6. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Cụng tỏc thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của
Bản.
2.2.4. Cụng tỏc thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩucủa Cụng ty. của Cụng ty.
* Cỏc hỡnh thức thu mua tạo nguồn của Cụng ty.
Là một đơn vị kinh tế thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, song Cụng ty khụng trực tiếp sản xuất ra hàng để xuất khẩu. Chớnh vỡ vậy việc thu gom tạo nguồn hàng xuất khẩu rất được Cụng ty chỳ trọng. Hiện nay cú hai hỡnh thức được Cụng ty sử dụng để thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu. Đú là: Thu mua theo hỡnh thức mua đứt bỏn đoạn, hỡnh thức hàng đổi hàng. Sau đõy ta sẽ đi sõu phõn tớch cụ thể từng hỡnh thức.
- Thu mua hàng theo hỡnh thức mua đứt bỏn đoạn.
Đõy là hỡnh thức chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong hoạt động thu mua
hàng nụng sản xuất khẩu của Cụng ty. Với hỡnh thức này Cụng ty phải ký hai hợp đồng . Đú là: Hợp đồng mua hàng và hợp đồng xuất khẩu. Cụng ty sẽ dựa trờn yờu cầu của hợp đồng xuất khẩu để đưa ra cỏc điều kiện phự hợp cho hợp đồng thu mua về chất lượng, số lượng, mẫu mó, phương thức thanh toỏn...Khi Cụng ty và người cung ứng thỏa thuận xong cỏc điều khoản thỡ sẽ hai bờn sẽ tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng chớnh là một cụng cụ để đảm bảo rằng Cụng ty sẽ cú hàng để xuất khẩu. Thụng thường, Cụng ty sẽ trả tiền cho người bỏn sau khi nhận được đủ hàng húa như đó ghi trong hợp đồng. Nhưng trong trường hợp ký hợp đồng với cỏc nhà cung ứng đỏng tin cậy đó cú quan hệ truyền thống với mỡnh thỡ Cụng ty ứng trước một khoản tiền nhỏ để đỏp ứng tõm lý của người bỏn hàng là muốn thu tiền nhanh gọn. Với hỡnh thức thu mua này, Cụng ty cú thể so sỏnh được giỏ mua và giỏ bỏn cũng như cỏc giỏ mua với nhau, tớnh toỏn được chớnh xỏc được chi phớ lưu thụng hàng húa, từ đú Cụng ty sẽ chọn được nhà cung ứng tối ưu.
Tuy cú nhiều ưu điểm song hỡnh thức này cũng cú nhiều nhược điểm. Đú là khả năng rủi ro Cụng ty gặp phải cao bởi Cụng ty cú thể bị thua lỗ, thua thiệt vỡ những biến động bất thường mà Cụng ty khụng thể kiểm soỏt được. Chẳng hạn: Cụng ty ký hợp đồng với khỏch hàng ở một mức giỏ thấp nhưng khi đi thu mua hàng xuất khẩu lại khụng mua được với giỏ thấp hơn giỏ đó ký do những biến động bất thường; Cụng ty phải giao hàng với mức giỏ thấp như trong hợp đồng đó ký với nhà nhập khẩu tại thời điểm giỏ thị trường lờn cao; chất lượng hàng húa khụng đều và khụng cao do nguồn cung cấp hàng của Cụng ty khụng ổn định, Cụng ty cú thể phải mua hàng của nhiều nhà cung ứng; Cụng ty cú thể bị nhiều nhà cung ứng đồng loạt ộp tăng giỏ mua hàng khi Cụng ty đó gần đến thời hạn giao hàng. Hơn nữa, khi kết thỳc mỗi thương vụ làm ăn thỡ sự ràng buộc giữa Cụng ty và nhà cung ứng cũng mất đi. Vỡ vậy trước hiện
tượng tranh mua, tranh bỏn như hiện nay, Cụng ty sẽ gặp nhiều khú khăn trong cỏc lụ hàng tiếp theo.
- Hỡnh thức hàng đổi hàng.
Đõy là phương thức cú sự trao đi đổi lại về hàng húa giữa Cụng ty và đối tỏc, sự trao đổi này là một quỏ trỡnh lõu dài nờn đó ràng buộc được người mua và người bỏn với nhau. Vỡ vậy, Cụng ty cú thể cú được nguồn hàng tương đối ổn định. Tuy nhiờn, vỡ quỏ trỡnh trao đổi diễn ra dài, nhiều khi lại khụng được tiến hành song song làm cho hoạt động kinh doanh của Cụng ty bị giỏn đọan, vũng quay của vốn chậm, vốn của Cụng ty bị chiếm dụng do quỏ trỡnh trao đổi hàng khụng đều. Hiện nay, hỡnh thức này ngày càng ớt được sử dụng trong cụng tỏc thu mua hàng của Cụng ty.
* Cụng tỏc tổ chức thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của Cụng ty.
