Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng
(1.1) Cập nhật bảng giá: Kế toán trưởng đưa ra bảng giá từng loại mặt hàng.
(1.2) Cập nhật bảng định mức CKTM: Khi khách hàng mua hàng với một số lượng lớn thì sẽ được hưởng một mức CKTM được ghi trong hợp đồng kí kết giữa 2 bên mua và bán
(1.3) Cập nhật thông tin khách hàng: Mỗi khách hàng khi đến mua hàng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục khách hàng.
(1.4) Cập nhật danh mục tài khoản: Khi có thêm tài khoản mới được sử dụng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục tài khoản.
(1.5) Cập nhật danh mục hàng hóa: Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật danh mục hàng hóa từ kế toán trưởng gửi về.
(1.6) Cập nhật danh mục loại hàng hóa: Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật danh mục loại hàng hóa từ kế toán trưởng gửi về.
(1.7) Cập nhật danh mục kho: Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật danh mục kho lưu trữ các hàng hóa.
(2.1) Nhận hợp bán hàng: Hợp đồng bán hàng sẽ được chuyển lên từ Phòng kinh doanh của công ty.
(2.2) Lập phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho được lập kèm theo hóa đơn GTGT, khách hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho khi nhận hàng.
(2.3) Lập hóa đơn GTGT: Căn cứ vào thông tin bán cho khách hàng được viết trong phiếu xuất kho và hợp đồng bán hàng, kế toán doanh thu bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT.
(2.4) Chuyển hồ sơ thanh toán, ghi nợ: Kế toán doanh thu bán hàng chuyển hồ sơ thanh toán cho kế toán vốn bằng tiền và hồ sơ công nợ cho thanh toán công nợ.
(3.1) Nhận hóa đơn/ bảng kê hàng bán trả lại: Kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành nhận hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại từ khách hàng
(3.2) Nhận quyết định xử lý hàng bán trả lại: Kế toán trưởng gửi xuống kế toán DTBH quyết định xử lý hàng bán trả lại
(3.3) Lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại: Căn cứ vào hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại, và quyết định xử lý HBTL kế toán doanh thu bán hàng lập
phiếu nhập kho HBTL chuyển cho thủ kho.
(3.4) Lập phiếu giảm giá hàng bán: Tiến hành lập phiếu giảm giá hàng bán khi khách hàng mua hàng trong thời gian công ty có chương trình chiết khấu giảm giá hoặc khách hàng yêu cầu giảm giá do lỗi kĩ thuật hoặc hàng hóa bị giảm chất lượng do bên bán, hàng hóa sẽ được phòng kinh doanh kiểm tra.
(3.5) Chuyển hồ sơ thanh toán, ghi nợ: Kế toán doanh thu bán hàng chuyển hồ sơ thanh toán cho kế toán vốn bằng tiền và hồ sơ công nợ cho thanh toán công nợ.
(4.1) Lập sổ cái các tài khoản 511, 521: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành ghi sổ cái TK511, TK521.
(4.2) Lập sổ chi tiết TK 511, 521: Căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng tiến hành ghi sổ chi tiết bán hàng.
(4.3) Lập sổ chi tiết bán hàng: Sổ chi tiết bán hàng thể hiện chi tiết thông tin TK 511 theo dõi theo từng chứng từ và các phát sinh doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu(nếu có) theo từng loại hàng hóa, dịch vụ, đối tượng.
(5.1) Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng: Cuối mỗi kì kế toán, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào các hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký để lập Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng gửi lên cho kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.2) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng: Cuối mỗi kì kế toán, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp
đồng đã ký, các chứng từ liên quan để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng gửi lên kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.3) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng: Cuối mỗi kì kế toán, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký, các chứng từ liên quan để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng gửi lên cho kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.4) Lập bảng kê hàng bán trả lại: Căn cứ vào Hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại, bộ phận kế toán bán hàng lập Bảng kê hàng bán bị trả lại để gửi lên kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.5) Lập báo cáo giảm trừ doanh thu: Căn cứ vào Hóa đơn hàng bán trả lại, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng lập Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng gửi lên kế toán trưởng và ban giám đốc.