Để hoàn thiện công tác quản lý thư viện, trước hết phải thực hiện tốt việc xây dựng kế hoạch. Xây dựng kế hoạch có vai trò đặc biệt quan trọng và là cơ sở cho các hoạt động khác của quản lý thư viện. Căn cứ vào những mục tiêu đặt ra trong kế hoạch, lãnh đạo thư viện sẽ thiết lập cơ cấu tổ chức, xác định chính xác nguồn nhân lực, phân công lao động và lựa chọn phương thức kế hoạch hoạt động trên cơ sở những căn cứ như sau:
Căn cứ vào công tác chỉ đạo của Vụ Thư viện, nắm bắt chương trình hoạt động của ngành để xây dựng kế hoạch bám sát, hiệu quả.
Căn cứ vào chỉ đạo và kế hoạch hoạt động chung của Sở VH&TT Quảng Ninh.
Căn cứ vào tình hình thực tế của thư viện: Cơ sở vật chất,trang thiết bị, nhu cầu bạn đọc, vốn tài liệu…
Đồng thời, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Thư viện, lãnh đạo Thư viện tỉnh Quảng Ninh tiến hành xây dựng các kế hoạch hoạt động phù hợp với những bước đi cụ thể và thiết thực, bao gồm cả các kế hoạch dài hạn cũng như kế hoạch công tác năm, tháng, quý, trong đó đề ra các mục tiêu cụ thể tập hợp trình Sở VH&TT xét duyệt và cho ý kiến chỉ đạo.
Kế hoạch dài hạn: Là những kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài với cơ quan, tổ chức. Đây là công việc rất quan trọng đối với lãnh đạo Thư viện nhằm xác định, lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, từ đó đề ra những phương thức hoạt động thích hợp nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Năm 2017, Thư viện tỉnh Quảng Ninh đã tham mưu cho Sở VH&TT tỉnh Quảng Ninh và UBND tỉnh Quảng Ninh đã ban hành Kế hoạch thực hiện đề án phát triển văn hóa đọc cộng đồng đến năm 2020 định hướng đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh.
Kế hoạch công tác năm: Bao gồm tổng quát các định hướng, các nhiệm vụ, chỉ tiêu và các giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công tác của thư viện. Hàng năm, Thư viện tỉnh Quảng Ninh đều tiến hành tổng kết, đánh giá các hoạt động, sau đó lập Kế hoạch công tác cho năm tiếp theo. Quy trình lập kế hoạch công tác tại Thư viện tỉnh Quảng Ninh như sau:
Bước 1: Các phòng lập bảng chỉ tiêu, công việc cụ thể căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, tập hợp gửi Phòng HCTH tổng hợp.
Bước 2: Ban lãnh đạo nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch.
Bước 3: Trên cơ sở phân tích các nguồn lực, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của Thư viện cũng như chương trình, kế hoạch công tác
được giao, đồng thời trên cơ sở các chỉ tiêu, báo cáo của các phòng, đơn vị sẽ soạn thảo dự thảo kế hoạch công tác cho năm tới.
Bước 4: Lấy ý kiến tham gia vào dự thảo Kế hoạch
Bước 5: Trình Sở VH&TT phê duyệt và đưa vào thực hiện.
Trong Kế hoạch công tác năm của Thư viện tỉnh Quảng Ninh tập trung vào việc đề ra mục tiêu và các phương thức triển khai cụ thể một số nhiệm vụ trọng tâm như: Công tác phục vụ bạn đọc; công tác nghiệp vụ; công tác thông tin tuyên truyền; công tác phong trào cơ sở; công tác tài chính, hành chính.
Kế hoạch công tác quý: Là những kế hoạch cụ thể hóa nội dung của Kế hoạch công tác năm, chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả. Căn cứ vào Kế hoạch công tác năm, các phòng xây dựng kế hoạch cụ thể trong từng quý, tháng sau đó tập hợp trình lãnh đạo phê duyệt và thực hiện.