Một thực tế của ngành hàng xuất khẩu đang tồn tại ở nước ta hiện nay đú là nhiều ngành hàng xuất khẩu cũn mang tớnh chầt thu gom manh mỳm, làm theo thương vụ, khụng cú chiến lược cho lõu dài. Thực tế này càng đỳng hơn đối với ngành hàng xuất khẩu nụng sản Việt Nam. Hiện nay chỉ khi một mặt hàng nào đú xuất khẩu thuận lợi thỡ cỏc đơn vị kinh doanh xuất khẩu mới đi thu gom ở thị trường nội địa để bỏn ra thị trường nước ngoài, khi mặt hàng ấy xuất khẩu khụng thuận lợi thỡ bỏ mặc cỏc nhà sản xuất làm cho người sản xuất bị ứ đọng hàng húa, bị lõm vào tỡnh trạng khú khăn, họ khụng cú đủ tiền để trang trải cho cuộc sống nờn phải phỏ bỏ loại cõy trồng ấy đi và thay vào đú là một loại cõy trồng mới. Vỡ vậy khi cầu về mặt hàng ấy trờn thị trường thế giới tăng thỡ cỏc Cụng ty kinh doanh xuất khẩu lại khụng cú hàng để xuất khẩu. Chớnh vỡ khụng cú sự phối hợp một cỏch đồng bộ giữa người sản xuất và nhà xuất khẩu nờn cả hoạt động sản xuất và xuất khẩu đều thiếu ổn định, khụng mang tớnh chiến lược lõu dài. Cụng ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ tổng hợp Nghệ An cũng ở trong tỡnh trạng chung ấy. Cỏc nghiệp vụ mà Cụng ty thực hiện khi thu mua hàng được thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quỏ trỡnh thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của Cụng ty.
(Nguồn:website Cụng ty( vianimex.vn)) Bước 1: Xỏc định nhu cầu.
Đõy là bước đầu tiờn và cú vai trũ vụ cựng quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của Cụng ty. Nú cú quan hệ mật thiết với cỏc bước sau và quyết định trực tiếp đến kết quả của cỏc bước sau. Yờu cầu của bước này là Cụng ty phải nắm chắc được cỏc yếu tố mặt hàng, chất lượng, giỏ cả. Chỉ cú nắm chắc bước này thỡ Cụng ty mới thực hiện tốt được cụng tỏc thu mua, đỏp ứng được đỳng mong muốn của người tiờu dựng và mới thu được kết quả tốt khi kết thỳc thương vụ. Một trong những căn cứ giỳp cho Cụng ty xỏc định được nhu cầu là dựa trờn cỏc hợp đồng xuất khẩu, cỏc đơn đặt hàng của nước ngoài từ đú Cụng ty sẽ xem xột lại loại hàng mà khỏch hàng cần và khả năng đỏp ứng của Cụng ty. Trước mỗi thương vụ Cụng ty thường cử cỏc cỏn bộ cú kinh nghiệm xuống cơ sở để nắm bắt tỡnh hỡnh sản xuất, chế biến, xem xột khả năng cung ứng của từng khu vực trong nước và đưa ra giải phỏp tối ưu cho cụng tỏc thu mua.
Bước 2: Xõy dựng đơn hàng.
Sau khi cú được cỏc thụng tin về nhu cầu của bạn hàng thỡ Cụng ty sẽ tiến hành xõy dựng cho mỡnh một đơn hàng. Đơn hàng này sẽ cú cỏc điều khoản về số lượng, chất lượng của hàng húa giống như khỏch hàng yờu cầu cũn cỏc điều khỏan khỏc thỡ
Xõy dựng đơn giỏ Lựa chọn khu vực thị trường Tiếp cận đàm phỏn ký kết hợp đồng Tổ chức thực hiện hợp đồng Thanh lý hợp đồng Lựa chọn nhà cung ứng Kiểm tra hàng hoỏ Tiếp nhận hàng húa Vận chuyển hàng húa Bảo quản hàng húa Tỡm kiếm nhà cung ứng
khụng giống. Giỏ cả trong hợp đồng xuất khẩu thường lớn hơn 3- 5% so với giỏ trong đơn hàng mà Cụng ty sẽ sử dụng để thu mua.
Bước 3: Lựa chọn khu vực thị trường ngưới cung ứng.
Sau khi đó xõy dựng được cỏc đơn hàng thu mua, Cụng ty sẽ tiến hành xem xột xem khu vực thị trường nào cú khả năng đảm bảo một cỏch tốt nhất đơn hàng của Cụng ty. Đối với những mặt hàng khỏc nhau Cụng ty sẽ lựa chọn khu vực thị trường người cung ứng khỏc nhau. Chẳng hạn:
- Đối với khu vực miền Bắc, đặc biệt là tại cỏc tỉnh Bắc Ninh, Vĩnh Phỳc, Thanh Húa, Hải Phũng sẽ là nơi cung cấp cỏc mặt hàng lạc nhõn, đậu, vừng, ngụ cho Cụng ty.
