Ưu điểm:
Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều, đồng thời hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối và doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí để
mua bản quyền cho phần mềm.
Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng,…).
Nhược điểm
Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụng phần mềm của các công ty sản xuất phần mềm trên nền tảng FoxPro hoặc .NET. Lý do vì các doanh nghiệp hiện đang thấy rất rõ những khuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel đang có. Những khuyết điểm của phần mềm Microsoft Office Excel được thể hiện cơ bản như sau:
Phần mềm excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt.
Phần mềm excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khôn lường.
Việc tính toán hàng tháng dựa trên Excel có thể rất mất thời gian , sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh không kịp thời.
Hệ thống không có khả năng tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, thao tác với dữ liệu còn phức tạp, chưa được đảm bảo.
Việc lập Báo cáo, sổ sách vào cuối kỳ không thể thực hiện được trong điều kiện hạn hẹp về thời gian, không thể bổ sung các tính năng cần thiết khác theo yêu cầu của Công ty.
Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị.
Phương hướng khắc phục
thay thế phần mềm MS – Excel. Phần mềm được xây dựng cần đảm bảo các yêu cầu như sau:
- Quản lý được tình hình kế toán doanh thu bán hàng của công nhân viên trong công ty.
- Đưa ra được các biên bản, chứng từ cần thiết.
- Đưa ra được các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra, giám sát.
CHƯƠNG 3
XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH BIỂN ĐÔNG
3.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán Doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Biển Đông
3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống
Đối với bất kì doanh nghiệp Thương mại nào, quản lí doanh thu bán hàng làm sao cho hiệu quả là một nhân tố quan trọng đối với kết quả hoạt động của công ty. Trên cơ sở phần hành Kế toán doanh thu bán hàng và ứng dụng Kế toán hiện tại, cần xây dựng phần mềm Kế toán doanh thu bán hàng mới khắc phục được những hạn chế của phần hành cũng như ứng dụng Kế toán cũ của công ty đồng thời đặt ra yêu cầu đối với hệ thống mới phải truy cập dữ liệu nhanh, xử lí dữ liệu chính xác, giao diện thân thiện với người sử dụng.
- Quản lý được các danh mục cần thiết: Tài khoản, khách hàng, hàng hóa, ngân hàng và danh mục kho.
- Báo cáo đa dạng, chi tiết, đầy đủ về Doanh thu bán hàng. - Dễ dàng sử dụng và có tính phân quyền , tính bảo mật.
- Đáp ứng được công tác Doanh thu bán hàng theo thông tư 200 - ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- In ra được các báo cáo cần thiết: Các sổ cái TK 511, TK 521 Sổ chi tiết
Báo cáo tổng hợp doanh thu
Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng Báo cáo giảm trừ doanh thu
Bảng kê hóa đơn hàng bán, hàng bán bị trả lại
- Từ mục tiêu của bài toán, xác định xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng bám sát vào các nghiệp vụ thực tiễn diễn ra tại công ty, quản lý doanh thu bán hàng một cách hiệu quả hơn.
Từ dữ liệu đầu vào của hệ thống: - Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn HBTL
- Phiếu nhập kho HBTL - Phiếu giảm giá
- Các danh mục liên quan: Danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, …
Thông tin ra của hệ thống
- Báo cáo doanh thu bán hàng: theo thời gian, khách hàng, danh mục,.. - Báo cáo hàng bán trả lại.
- Báo cáo giảm trừ doanh thu. - Sổ cái TK 511, TK 521 - Sổ chi tiết
3.1.2. Mô tả bài toán
Với lĩnh vực kinh doanh của công ty là chuyên cung cấp gỗ và sản xuất gồ gỗ. Quy trình bán hàng được mô tả như sau:
- Khách hàng khi đến mua hàng hóa của công ty sẽ liên hệ trực tiếp với bộ phận kinh doanh. Sau khi hai bên đã thống nhất để đi đến ký kết hợp đồng bán hàng.
- Căn cứ vào hợp đồng bán hàng kế toán doanh thu bán hàng lập hóa đơn GTGT cho khách hàng. Hoá đơn GTGT được in thành 3 liên: 1 liên cho khách hàng, 1 liên giữ lại, 1 liên lưu vào hồ sơ thuế.
- Trường hợp hàng hóa không đủ tiêu chuẩn, không đảm bảo như cam kết trong hợp đồng, khách hàng có thể gửi trả hàng hóa. Khách hàng sẽ xuất
hóa đơn hàng bán trả lại, hoặc 2 bên thống nhất để lập bảng kê hàng bán trả lại và đồng thời kế toán trưởng lập quyết định xử lý hàng bán trả lại gửi đến kế toán DTBH. Tuy nhiên không được ghi nhận trong doanh thu .
- Mỗi tháng bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT thực hiện lập bảng kê hóa đơn đầu ra gửi bộ phận kế toán thuế.
- Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của kế toán trưởng, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng sẽ lập các báo cáo gửi lên kế toán trưởng: Báo cáo tổng hợp doanh thu, Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng, Báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng, Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để lãnh đạo công ty đưa ra những giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ của công ty.
3.1.3. Sơ đồ ngữ cảnh
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh
(1) Bao gồm: - Bảng giá
- Bảng định mức chiết khấu thương mại - Danh mục tài khoản
- Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
- Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng - Báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng - Bảng kê hàng bán bị trả lại
- Báo cáo giảm trừ doanh thu
3.1.4. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng
(1.1) Cập nhật bảng giá: Kế toán trưởng đưa ra bảng giá từng loại mặt hàng.
(1.2) Cập nhật bảng định mức CKTM: Khi khách hàng mua hàng với một số lượng lớn thì sẽ được hưởng một mức CKTM được ghi trong hợp đồng kí kết giữa 2 bên mua và bán
(1.3) Cập nhật thông tin khách hàng: Mỗi khách hàng khi đến mua hàng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục khách hàng.
(1.4) Cập nhật danh mục tài khoản: Khi có thêm tài khoản mới được sử dụng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục tài khoản.
(1.5) Cập nhật danh mục hàng hóa: Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật danh mục hàng hóa từ kế toán trưởng gửi về.
(1.6) Cập nhật danh mục loại hàng hóa: Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật danh mục loại hàng hóa từ kế toán trưởng gửi về.
(1.7) Cập nhật danh mục kho: Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật danh mục kho lưu trữ các hàng hóa.
(2.1) Nhận hợp bán hàng: Hợp đồng bán hàng sẽ được chuyển lên từ Phòng kinh doanh của công ty.
(2.2) Lập phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho được lập kèm theo hóa đơn GTGT, khách hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho khi nhận hàng.
(2.3) Lập hóa đơn GTGT: Căn cứ vào thông tin bán cho khách hàng được viết trong phiếu xuất kho và hợp đồng bán hàng, kế toán doanh thu bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT.
(2.4) Chuyển hồ sơ thanh toán, ghi nợ: Kế toán doanh thu bán hàng chuyển hồ sơ thanh toán cho kế toán vốn bằng tiền và hồ sơ công nợ cho thanh toán công nợ.
(3.1) Nhận hóa đơn/ bảng kê hàng bán trả lại: Kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành nhận hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại từ khách hàng
(3.2) Nhận quyết định xử lý hàng bán trả lại: Kế toán trưởng gửi xuống kế toán DTBH quyết định xử lý hàng bán trả lại
(3.3) Lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại: Căn cứ vào hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại, và quyết định xử lý HBTL kế toán doanh thu bán hàng lập
phiếu nhập kho HBTL chuyển cho thủ kho.
(3.4) Lập phiếu giảm giá hàng bán: Tiến hành lập phiếu giảm giá hàng bán khi khách hàng mua hàng trong thời gian công ty có chương trình chiết khấu giảm giá hoặc khách hàng yêu cầu giảm giá do lỗi kĩ thuật hoặc hàng hóa bị giảm chất lượng do bên bán, hàng hóa sẽ được phòng kinh doanh kiểm tra.
(3.5) Chuyển hồ sơ thanh toán, ghi nợ: Kế toán doanh thu bán hàng chuyển hồ sơ thanh toán cho kế toán vốn bằng tiền và hồ sơ công nợ cho thanh toán công nợ.
(4.1) Lập sổ cái các tài khoản 511, 521: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành ghi sổ cái TK511, TK521.
(4.2) Lập sổ chi tiết TK 511, 521: Căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng tiến hành ghi sổ chi tiết bán hàng.
(4.3) Lập sổ chi tiết bán hàng: Sổ chi tiết bán hàng thể hiện chi tiết thông tin TK 511 theo dõi theo từng chứng từ và các phát sinh doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu(nếu có) theo từng loại hàng hóa, dịch vụ, đối tượng.
(5.1) Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng: Cuối mỗi kì kế toán, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào các hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký để lập Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng gửi lên cho kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.2) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng: Cuối mỗi kì kế toán, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp
đồng đã ký, các chứng từ liên quan để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng gửi lên kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.3) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng: Cuối mỗi kì kế toán, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký, các chứng từ liên quan để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng gửi lên cho kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.4) Lập bảng kê hàng bán trả lại: Căn cứ vào Hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại, bộ phận kế toán bán hàng lập Bảng kê hàng bán bị trả lại để gửi lên kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.5) Lập báo cáo giảm trừ doanh thu: Căn cứ vào Hóa đơn hàng bán trả lại, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng lập Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng gửi lên kế toán trưởng và ban giám đốc.
3.1.5. Ma trận thực thể - chức năng3.1.5.1. Danh sách hồ sơ sử dụng 3.1.5.1. Danh sách hồ sơ sử dụng Chứng từ a) Bảng giá b) Bảng định mức CKTM c) Hồ sơ khách hàng d) Danh mục tài khoản e) Danh mục hàng hóa f) Danh mục loại hàng hóa g) Danh mục kho
h) Hợp đồng bán hàng i) Phiếu xuất kho j) Hoá đơn GTGT
l) Quyết định xử lý HBTL m) Phiếu nhập kho HBTL n) Phiếu giảm giá hàng bán o) Đơn hàng
Sổ sách, báo cáo
p) Sổ cái TK 511, TK 521 q) Sổ chi tiết TK 511, TK 521 r) Sổ chi tiết bán hàng
s) Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
t) Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng u) Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng v) Bảng kê HBTL
w) Báo cáo giảm trừ doanh thu
3.1.5.2. Ma trận thực thể chức năng Hồ sơ dữ liệu a. Bảng giá b. Bảng định mức CKTM c. Hồ sơ khách hàng
d. Danh mục tài khoản e. Danh mục hàng hoá f. Danh mục loại hàng hóa g. Danh mục kho h. Hợp đồng bán hàng
i. Phiếu xuất kho j. Hoá đơn GTGT k. Hoá đơn, bảng kê HBTL
l. Quyết định xử lý HBTL
m. Phiếu nhập kho HBTL
n. Phiếu giảm giá hàng bán o. Đơn hàng p. Sổ cái TK 511,521 q. Sổ chi tiết TK 511, TK 521 r. Sổ chi tiết bán hàng s. Báo cáo tổng hợp DTBH t. Báo cáo DTBH theo khách hàng u. Báo cáo DTBH theo mặt hàng v. Bảng kê HBTL w. Báo cáo giảm trừ doanh thu Chức năng a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w 1. Cập nhật thông tin tiền xử lý R R U U U U U U U 2. Hạch toán tăng doanh thu R C C 3. Hạch toán giảm doanh thu R R R C C 4. Lập sổ kế toán R R R R R C C C 5. Lập báo cáo R R R R R C C C C C Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng
3.1.6. Phân tích mô hình khái niệm – logic
3.1.6.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
3.1.6.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
Biểu đố luồng dữ liệu của tiến trình “1.0 Cập nhật thông tin tiền xử lý”
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Cập nhật thông tin tiền xử lý”
Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “2.0 Hạch toán tăng doanh thu”
Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Hạch toán tăng doanh thu”
Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “3.0 Hạch toán giảm doanh thu”
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Hạch toán giảm doanh thu”
Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “4.0 Lập sổ kế toán”
Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Lập sổ kế toán”
Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “5.0 Lập báo cáo kế toán”
Hình 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Lập báo cáo kế toán”
3.1.7. Mô hình thực thể liên kết – Mô hình E/R
Bảng 3.2: Bảng từ điển dữ liệu
Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu
Danh sách các hồ sơ Tên viết tắt Đánh dấu các thuộc tính
Thuộc tính trùng lặp Thuộc tính tên gọi Thuộc tính mô tả Thuộc tính mối liên kết 1. Hoá đơn GTGT HDHH
Số hóa đơn SoCT
Ngày lập NgayCT Mã khách hàng MaKH Tên khách hàng TenKH Mã số thuế khách hàng MaSoThue Địa chỉ DiaChi Hình thức thanh toán HTTT Mã hàng hóa MaHH
Tên hàng hoá TenHH
Đơn vị tính DVT
Số lượng bán SoLuong
Đơn giá bán DonGia
Thành tiền ThanhTien
Cộng tiền hàng TienDoanhThu
Thuế suất ThueSuat
Tiền thuế TienThue
Chiết khấu TienCK
Tổng tiền thanh toán TienThanhToan Số tiền viết bằng chữ SoTienChu
2. Phiếu xuất kho PhieuXuat
Số phiếu SoCT
Tài khoản nợ TKNo
Tài khoản có TKCo
Chứng từ liên quan CTLQ
Mã khách hàng MaKH
Tên người nhận hàng TenKH Lý do xuất kho DienGiai
Kho xuất TenKho
Địa điểm DiaChi
Tên hàng hóa TenHH
Mã hàng hóa MaHH
Đơn vị tính DVT
Số lượng yêu cầu SoLuongYC Số lượng xuất SoLuong Đơn giá xuất DonGia
Thành tiền ThanhTien Tổng cộng TongTien Số tiền bằng chữ SoTienChu Thủ kho ThuKho 3. Phiếu nhập kho HBTL PhieuNhap Số phiếu SoCT Ngày lập NgayCT
Họ tên người giao TenKH
Kho nhập TenKho
Lý do nhập DienGiai Chứng từ liên quan CTLQ
Tài khoản nợ TKNo
Tài khoản có TKCo
Mã hàng hóa MaHH
Tên hàng hóa TenHH
Đơn vị tính DVT