Chỉ khi nào bản báo cáo giải thích cho khách hàng hiểu được các số liệu và các kết luận, chứng minh các kết luận đó là đúng và có được những hành động thích hợp, chừng đó mọi cố gắng và phí tổn dành cho việc nghiên cứu mới chứng minh được là đúng. Một bản báo cáo được xem là thành công phải nêu bật được sức sống của các phát hiện về mặt thống kê và phải thuyết phục được các nhà quản lý chấp nhận ứng dụng những phát hiện đó vào thực tế.
Một bản báo cáo có 3 vai trò chính:
Là phương tiện mà qua đó các dữ liệu và các phân tích và các kết quả được sắp xếp có hệ thống và cố định vì nó là bản (ghi nhận) duy nhất ghi chép có hệ thống cuộc nghiên cứu và được xem như tài liệu tham khảo cần thiết cho các cuộc nghiên cứu trong tương lai.
Nó phản ánh chất lượng của công trình nghiên cứu: Chất lượng công trình nghiên cứu được đánh giá chủ yếu qua báo cáo vì người lãnh đạo (mà các cuộc nghiên cứu phục vụ) rất ít khi tiếp xúc cá nhân với các nhà nghiên cứu trong công ty của họ và lại càng ít có dịp tiếp xúc nếu cơ quan nghiên cứu ở bên ngoài công ty. Bởi vì bản báo cáo là bản liệt kê của họ về kỹ năng và thành tích về thời gian, về tư duy và sự cố gắng dành cho công trình nhiên cứu có ý nghĩa quyết định đến tương lai của nhà nghiên cứu.
Là hiệu quả của bản báo cáo có thể xác định những hoạt động dễ hiểu, trình bày rõ ràng sẽ giúp cho việc đề ra hoạt động hoặc chính sách thích hợp. Đây là mục tiêu của mọi cuộc khảo sát về thương mại và hành chính. Trong các tình huống khẩn cấp, những bản sao có tính thuyết phục sẽ giúp cho lãnh đạo đề ra quyết định nhanh chóng khả năng làm tăng mức độ nhận thức và hoạt động đúng của các kết quả qua khảo sát là tiêu chuẩn chủ yếu cho sự thành công của bản báo cáo.
Bản báo cáo có thể được trình bày bằng văn bản hoặc slides, lời nói. Sẽ thuận tiện hơn nếu nhà nghiên cứu trình bày các kết quả qua việc thảo luận miệng và chất vấn để kết quả được rõ ràng, làm cho bản báo cáo có chất lượng hơn. Tuy nhiên, chất lượng của cả hai dạng báo cáo bằng văn bản và lời nói tùy thuộc vào khả năng truyền đạt của người báo cáo cáo có tốt hay không, một văn bản báo cáo được trình bày rõ ràng sẽ không bị đánh giá thấp. Vì vậy kỹ năng truyền đạt là kỹ năng quan trọng nhất cho mọi ngành nghề.
91