từ tránh hiện tượng ẩm mốc, mối mọt. Bố trí, sắp xếp lại chứng từ trong kho gọn gàng, khoa học thuận lợi, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Đơn vị cần căn cứ vào các quy định để tiến hành xử lý các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.
+ Đối với chứng từ điện tử, cần đảm bảo tính bảo mật dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra một cách chặt chẽ nhằm chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định và hằng năm đơn vị nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác như đĩa CD-ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản.
3.2.3. Hoàn thiện lập, lưu trữ hệ thống sổ kế toán
- Hệ thống sổ sách kế toán là phần thể hiện chi tiết các nghiệp vụ, phản ánh thực tế tình hình hoạt động của đơn vị. Vì vậy hệ thống sổ sách kế toán cần được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ, phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.
- Hiện đơn vị áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, nhưng kế toán không lập sổ nhật ký chung, kế toán không nên chỉ theo dõi riêng mà không lập sổ như vậy rất khó theo dõi và đối chiếu sổ sách với chứng từ, sổ với phần mềm trên máy tính. Kế toán cần lập sổ nhật ký chung theo đúng quy định và chế độ kế toán
- Sắp xếp, lưu trữ các loại sổ kế toán một cách khoa học, gọn gàng; bảo quản trong điều kiện thích hợp để tránh mất, thất lạc hay nhàu nát
- Hiện nay đơn vị đang áp dụng phần mềm kế toán DAS, đây là công cụ hỗ trợ kế toán nguồn kinh phí hoạt động với sản phẩm đầu ra là các sổ sách kế toán, chính vì vậy việc cập nhật phần mềm thường xuyên phù hợp với đặc điểm kế toán của đơn vị, cùng với việc đầu tư kinh phí trang bị máy vi tính có cấu hình cao và tổ chức đào tạo nhân viên kế toán sử dụng thành thạo sẽ giúp cho ra hệ thống sổ sách khoa học, phù hợp, phản ánh đúng và chính xác tình hình tiếp nhận, sử dụng, quản lý Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị.