Hiện nay Công ty sử dụng chủ yếu vẫn là Microsoft Office Excel để tính toán và tổng hợp dố liệu, công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán nào. Mỗi kế toán viên đều được trang bị máy tính để phục vụ cho phần kế toán mà mình phụ trách. Các máy tính đều được nối mạng Internet, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa các phần hành kế toán và công tác tổng hợp thông tin lập báo cáo tài chính.
2.3. Đánh giá hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Biển Đông và hướng khắc phục
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Biển Đông, em có một số đánh giá như sau:
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người
Ưu điểm:
Bộ máy kế toán: Được chuyên môn hóa sâu, đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ quản lý.
Con người: Hầu hết các nhân viên kế toán đều có trình độ đại học, được trang bị đầy đủ kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về kế toán tài chính tùy theo từng vị trí nhiệm vụ cụ thể. Các nhân viên đều có thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình trong công việc.
Cơ sở vật chất kỹ thuật: Các nhân viên đều được trang bị máy tính riêng, các máy tính đều được nối mạng Internet.
=> Công ty cần tiếp tục duy trì bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người.
Nhược điểm:
Cơ sở vật chất kỹ thuật: Tuy đã được trang bị về hệ thống máy tính nhưng hầu như các máy tính đều đã cũ và sử dụng từ lâu nên hầu như tốc độ xử lý của các máy đều khá chậm.
Hướng khắc phục:
Con người: có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng các ứng dụng tin học áp dụng trong các phần hành kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng.
Cơ sở vật chất: phòng kế toán cần đề xuất với ban lãnh đạo quyết định thay hệ thống máy tính mới, hoạt động tốt hơn.
2.3.2. Hệ thống tài khoản sử dụng
Ưu điểm:
Tại Công ty TNHH Biển Đông, các tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định doanh thu chủ yếu là tài khoản tổng hợp nên hệ thống tài khoản khá đơn giản. Kết cấu và nội dung của các tài khoản sử dụng được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Nhược điểm:
+ Tại công ty kế toán chưa theo dõi được khoản chiết khấu thương mại đối với những khách hàng lâu năm hoặc khách hàng mua sản phẩm với số
lượng nhiều.
+ Công ty chưa mở sổ chi tiết 156 cho từng loại sản phẩm sẽ rất khó để theo dõi tính hình tiêu thụ của mỗi sản phẩm.
Hướng khắc phục:
+ Khi khách hàng mua sản phẩm với khối lượng lớn, thanh toán nhanh hoặc những khách hàng có tiềm năng hoặc những khách hàng đã hợp tác với Công ty trong thời gian lâu dài, kế toán Công ty phải mở chi tiết TK 5211 “ Chiết khấu thương mại cho từng khách hàng” để theo dõi:
Nợ TK 5211: Chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng (chi tiết cho khách hàng)
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho khách hàng
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng sang TK 511 “doanh thu bán hàng”
Nợ TK 511
Có TK 5211
+ Cần mở sổ chi tiết TK 156: để phản ánh chi tiết giá trị của từng loại sản phẩm chi tiết.
2.3.3. Hệ thống chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến bán hàng và xác định doanh thu được lập và luân chuyển theo trình tự hợp lí, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lí như các chữ kí bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng yêu
cầu quản lí công tác bán hàng của Công ty. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
2.3.4. Tổ chức bộ sổ kế toán
Ưu điểm:
Hệ thống sổ kế toán đơn giản giúp cho việc ghi sổ kế toán dễ dàng. Đối với phần hành kế toán doanh thu bán hàng, công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ theo quy định của Bộ Tài chính, đáp ứng được yêu cầu quản lí bán hàng, từ các loại sổ chi tiết đến các sổ tổng hợp. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng và hợp lí. Quy trình ghi sổ kế toán bán hàng được thực hiện theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo thuận tiện trong việc đối chiếu và kiểm tra số liệu.
Nhược điểm:
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế về tổ chức bộ sổ kế toán mà công ty nên xem xét: ghi chép dễ bị trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả của công tác kế toán.
Hướng khắc phục:
Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ ghi sổ với chứng từ ghi sổ khác do các đồng nghiệp khác ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ nhật ký chung.
2.3.5. Hệ thống báo cáo sử dụng
Ưu điểm:
Nhìn chung hệ thống sổ sách, báo cáo phù hợp với đặc thù trong quá trình quản lý, sản xuất kinh doanh của ngành. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty TNHH Biển Đông gồm có hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Khoản mục bán hàng được trình bày rất hợp lí trên hệ thống báo cáo tài chính.
Hệ thống sổ sách, báo cáo phức tạp, khó hệ thống.
Hướng khắc phục:
Việc áp dụng hình thức kế toán máy sẽ giải quyết được khó khăn trên: - Trong các phần mềm kế toán luôn có công cụ trợ giúp quá trình in báo cáo. Các báo cáo sổ sách được thiết kế theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
- Do trên máy tính, các tài khoản luôn được theo dõi chi tiết nên kế toán có thể in ra các sổ chi tiết bất cứ lúc nào.
-Xây dựng phần mềm kế toán khắc phục nhược điểm của hệ thống báo cáo.
2.3.6. Qui trình hạch toán kế toán
Ưu điểm:
Quy trình hạch toán được tổ chức một cách khoa học, phản ánh đầy đủ các giao dịch kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhược điểm:
Việc hạch toán vẫn còn thực hiện thủ công, máy tính chỉ sử dụng để hỗ trợ trong khâu tính toán, do vậy trong trường hợp số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều sẽ dẫn đến sai sót.
Hướng khắc phục:
Phát huy tối đa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
Công ty nên sử dụng một phần mềm kế toán chuyên nghiệp thay thế kế toán thủ công, giảm thiểu sai sót trong khâu hạch toán, nâng cao hiệu quả làm việc.
2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp
Ưu điểm:
Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều, đồng thời hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối và doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí để
mua bản quyền cho phần mềm.
Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng,…).
Nhược điểm
Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụng phần mềm của các công ty sản xuất phần mềm trên nền tảng FoxPro hoặc .NET. Lý do vì các doanh nghiệp hiện đang thấy rất rõ những khuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel đang có. Những khuyết điểm của phần mềm Microsoft Office Excel được thể hiện cơ bản như sau:
Phần mềm excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt.
Phần mềm excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khôn lường.
Việc tính toán hàng tháng dựa trên Excel có thể rất mất thời gian , sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh không kịp thời.
Hệ thống không có khả năng tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, thao tác với dữ liệu còn phức tạp, chưa được đảm bảo.
Việc lập Báo cáo, sổ sách vào cuối kỳ không thể thực hiện được trong điều kiện hạn hẹp về thời gian, không thể bổ sung các tính năng cần thiết khác theo yêu cầu của Công ty.
Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị.
Phương hướng khắc phục
thay thế phần mềm MS – Excel. Phần mềm được xây dựng cần đảm bảo các yêu cầu như sau:
- Quản lý được tình hình kế toán doanh thu bán hàng của công nhân viên trong công ty.
- Đưa ra được các biên bản, chứng từ cần thiết.
- Đưa ra được các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra, giám sát.
CHƯƠNG 3
XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH BIỂN ĐÔNG
3.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán Doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Biển Đông
3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống
Đối với bất kì doanh nghiệp Thương mại nào, quản lí doanh thu bán hàng làm sao cho hiệu quả là một nhân tố quan trọng đối với kết quả hoạt động của công ty. Trên cơ sở phần hành Kế toán doanh thu bán hàng và ứng dụng Kế toán hiện tại, cần xây dựng phần mềm Kế toán doanh thu bán hàng mới khắc phục được những hạn chế của phần hành cũng như ứng dụng Kế toán cũ của công ty đồng thời đặt ra yêu cầu đối với hệ thống mới phải truy cập dữ liệu nhanh, xử lí dữ liệu chính xác, giao diện thân thiện với người sử dụng.
- Quản lý được các danh mục cần thiết: Tài khoản, khách hàng, hàng hóa, ngân hàng và danh mục kho.
- Báo cáo đa dạng, chi tiết, đầy đủ về Doanh thu bán hàng. - Dễ dàng sử dụng và có tính phân quyền , tính bảo mật.
- Đáp ứng được công tác Doanh thu bán hàng theo thông tư 200 - ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- In ra được các báo cáo cần thiết: Các sổ cái TK 511, TK 521 Sổ chi tiết
Báo cáo tổng hợp doanh thu
Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng Báo cáo giảm trừ doanh thu
Bảng kê hóa đơn hàng bán, hàng bán bị trả lại
- Từ mục tiêu của bài toán, xác định xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng bám sát vào các nghiệp vụ thực tiễn diễn ra tại công ty, quản lý doanh thu bán hàng một cách hiệu quả hơn.
Từ dữ liệu đầu vào của hệ thống: - Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn HBTL
- Phiếu nhập kho HBTL - Phiếu giảm giá
- Các danh mục liên quan: Danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, …
Thông tin ra của hệ thống
- Báo cáo doanh thu bán hàng: theo thời gian, khách hàng, danh mục,.. - Báo cáo hàng bán trả lại.
- Báo cáo giảm trừ doanh thu. - Sổ cái TK 511, TK 521 - Sổ chi tiết
3.1.2. Mô tả bài toán
Với lĩnh vực kinh doanh của công ty là chuyên cung cấp gỗ và sản xuất gồ gỗ. Quy trình bán hàng được mô tả như sau:
- Khách hàng khi đến mua hàng hóa của công ty sẽ liên hệ trực tiếp với bộ phận kinh doanh. Sau khi hai bên đã thống nhất để đi đến ký kết hợp đồng bán hàng.
- Căn cứ vào hợp đồng bán hàng kế toán doanh thu bán hàng lập hóa đơn GTGT cho khách hàng. Hoá đơn GTGT được in thành 3 liên: 1 liên cho khách hàng, 1 liên giữ lại, 1 liên lưu vào hồ sơ thuế.
- Trường hợp hàng hóa không đủ tiêu chuẩn, không đảm bảo như cam kết trong hợp đồng, khách hàng có thể gửi trả hàng hóa. Khách hàng sẽ xuất
hóa đơn hàng bán trả lại, hoặc 2 bên thống nhất để lập bảng kê hàng bán trả lại và đồng thời kế toán trưởng lập quyết định xử lý hàng bán trả lại gửi đến kế toán DTBH. Tuy nhiên không được ghi nhận trong doanh thu .
- Mỗi tháng bộ phận kế toán doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT thực hiện lập bảng kê hóa đơn đầu ra gửi bộ phận kế toán thuế.
- Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của kế toán trưởng, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng sẽ lập các báo cáo gửi lên kế toán trưởng: Báo cáo tổng hợp doanh thu, Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng, Báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng, Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để lãnh đạo công ty đưa ra những giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ của công ty.
3.1.3. Sơ đồ ngữ cảnh
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh
(1) Bao gồm: - Bảng giá
- Bảng định mức chiết khấu thương mại - Danh mục tài khoản
- Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
- Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng - Báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng - Bảng kê hàng bán bị trả lại
- Báo cáo giảm trừ doanh thu
3.1.4. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng
(1.1) Cập nhật bảng giá: Kế toán trưởng đưa ra bảng giá từng loại mặt hàng.
(1.2) Cập nhật bảng định mức CKTM: Khi khách hàng mua hàng với một số lượng lớn thì sẽ được hưởng một mức CKTM được ghi trong hợp đồng kí kết giữa 2 bên mua và bán
(1.3) Cập nhật thông tin khách hàng: Mỗi khách hàng khi đến mua hàng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục khách hàng.
(1.4) Cập nhật danh mục tài khoản: Khi có thêm tài khoản mới được sử dụng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục tài khoản.
(1.5) Cập nhật danh mục hàng hóa: Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật danh mục hàng hóa từ kế toán trưởng gửi về.
(1.6) Cập nhật danh mục loại hàng hóa: Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật danh mục loại hàng hóa từ kế toán trưởng gửi về.
(1.7) Cập nhật danh mục kho: Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật danh mục kho lưu trữ các hàng hóa.
(2.1) Nhận hợp bán hàng: Hợp đồng bán hàng sẽ được chuyển lên từ Phòng kinh doanh của công ty.
(2.2) Lập phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho được lập kèm theo hóa đơn GTGT, khách hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho khi nhận hàng.
(2.3) Lập hóa đơn GTGT: Căn cứ vào thông tin bán cho khách hàng được viết trong phiếu xuất kho và hợp đồng bán hàng, kế toán doanh thu bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT.
(2.4) Chuyển hồ sơ thanh toán, ghi nợ: Kế toán doanh thu bán hàng chuyển hồ sơ thanh toán cho kế toán vốn bằng tiền và hồ sơ công nợ cho thanh toán công nợ.
(3.1) Nhận hóa đơn/ bảng kê hàng bán trả lại: Kế toán doanh thu bán