- Khu vực miền Trung với cỏc tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Qủng Nam sẽ cung cấp lạc nhõn, hạt tiờu.
- Khu vực Tõy Nguyờn với cỏc tỉnh Gia Lai, Đắc Lắc, Buụn Mờ Thuột sẽ cung cấp cà phờ, hạt tiờu.
- Khu vực Nam Bộ sẽ cung cấp gạo và lạc nhõn.
Bước 4: Đàm phỏn và ký kết hợp đồng.
Sau khi đó lựa chọn được người cung ứng, Cụng ty sẽ tiếp cận đàm phỏn và ký kết hợp đồng. Hợp đồng là một căn cứ xỏc định quyền lợi và nghĩa vụ của cỏc bờn nờn nú cũng là một cụng cụ để đảm bảo rằng Cụng ty sẽ nhận được hàng.
Bước 5: Thực hiện hợp đồng.
Sau khi đó ký hợp đồng với nhà cung ứng, hai bờn sẽ đi vào thực hiện hợp đồng. Mỗi bờn đều phải tự giỏc thực hiện trỏch nhiệm của mỡnh. Tuy nhiờn để quỏ trỡnh mua hàng được diễn ra suụn sẻ, khụng ảnh hưởng đến cỏc bước sau thỡ Cụng ty đó cử cỏn bộ cụng nhõn viờn của mỡnh xuống tận cơ sở để kiểm tra chất lượng hàng. Tuy nhiờn một thực tế đang tồn tại ở Cụng ty hiện nay là hoạt động kiểm tra chất lượng hàng thu mua của Cụng ty mang nặng tớnh hỡnh thức, cụng cụ để kiểm tra rất thụ sơ. Chẳng hạn đối với mặt hàng lạc xuất khẩu. Việc kiểm tra chủ yếu dựa trờn kinh nghiệm của cỏn bộ thu mua thụng qua quan sỏt màu sắc, độ trúc của lụa lạc.
Sau khi đó nhận được hàng, Cụng ty sẽ tiếp nhận hàng tại cỏc địa điểm giao hàng cụ thể. Hàng sẽ được tập trung về kho của
Cụng ty, được kiểm tra lần cuối, đúng gúi những hàng đủ tiờu chuẩn xuất khẩu và chờ làm thủ tục hải quan cho lụ hàng đú.
Đối với mặt hàng nụng sản yờu cầu về tiờu chuẩn kỹ thuật đối với khõu chế biến, bảo quản là rất cao. Kho chứa hàng phải vệ sinh, cú nhiệt độ và độ ẩm thớch hợp với đặc tớnh của từng mặt hàng nhằm hạn chế sự biến dạng, biến chất, nấm mốc hàng húa. Tuy nhiờn đối với Cụng ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ tổng hợp Nghệ An, kho chứa hàng mới chỉ đơn thuần là nơi chứa hàng chứ chưa thực sự đảm bảo được cỏc yờu cầu về tiờu chuẩn kỹ thuật, Cụng ty hầu như chưa cú một hoạt động chế biến nào. Do vậy chất lượng hàng xuất khẩu của Cụng ty trong thời gian qua chưa thực sự cao.
Bước 6: Thanh lý hợp đồng.
Đõy là bước cuối cựng trong cụng tỏc thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của Cụng ty. Trong quỏ trỡnh thanh lý hợp đồng, nếu cú vướng mắc gỡ thỡ hai bờn phải tiến hành xem xột để đi đến thỏa thuận thống nhất về trỏch nhiệm và quyền lợi của mỗi bờn. Nếu khụng thống nhất được cỏch giải quyết thỡ hai bờn sẽ phải nhờ đến trọng tài kinh tế cấp cú thẩm quyền xem xột giải quyết.
Để hạn chế sự ảnh hưởng của nhà buụn nhỏ ở địa phương đến cụng tỏc thu mua hàng của Cụng ty, thời gian qua Cụng ty đó thành lập thờm cỏc trạm thu mua ở địa phương mỡnh để trực tiếp thu mua từ nhà sản xuất. VD: Trạm thu mua ở Nghệ An đối với mặt hàng lạc; ở Đắc Lắc đối với mặt hàng cà phờ và ở Cần Thơ đối với gạo. Với hỡnh thức này Cụng ty cú thể tiết kiệm được chi phớ, chọn được hàng cú chất lượng đảm bảo. Tuy nhiờn khối lượng hàng thu mua được bằng hỡnh thức này của Cụng ty vẫn chưa cao, nguồn cung cấp vẫn chưa ổn định bởi đõy là hỡnh thức mới đối với Cụng ty nờn cũng mới đối với người sản xuất. Người sản xuất cú mối quan hệ rất ớt đối với Cụng ty nờn uy tớn của Cụng ty đối với họ chưa cao. Thờm vào đú do lực lượng thu mua quỏ mỏng, cỏc trạm thu mua quỏ ớt nờn Cụng ty chưa tiếp xỳc được nhiều đối với người sản xuất.